Vad är multitenans?

Totara erbjuder robusta och flexibla multitenancy-funktioner, så att du kan organisera din webbplats i olika grupper med olika innehåll och användarupplevelser.

Segmentering av din webbplats till hyresgäster erbjuder ett antal fördelar och innebär att olika användningsfall nu är möjliga . För utökade företagswebbplatser kan du använda hyresgäster för att leverera inlärning till användare utanför din kärnorganisation. Du kan till exempel skapa en hyresgäst för användare i en partnerorganisation, så att de kan komma åt inlärning i en separat miljö med dedikerade administratörer.

En annan viktig fördel med att separera din webbplats i flera hyresgäster är att du tydligt kan separera och delegera ansvar när det gäller användar- och kursadministration. Detta innebär att hyresgästadministratörer endast ansvarar för administration i sin hyresgäst och inte behöver oroa sig för användare, kurser och annat innehåll i andra hyresgäster.

Komma igång

För att komma igång med multitenans kan du följa dessa steg och se respektive avsnitt på denna sida:

1. Om det inte redan är aktiverat måste du först aktivera multitenans på din webbplats.
2. Skapa sedan en eller flera innehavare och konfigurera inställningarna för innehavare.
3. Anpassa dina hyresgästteman.
4. Lägg till befintliga användare eller skapa nya användare för varje innehavare.
5. Skapa en målgrupp på systemnivå med hyresgästmedlemmar och deltagare vid behov.

Innehavarteman

Du kan ge varje hyresgäst ett distinkt utseende och känsla med Venturas hyresgästteman. Detta gör att du kan märka dina tenants baserat på underorganisationer, team eller vilka kategorier du använder.

Du kan också ge varje innehavare sin egen unika inloggningssida genom att navigera till Snabbåtkomst-menyn > Innehavare > Inställningar och aktivera inställningen Aktivera innehavares teman före inloggning.

Om du vill att användare ska få tillgång till webbplatsen via en inloggningssida för innehavare måste du ge dem den specifika URL:en, som alltid tar formatet yoursitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber , där innehavarens ID är den innehavare-identifierare som används för innehavaren. När du har aktiverat teman för förinloggning av hyresgäster kan ?tenanttheme=tenantidentifier läggas till i vilken URL som helst för att specificera att innehavares deming ska tillämpas innan en användare loggar in. Det aktuella temat för innehavare kommer också att behållas efter att innehavarens användare loggat ut.

Lägga till användare

När du har skapat din nya innehavare kan du antingen associera befintliga användare med innehavaren eller skapa nya användare specifikt för innehavaren. Nedan kommer vi att titta på hur man gör båda dessa.

Enskilda användare kan vara hyresgästmedlemmar eller hyresgästdeltagare . Innan du lägger till användare är det viktigt att förstå skillnaden mellan dessa roller:

• Hyresgästmedlemmar: Användare kan endast vara medlemmar i en hyresgäst åt gången, och deras konto hanteras av hyresgästens användarhanterare för hyresgäster. Om isoleringsläget är avstängt kommer medlemmar att kunna se delade utrymmen utöver något innehåll från innehavare, men om isoleringsläget är aktiverat kommer medlemmar inte att kunna se några delar av webbplatsen utanför sin innehavare. Deras åtkomst till webbplatsen kommer att avbrytas om innehavaren är avstängd.
• Deltagare i Tenant: Icke-medlemmar (dvs. användare på systemnivå) kan tilldelas som deltagare i en Tenant. Dessa användare är inte uteslutande associerade med en specifik Tenant, men de kräver åtkomst till Tenant. Till exempel kan utbildare eller externa konsulter delta i en specifik hyresgästs kurser, vilket innebär att de måste registreras på relevanta kurser, program och certifieringar, eller läggas till i seminarieevenemang.

HR-import

Webbplatsadministratörer kan använda HR-import för att lägga till eller uppdatera användarinformation i bulk. När multitenancy är aktiverat kan platsadministratörer också lägga till innehavareinformation till användarkällan .

Innehavarpubliker  

När en innehavare skapas skapas en målgrupp som innehåller alla innehavares användare (både medlemmar och deltagare). Om ytterligare användare senare läggs till i innehavaren kommer de automatiskt att läggas till i denna målgrupp. Användare tas också automatiskt bort från målgruppen om de inte längre är en  hyresgästmedlem eller deltagare.

