Manejo de datos de usuario

Es importante que su organización y el software que está utilizando cumplan con las regulaciones locales de protección de datos. En mayo de 2018, se introdujo el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR) en la ley de la UE, y existe una ley similar (RGPD del Reino Unido) en el Reino Unido después del Brexit. Puede leer más sobre el RGPD y Totara en nuestros documentos de políticas. Ya sea que su empresa esté operando fuera de Europa o no, Totara le permite implementar y operar políticas de datos sólidas dentro de su organización. 

Para ayudar a los usuarios a acceder y eliminar datos, Totara tiene dos funciones configurables: tipos de exportación y tipos de purga. Los tipos de exportación le permiten configurar qué datos deben exportarse, mientras que los tipos de purga le permiten configurar qué datos se eliminarán. La purga es diferente del proceso de eliminación estándar (p. ej., hacer clic en Eliminar usuario en el perfil de un usuario), ya que permite un mayor control sobre qué datos se eliminan. Puede obtener más información sobre los tipos de purga y exportación a continuación, así como en la documentación del desarrollador.

Menú de acceso rápido

De manera predeterminada, la administración de datos del usuario no aparecerá en el menú de acceso rápido. Esto puede hacer que sea un poco más difícil llegar, ya que tiene que pasar por el bloque de páginas relacionadas en la página de usuario (Quick-access > Users > Related pages > User data management) o tendrá que buscarlo en el menú de acceso rápido. Si desea acceder a las funciones y configuraciones de administración de datos del usuario con frecuencia, es posible que desee agregarlas al menú de acceso rápido. 

Tipos de exportación

Puede crear y administrar diferentes tipos de exportación, que contienen una lista personalizable de elementos de datos que se incluirán cuando se ejecute una tarea de exportación para producir un archivo. 

Es útil crear un tipo de exportación si:

• Su organización debe restringir la exportación de datos por parte de los usuarios que considere sensibles
• Debido a los impactos en el rendimiento del sitio, desea proporcionar la opción de un tipo de exportación reducido (si eso satisface una necesidad específica) y un tipo más integral (para cumplir con los requisitos del RGPD)

Los usuarios solo podrán exportar sus propios datos y no los de otros. Al crear un tipo de exportación, se debe seleccionar Usuario que exporta datos propios para que el tipo esté disponible para su uso. Además, en la configuración de administración de datosdel usuario , se debe seleccionar la opción para permitir exportaciones de usuarios para que la función de exportación esté disponible para los usuarios.

Elegir incluir archivos en una exportación afectará tanto el tamaño del archivo de exportación como el tiempo que tarda en generarse, lo que puede afectar el rendimiento del sitio. Tiene la opción de crear tipos de exportación que no incluyan archivos, aunque los datos exportados aún indicarían que los archivos existen (p. ej., como archivos adjuntos a publicaciones).

Administración de tipos de exportación

Vaya al menú de acceso rápido Administración>  de datos de  >usuario Tipos de exportación que puede duplicar (), editar () o eliminar () cualquiera de los tipos de exportación existentes utilizando los iconos de la columna Acción. 

Tipos de purgas

Un tipo de purga contiene una lista de elementos de datos que se purgarán (eliminarán o anonimizarán si no es posible eliminar debido a restricciones del sistema) cuando se ejecute una tarea de purga. Un tipo de purga solo puede aplicarse a un solo tipo de estado de usuario (por ejemplo, Activo, Suspendido, Eliminado). Esto se debe a que el estado del usuario determina qué elementos están disponibles para purgar (p. ej., algunos datos, como direcciones de correo electrónico, solo son seguros para eliminar cuando un usuario está en el estado Eliminado). La programación de una purga está conectada a un usuario al que se le asigna el estado Suspendido o Eliminado, ya que este estado es el marcador que indica que los datos del usuario deben purgarse en la siguiente ejecución programada de ese tipo de purga. Los estados de usuario son una forma en que el sistema realiza un seguimiento del estado de un usuario. Un usuario puede ser suspendido o eliminado de su perfil a través de su cuenta o a través de una acción masiva.

Algunos ejemplos de cuándo puede desear purgar los datos de un usuario incluyen:

• Cuando el requisito es eliminar todos los datos del usuario, se puede crear un tipo de purga de “usuario eliminado” que incluya todos los elementos de datos, para garantizar que se elimine cualquier dato no eliminado durante el proceso de eliminación estándar. 
• Si su organización tiene que equilibrar el cumplimiento del RGPD (eliminar datos) con otras regulaciones (por ejemplo, mantener los datos de certificación/capacitación archivados), se podría crear un tipo de purga que elimine todo lo que no sea necesario. Es importante destacar que estos usuarios no deben eliminarse, sino simplemente suspendersey se debe aplicar un tipo de purga suspendida.

