Vad är rapporter?

Inom Totara finns det platsrapporter som endast kan nås av platsadministratörer och som inte kan anpassas, och sedan skapas och hanteras rapporter med hjälp av rapportbyggaren. De flesta rapporter faller under den senare, så vi kommer att fokusera på rapporter med hjälp av rapportbyggaren.

Du kan också hitta mer om rapportering på vår webbplats.

Rapportbyggare

Oavsett om du använder din Totara-webbplats för att leverera lärande och utbildning, som ett utrymme för användare att samarbeta och diskutera, eller för att hantera dina teams resultat med kontroller och utvärderingar, kan rapporter ge insikt i hur dina användare använder Totaras funktionalitet.

Totaras rapportbyggare gör det möjligt för webbplatsadministratörer att skapa anpassade rapporter över hela webbplatsen som sedan distribueras till användare så att de kan granska och hantera hur deras team använder webbplatsen.

Fördelar med att använda Totara Report Builder

Något i stil med: Rapportbyggaren hämtar data från hela Totara för att stödja rapportering om kurs- och aktivitetsavslut, certifieringar och efterlevnad (Totara Learn), samt färdigheter och mål (Totara Perform). Den kan också användas för att validera data som importerats via HR-import, vilket hjälper organisationer att säkerställa att deras person- och organisationsdata är korrekt och aktuell.

Avslut och färdigheter

Beroende på vilka Totara-produkter du har kan användare slutföra olika aktiviteter, kurser, program, certifieringar och färdigheter. Rapporter som skapas för att visa avslut och färdighetsinformation kan informera personalchefer om det arbete en användare ännu inte har slutfört och kan också användas för att hitta användare som är kompetenta inom specifika områden. Denna information kan användas för att hitta kompetens inom ditt företag för intern befordran och för att fylla tillfälliga kunskapsluckor inom din organisation.

Validering av data

HR-import tillåter platsadministratörer att importera data från HR-system (eller andra system) för att automatiskt fylla i användarkonton, organisations- och positionshierarkier. Anpassade rapporter kan användas för att tillåta en HR-representant eller personalchefer att granska de data som har importerats för att verifiera att de är korrekta, utan att kräva att de har tillgång till att redigera eller visa användarkonton direkt.

Så fungerar rapportbyggaren

Skapa anpassade rapporter

Totara innehåller användarroller som beviljas behörigheter för att utföra delar av processen för att skapa och visa anpassade rapporter. En rapport kan skapas av en platsadministratör och göras tillgänglig för andra användare baserat på den roll som de har tilldelats i systemet.

Skapa en rapport gör det möjligt för platsadministratörer att välja:

• Kolumnerna med data som kommer att vara tillgängliga

• Filtren en användare kan använda för att söka med

• Innehållskontroller som begränsar de poster som är tillgängliga när en rapport visas

• Användarroll(er) som kommer att ges behörighet att komma åt rapporten

• Prestandainställningar som att begränsa rapporter till körning med angivna sökkriterier och cacheversioner av rapporten

Cachning av rapportbyggare kommer inte att fungera om du har multitenancy aktiverat på din webbplats.

Rapportera källor

Om du har valt en rapportkälla måste du konfigurera rapporten så att du kan justera den efter dina behov. Det rekommenderas därför att du väljer Skapa och redigera när du använder en rapportkälla (snarare än en rapportmall).

Rapportmallar

När du skapar nya rapporter kan du använda rapportmallar för att snabbt skapa användbara rapporter. Dessa ger en utgångspunkt som du kan redigera för att passa dina exakta krav. Observera att när du skapar och redigerar en rapport från en mall kommer du inte att redigera själva mallen.

Dessa rapportmallar kan börja ge dig användbar information direkt. Till exempel visar rapportmallen för översikt över aktivitet på administratörsplats antalet loggposter för webbplatsen över tid, utan att behöva konfigurera ytterligare inställningar.

Olika mallar riktar sig till olika roller. Följande mallar är för närvarande tillgängliga för dessa roller:

• Administratör

  • Översikt för admin av aktivitet på webbplats

• Lärare

  • Översikt för deltagare över status för genomförande av certifiering

  • Översiktsrapport med deltagares kursgenomföranden.