Standardmålgruppen skapas på kategorinivå, inte på systemnivå. Om du vill skapa undergrupper av tenant-medlemmar kan du skapa en dynamisk målgrupp på systemnivå med Tenant-medlem som regel.

För att kunna hantera fliken Regler för en dynamisk målgrupp måste Domän-administratör för tenant (eller en annan roll du väljer) ges totara/cohort:managerules rättighet.

Läge för tenant-isolering

En ytterligare funktion som du kanske vill aktivera är Tenant. När multitenancy är aktiverat kan användare som standard se innehåll och användare från webbplatsnivå, vilket gör det enklare att dela innehåll över webbplatsen. Detta innebär att webbplatsövergripande innehåll är synligt oavsett Tenant. I vissa fall kan du dock kräva att dina tenants är helt separerade. När isoleringsläge är aktiverat är innehållet och användare i varje Tenant helt åtskilda från andra tenants. Till exempel, när isolering är aktiverad, kommer användare i en Tenant endast att se katalog från sin Tenant.

För att aktivera isoleringsläget, gå till administrationsmeny > Konfigurera funktionalitet kontrollera sedan inställningen Aktivera isolering för Tenant.

Beteende när isoleringsläge är inaktiverat (standard )

När Aktivera Tenant isolering är avstängd är följande sant:

• tenant-medlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll i deras Tenant.
  • Innehåll inte inom någon Tenant.
  • Andra användare som också är medlemmar i sin Tenant.
  • Andra användare som också är deltagare i deras Tenant.
• En medlem av Tenant A kommer inte att kunna se innehåll i Tenant B eller hitta användare i Tenant B.
• Autentiserade användare som inte är medlemmar i någon Tenant kommer att kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är Tenant innehåll eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • användare i systemet oavsett om de är medlemmar i en Tenant eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gäst användare kommer endast att kunna se och interagera med systeminnehåll och användare. De kan inte komma åt tenants innehåll. Tenant

Beteende när isoleringsläge är aktiverat

När Aktivera Tenant är aktiverat är följande sant:

• tenant-medlemmar kan se och interagera med:
  • Innehåll i deras Tenant.
  • Andra användare som också är medlemmar i sin Tenant.
  • Andra användare som också är deltagare i deras Tenant.
• En medlem av Tenant A kommer inte att kunna se innehåll i Tenant B eller hitta användare i Tenant B.
• Autentiserade användare som inte är medlemmar i någon Tenant kommer att kunna se och interagera med:
  • Innehåll i systemet oavsett om det är Tenant eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
  • användare i systemet oavsett om de är medlemmar i en Tenant eller inte (normal synlighet och åtkomstkontroll respekteras fortfarande).
• Gäst användare kommer endast att kunna se och interagera med systeminnehåll och användare. De kan inte komma åt tenants innehåll. Tenant

Huvudskillnaden är att med isolering på en Tenant-medlem inte kan se användare eller uppleva innehåll utanför sin egen Tenant

Rapportering

Som standard har Användar-administratörer för tenant och domänhanterare inte de rättigheter som krävs för att skapa nya användare. Globala platsadministratörer kan dock skapa och dela rapporter som kan användas för dina hyresgäster.

När du skapar eller redigerar en rapport kan du välja att begränsa innehållet i rapporten baserat på hyresgäster. Gör så här:

1. Skapa en ny rapport eller redigera en befintlig rapport.
2. Navigera till fliken Innehåll.
3. För att begränsa de användare som ingår i rapporten till de som finns i användarens innehavare, bläddra ner till avsnittet Aktivera begränsningar för användarsynlighet och aktivera Visa poster baserat på inställningen för regler för användarsynlighet.
4. För att begränsa innehållet i rapporten, bläddra ner till avsnittet Aktivera synlighetsbegränsningar för hela webbplatsen och aktivera Visa poster baserat på inställningen för synlighetsbegränsningar för målgrupp, kurs och arbetsyta.
5. Konfigurera de andra inställningarna efter behov och välj sedan Spara ändringar .

När denna inställning är aktiverad kan innehavare endast se poster för medlemmar i deras innehavare i rapporter, vilket innebär att rapportdata är relevant och att rapportdata inte läcker ut över innehavare.