Las tareas de purga pueden programarse (automáticas) o ejecutarse ad hoc cuando sea necesario (manual). Si no se ha seleccionado ninguna aplicación automática ni manual, el tipo de purga no estará disponible para futuras purgas hasta que se seleccione una de estas opciones. Solo se pueden realizar purgas manuales en usuarios activos. Es importante tener en cuenta que la ejecución de una purga de datos en usuarios activos puede ser riesgosa, ya que pueden interactuar con el sistema mientras se eliminan sus datos, lo que puede tener consecuencias inesperadas.

Al crear un tipo de purga, seleccionará elementos de datos individuales para indicar que esos elementos deben eliminarse durante una purga. Es importante recordar que dejar un elemento sin seleccionar no garantiza que un usuario tendrá estos datos después de que se haya ejecutado la eliminación. Por ejemplo, si se eliminan por separado (fuera de una purga, simplemente eliminando su cuentade usuario ), entonces una cantidad significativa de estos elementos de datos ya debería haberse eliminado).

Al usar Totara Learn, eliminar datos del libro de calificaciones pero no calificaciones de actividades individuales hará que el libro de calificaciones se vuelva a calcular (y, por lo tanto, se vuelva a completar) después de que se haya ejecutado la purga. Para garantizar que todas las calificaciones se eliminen por completo del sistema, también se deberán eliminar las siguientes actividades: evaluación del cuestionario, asignación, lección y taller.

Las publicaciones de foros no pueden eliminarse por completo sin romper la experiencia de los foros para otros usuarios; en este caso, el contenido de la publicación (e incluso los datos del autor) puede eliminarse, pero el resto del hilo de otros usuarios permanecería intacto.  

Si elimina la membresía de la audiencia para alguien que forma parte de una audiencia dinámica, esa membresía puede restaurarse en una siguiente ejecución de cron (sin embargo, los otros datos del usuario no lo serán). Cuando los usuarios son eliminados de una audiencia, no son notificados automáticamente.

Administración de tipos de purga

Vaya al menú de acceso rápido Administración>  de datos de  >usuario Purgar tipos que puede duplicar (), editar () o eliminar () cualquiera de los tipos de purga existentes utilizando los iconos de la columna Acción.

Purgar usuarios eliminados heredados

Si se eliminó un usuario antes de que el sistema de purga estuviera disponible, no se eliminará automáticamente cuando se ejecute la purga. En su lugar, deberán eliminarse manualmente o actualizarse manualmente su tipo de purga. 

Esto es lo mismo para los usuarios que se han eliminado antes de que se establezca un valor predeterminado; sin embargo, la diferencia es que los usuarios eliminados heredados muestran un icono de eliminación junto a su nombre en la lista de usuarios eliminados. 

Exportación de datos

A fin de cumplir con el Artículo 15 y el Artículo 20 del RGPD de la UE, Totara permite que los datos de los usuarios sean exportables, tanto sobre el usuario (en lo que respecta a este) como de naturaleza personal (definida como información que está “relacionada con una persona física identificada o identificable”).

Informes

Puede ver una lista de exportaciones o purgas pendientes o completas en:

• Exportar: Menú de acceso rápido Administración de datos de > usuario > Exportaciones
• Purgas: Menú de acceso rápido Gestión de datos del > usuario > Purgas

Una página separada contiene un informe que enumera los usuarios eliminados (no se incluyen en el informe Examinar lista de usuarios). Según la cantidad de datos que se hayan eliminado de la cuenta, puede haber información de usuario muy limitada en su registro. Puede ver este informe en el menú Acceso rápido Administración de datos de > usuario Cuentas de usuario > eliminadas.

Desde el menú Acceso rápido Los > usuarios pueden hacer clic en el icono de pila () junto a un usuario para ver un informe resumido de todos sus datos dentro del sistema. También hay un botón para Auditar los datosdel usuario, que proporciona una lista más completa de los detalles que se mantienen sobre el usuario en el sistema. También puede ejecutar una purga manual o actualizar los tipos de purga automática para un usuario.

Características relacionadas

Además del contenido de esta página, encontrará información adicional sobre las funciones de gestión de datos de usuarios relacionadas en los siguientes lugares:

• Perfilde usuario: En la página de ayuda Perfil de usuario, puede encontrar información sobre los consentimientos de políticas del sitio y la configuración de datos del usuario en la sección Administración.
• Políticas del sitio: Puede configurar varias políticas del sitio, que pueden ser una forma útil de informar a los usuarios sobre cómo se gestionarán sus datos en su sitio.

Próximos pasos

• Configuración de gestión de datos del usuario
• Agregar un elemento del menú de acceso rápido
• Crear un tipo de exportación
• Crear un tipo de purga
• Purgar datos manualmente
• Habilitar exportaciones de datos de usuario
• Exportar datos de usuario