  • Översikt deltagares målstatus

  • Översikt för deltagare om status för genomförande av kursprogram.

• Chef

  • Översikt för chefer över status för genomförande av certifiering

  • Översiktsrapport med kursgenomföranden för chef.

  • Översikt chefs målstatus

  • Översikt för chef om status för genomförande av kursprogram

  • Chefskompetensstatus per användare

Som med rapporter som skapats från en rapportkälla kan varje rapport som skapats från en mall anpassas helt genom att välja Redigera denna rapport . Du kan lägga till eller ta bort kolumner, ändra kolumnernas ordning, visa ett diagram, lägga till filter med mera.

Visa rapporter

När du använder en rapport kan användare bestämma vilka kolumner som visas genom att välja Visa/dölj kolumner . I detta popupfönster kan användare bestämma vilka kolumner som ska visas (markeras) och vilka kolumner som ska döljas (omarkeras) i rapporten. Välj Ok för att bekräfta dina val.

Kör anpassade rapporter

Användare som beviljas åtkomst till rapporter kommer att se menyalternativet Mina rapporter i navigeringsmenyn. Användare kan köra en rapport, lägga till sökkriterier för att filtrera efter specifika poster och exportera data till filer. Rapporter som behöver köras regelbundet kan schemaläggas så att de automatiskt körs och skickas som bifogade filer till användare.

Baserat på innehållskontrollerna som har ställts in, kan rapporten förfiltreras så att endast poster för personal visas på eller under en användares position, inom eller under en användares organisation, eller andra uppgifter beroende på vilken rapportkälla som valdes.

Utveckla anpassade rapportkällor

En rapportkälla definierar den primära typen av data som ska användas i en rapport. Varje rapport kan ha en rapportkälla. Standardrapportkällor inkluderar data som användarprofilinformation, tid- och datuminformation. Ytterligare rapportkällor kan skapas av din Totara-partner. Denna process beskrivs i detalj i utvecklardokumentationen .

Rapporttyper

Inom Totara finns två typer av rapporter:

• Inbäddade rapporter: Systemgenererade rapporter

• Användarrapporter: Skapad av webbplatsadministratörer och tillgänglig för andra användare

Inbäddade rapporter

Varje installation av Totara kommer med en uppsättning inbyggda rapporter (en lista över vilka kan hittas på Rapportkällor sidan). Dessa kan redigeras och hanteras av en webbplatsadministratör och alla som har fått kapaciteten totara/reportbuilder:manageembeddedreport.

Inbäddade rapporter används i hela systemet, till exempel är sidan Bläddra i listan över användare faktiskt en inbäddad rapport och kan därför anpassas för att passa din organisation. Det är möjligt att duplicera en inbäddad rapport och sedan redigera kopian så att den passar dina krav bättre utan att ändra standardrapporten. Om du bestämmer dig för att redigera en inbäddad rapport kommer detta att orsaka ändringar för alla på webbplatsen som har tillgång till den rapporten.

Om du vill återanvända inbäddade rapporter rekommenderar vi starkt att du inte redigerar de inbäddade rapporterna själva, eftersom dessa vanligtvis används på flera platser i systemet och redigering av dessa rapporter kan få oavsiktliga konsekvenser. Istället bör du duplicera den inbäddade rapporten om du vill använda den för ett annat syfte.

Användarrapporter

Användarrapporter är de rapporter som platsadministratörer och platschefer skapar och gör tillgängliga för andra användare. När en rapport har skapats kan den visas på två platser. För det första kan du visa skapade rapporter på fliken Rapporter (i det övre navigeringsfältet). Från rapportsidan kan du klicka på en rapport för att välja den och sedan välja Redigera denna rapport . På rapportsidan  (Snabbåtkomstmeny > Rapporter) kan du visa en rapport genom att klicka på dess titel eller visningslänk. Du kan uppdatera en rapport genom att klicka på kugghjulsikonen () under Åtgärder kolumnen eller ta bort den med hjälp av korsikonen ().