Kurser och kategorier

När du skapar en ny innehavare kommer du också att skapa en ny kategori för den innehavaren. Detta är avsett att vara platsen för alla kurser, program och certifieringar som skapats för hyresgästmedlemmar. 

Du kan skapa, redigera och hantera kategorier för en innehavare på samma sätt som du skulle göra på systemnivå i Totara.

Om du vill att en kurs ska vara tillgänglig för användare i alla innehavare på din webbplats kan du lägga till den i en kategori på systemnivå. Vid behov kan du skapa en specifik kategori för detta ändamål.

Vad händer när en Tenant-medlem tilldelas innehåll utanför sin Tenant?

När en Tenant-medlem tilldelas innehåll (t.ex. en kurs) utanför sin Tenant följande beteenden som standard att vara sanna:

• Oavsett tilldelning kommer användare inte att kunna komma åt innehållet som tillhör en annan Tenant. Alla samtal till has_capability kommer att returnera falska på grund av att innehållet och användare är i olika tenants.
• Om innehållet inte tillhör en Tenant (dvs. det är i systemkontexten) och om isoleringsläget är avstängt (standard ) kommer användare att kunna komma åt det, förutsatt att deras tilldelning ger dem åtkomst.
• Om innehållet inte tillhör en Tenant (dvs. det är i systemkontexten) och om isoleringsläget är aktiverat kommer användare inte att kunna komma åt det. Alla samtal till has_capability kommer att returnera falska eftersom innehållet inte är i samma Tenant som användare.

Flytta användare och innehåll mellan tenants

användare flyttad till en Tenant

användare kan vid behov flyttas till en Tenant. När detta händer ändrar användare kontext sin överliggande från systemkontexten till Tenant. Detta sätter effektivt användare i Tenant. Allt innehåll som användare tidigare har skapat, oavsett om det är personligt innehåll (t.ex. foruminlägg, kommentarer) eller webbplatsinnehåll (t.ex. kurser, aktiviteter) lämnas exakt där det var. Detsamma gäller för alla tilldelningar eller data som registrerats mot användare.

Om innehåll skapades i en Tenant som användare tidigare kunde komma åt, men det är inte Tenant som de flyttade in i, så kommer de att förlora åtkomst till det innehållet.

Alla tilldelningar som användare har kvar, men om de är tilldelade till innehåll som de inte kan komma åt på grund av att de nu är medlem i Tenant, kommer de att förlora åtkomst till det innehållet.

När en användare flyttas till en Tenant avslutas deras deltagande i alla andra tenants och de tas bort från alla andra Tenantmålgrupper

Tenant-medlem flyttad från en Tenant till en annan

En användare kan också flyttas från en Tenant till en annan av en webbplatsadministratör. När de flyttas upphör de att vara medlem i den ursprungliga Tenant blir medlem i den nya Tenant De kan fortfarande inte delta i några andra tenants

Alla data som de har skapat medan en medlem av den ursprungliga Tenant kommer att förbli, liksom alla tilldelningar mellan dem och innehåll i den ursprungliga Tenant De kommer dock att förlora åtkomst till alla dessa data, och tilldelningarna kommer inte att ge dem någon åtkomst.

Tenant flyttad från en Tenant till en annan

kurser kan också flyttas från en Tenant till en annan, eller från en Tenant och in i kategori. Detta kan göras genom att redigera kursen och ändra dess kategori .

När en kurs flyttas från en Tenant förblir allt dess innehåll och data exakt som det är. Detta kan innebära att användare som har tilldelats och tidigare kunde komma åt kursen förblir tilldelade men inte längre kan komma åt kursen.

Delvis stödda funktioner

Även om många funktioner stöds väl för multitenans i Totara, har vissa för närvarande begränsningar. Vi arbetar ständigt för att förbättra multitenans och möjliggöra fler funktioner. 

Följande Totara-funktioner har för närvarande begränsat multitenancy-stöd, vilket innebär att de kommer att fungera men vissa aspekter kanske inte, eller kan vara begränsade i hur du kan tillämpa dem. 

Målgrupper

Det finns multitenancy-stöd för målgrupper, men vissa underliggande funktioner är för närvarande inte aktiverade.

Som domänhanterare för hyresgäster kommer du inte att kunna se fliken Registrerad utbildning när du hanterar en målgrupp i din hyresgäst. Detta beror på att rollen som domänhanterare för hyresgäst inte har lämpliga behörigheter (eftersom vissa av de underliggande funktionerna inte stöds fullt ut av multitenans), vilket kan leda till läckage av behörigheter och åtkomst. Vi arbetar för att implementera dessa funktioner i en framtida version av Totara. 

Instrumentpaneler

För närvarande stöds instrumentpaneler med multitenans men med vissa begränsningar. Som en domänhanterare för hyresgäster eller användarhanterare för hyresgäster kan du inte redigera din instrumentpanel för hyresgäster.

Funktioner som inte stöds

På Totara arbetar vi alltid med att förbättra vår plattform och din upplevelse.

För närvarande stöder vissa funktioner i Totara Talent Experience Platform inte multitenans. Dessa funktioner kanske inte interagerar bra med multitenansinstanser, eller kanske inte tillåter dig att lägga till begränsningar som du vill. Dessa funktioner inkluderar:

• HR-import: Kan användas för att lägga till användare som medlemmar (enstaka hyresrätt) och deltagare (en eller flera hyresrättigheter). HR Import är fortfarande en centraliserad funktion, vilket innebär att den inte kan användas av hyresgästroller.
• Märken: Innehavarroller kan endast hantera kursmärken. Hantering av systembrickor är för närvarande begränsad till roller på systemnivå.
• Meddelanden: När isoleringen är avstängd finns det ingen hård begränsning för användares meddelanden för korsnivåer. Med isolering aktiverad, ser hyresgästmedlemmar endast användare från sin egen hyresrätt.
• Jobbtilldelning: Jobbtilldelningar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Utbildningsplaner (kräver Totara Learn): Mallar för studieplaner kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Äldre 360-feedback: Denna funktion är föråldrad och har inget multitenancy-stöd 
• äldre (legacy) mål (kräver Totara Perform): tenant-medlemmar kan använda äldre (legacy) mål med isolering aktiverad, men kan inte se information om företagets mål eller tillhörande mål ramverk. Hyresgästanvändare kan skapa personliga mål för sig själva eller sitt team. Målramverk kan endast hanteras på systemnivå.
• Organisationer: Organisationsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla organisationer till hyresrätter.
• Positioner: Positionsramverk är en funktion på systemnivå, vilket innebär att de endast kan hanteras centralt av roller på systemnivå. Det finns inget sätt att koppla positioner till hyresrätter.
  Vid tilldelning av användare i en Tenant efter organisation eller befattning (t.ex. till ett kursprogram eller certifiering) kommer användare från andra tenants eller den platsnivå som uppfyller kriterium också att tilldelas, så vi rekommenderar starkt att dina tenants inte delar samma hierarkier.
• Kompetenser: Kompetenser kan endast hanteras av roller på systemnivå och kan inte begränsas till specifika hyresgäster.
• Seminarieresurser (tillgångar, rum, facilitatorer): Seminarietillgångar, rum och facilitatorer kan endast hanteras av roller på systemnivå och kommer att vara tillgängliga för användare som skapar seminarieaktiviteter i alla hyresgäster.
• Taggar: Taggar skapas och hanteras på systemnivå, och kan inte begränsas till enskilda hyresgäster. Taggar kan endast hanteras av roller på systemnivå.
• Autentiseringsmetoder:  Autentiseringsmetoder kan endast aktiveras, inaktiveras och konfigureras på platsnivå, vilket innebär att de kommer att vara tillgängliga för alla innehavare om de är konfigurerade. Autentiseringsmetoder kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• System- och plugininställningar: Alla system- eller plugininställningar kommer att gälla för alla hyresgäster. Dessa inställningar kan endast konfigureras av användare med relevanta roller på systemnivå.
• Snabbåtkomstmeny: En Tenant-medlem som är tilldelad som Användar-administratör för tenant kan se administrationsmeny i webbplatsens övre navigeringsfält. Denna meny är dock dold för en deltagare i en hyresgäst (dvs. inte en medlem) med samma roll . För att övervinna denna begränsning är alla administratörsåtgärder för innehavare tillgängliga i administrationsblocket på innehavares sidor.

Nästa steg

• Aktivera multitenans
• Lägg till en innehavare
• Inställningar för innehavare
• Tilldela rollen som Innehavardomänhanterare
• Tilldela rollen Användarhanterare för klient
• Skapa nya användare i en innehavare
• Lägg till befintliga användare till en innehavare
• Ladda upp användare till en innehavare