¿Qué son las certificaciones?

Las certificaciones son muy similares a los programas, ya que ambas facilitan la creación de un camino para el aprendizaje al actuar como contenedor para un conjunto de cursos. Sin embargo, a diferencia de los programas, las certificaciones solo son válidas durante una cierta cantidad de tiempo, después de lo cual solicitarán al alumno que vuelva a certificarse. Esto es útil para las habilidades que deben actualizarse, o donde es posible que deba demostrar el cumplimiento de las políticas, prácticas o regulaciones cambiantes. 

¿Cómo funcionan las certificaciones?

Como se mencionó anteriormente, las certificaciones funcionan de manera muy similar a los programas; sin embargo, las diferencias clave son:

• Hay dos rutas, la ruta de certificación original y la ruta de recertificación
• Solo puede agregar un conjunto de cursos
• Cuando se cree por primera vez, tendrá la opción de usar el contenido de certificación existente, que copiará todo lo que ingrese en la ruta de certificación original en la ruta de recertificación.

Si se utilizaron los mismos cursos tanto en la ruta de certificación original como en la ruta de recertificación, se registran y archivan las calificaciones y los detalles de finalización del alumno. Los criterios de finalización a nivel de actividad se restablecerán para las actividades de uso común, como seminarios, foros, cuestionarios y SCORM. El proceso de restablecimiento será ligeramente diferente para cada actividad. Por ejemplo, un foro que requiera tres publicaciones para cumplir con los requisitos de finalización borrará la finalización del alumno, pero dejará las publicaciones del foro visibles para que el alumno tenga que publicar tres veces más para cumplir con los requisitos de finalización nuevamente.

Cuando el alumno haya completado el curso requerido para completarlo, Totara verificará de inmediato si se han cumplido las reglas de finalización del curso. El estado del curso y de la certificación se actualizará en informes, incluidas las páginas de Registro de aprendizaje y aprendizaje requerido del alumno.

Las certificaciones pueden ser un reemplazo de la funcionalidad del curso recurrente del programa en algunos casos. Un curso recurrente crea una nueva copia del curso cada vez que los alumnos necesitan volver a realizar el curso. Con el tiempo, esto deja varias copias archivadas del curso en el sitio. En lugar de duplicar el curso, las certificaciones archivan el trabajo y las calificaciones del alumno en el curso y luego restablecen las actividades para que el alumno pueda completar el mismo curso nuevamente.

Como parte del proceso de archivo, cada actividad incluida en un curso deberá restablecerse. Esto tendrá un efecto diferente en cada actividad, por lo que cada actividad deberá tratarse por separado. La siguiente tabla describe las actividades principales que se restablecerán y su efecto en la finalización del curso.

Fechas de vencimiento de la asignación

Con una asignación elegida, puede establecer una fecha de vencimiento. Hay dos opciones disponibles al establecer una fecha de vencimiento:

• Completar antes del: Esto le permite elegir una fecha específica.
• Completar dentro de: Esto le permite elegir una fecha relativa. Las fechas relativas pueden no ser calculables para algunos usuarios de inmediato (p. ej., “primer inicio de sesión”, para usuarios que nunca han iniciado sesión). Se dará una fecha de vencimiento real a los usuarios tan pronto como cumplan con los criterios.

Hay algunas cosas importantes que debe tener en cuenta en la forma en que funcionan las fechas de vencimiento de la asignación:

• Si un usuario pertenece a más de una asignación (p. ej., como individuo y como parte de una audiencia) y las asignaciones tienen fechas de vencimiento diferentes, entonces la fecha de vencimiento del usuario será la más distante de las dos.
• Solo se pueden ampliar las fechas límite de los usuarios asignados. Si se aplica una fecha de vencimiento de asignación anterior a un usuario que ya tiene una fecha de vencimiento establecida, entonces la fecha anterior no se aplicará al usuario. El razonamiento de esto es evitar que los estudiantes reciban una fecha límite, lo que les permite asignar tiempo cuando planean completar el aprendizaje, luego reducir la fecha límite, lo que hace que tengan tiempo insuficiente para completarlo. Sin embargo, la nueva fecha límite se aplicará a los alumnos que se incluyan en la certificación en el futuro debido a esta asignación (por ejemplo, si se agrega un alumno a una audiencia después de que se haya reducido la fecha límite).
• Eliminar la fecha de vencimiento de una asignación no elimina las fechas de vencimiento de los estudiantes aplicables que ya han recibido una. Sin embargo, este cambio se aplicará a los usuarios que se incluyan en la certificación en el futuro debido a esta asignación.

Las fechas límite reales de los usuarios pueden ser diferentes de la fecha límite de asignación por diversas razones, por ejemplo:

• Si otro tipo de asignación incluye el mismo usuario, la otra fecha límite de asignación puede anular esta
• Si esta asignación tiene una fecha de vencimiento relativa, que aún no es aplicable al usuario
• Un usuario puede haber recibido una extensión por parte de un gerente
• Si se produjo una excepción y se utilizó la acción Establecer asignación de tiempo realista para resolverla
• Esta fecha de vencimiento de asignación puede haber cambiado, pero el usuario aún tiene la fecha de vencimiento que se le entregó originalmente
• La fecha de vencimiento se ha establecido automáticamente en la fecha de vencimiento

A veces ocurren accidentes y una fecha de finalización se establece incorrectamente, o la fecha de vencimiento de un usuario debe cambiar por cualquier motivo. Si se requieren cambios, se pueden realizar utilizando el editor de finalización de certificación.

Reasignaciones

No es raro que los usuarios puedan ser desasignados de una certificación y luego reasignados. Por ejemplo, un usuario podría ser miembro de una audiencia asignada a una certificación, ya no cumplir con los criterios de membresía de la audiencia y, por lo tanto, se elimina de la audiencia y no se asigna a la certificación. Luego, el usuario es reasignado a la certificación a través del mismo método de asignación (o diferente).

Cuando un usuario es reasignado a una certificación, volverá a su estado anterior. Esto funciona mediante el sistema localizando el último registro de historial de finalización de certificación no asignado y restaurando al usuario a su estado anterior. Cualquier evento que deba ocurrir (como la apertura de la ventana para la recertificación) se llevará a cabo cuando se ejecute la tarea de cron relevante.

Nota sobre períodos repetidos

Considere el siguiente escenario. Se utiliza el método de fecha de vencimiento o fecha fija y el período activo es de un mes. Un usuario tiene una fecha límite del 31 de enero. Se completan antes del 31 de enero. Su próxima fecha de vencimiento no puede calcularse como 31 de febrero, porque la fecha no existe. La fecha real calculada será diferente y podría ser desde el 28 de febrero hasta el 3 de marzo, pero cualquiera que termine siendo, esa es la fecha que se repetirá a partir de ese momento. Este mismo problema puede ocurrir con diferentes períodos activos, como un año, si elige el 29 de febrero.

Gestionar las actividades del seminario como parte de una certificación

Cuando la asistencia del alumno es una condición para la finalización de la actividad del seminario, la asistencia marcada fuera del período de ventana abierta no contribuye a la finalización del curso para el período actual.

Cambiar o eliminar cursos en una certificación activa

Si se cambia la ruta de certificación inicial para una certificación activa, esto no eliminará las finalizaciones de certificación para los usuarios que ya la hayan completado.

Una vez que un usuario está marcado como certificado, cualquier cambio que realice en la ruta no afectará su certificación y permanecerá como completo. Una vez que el usuario alcance el punto abierto de la ventana de recertificación, la finalización se archivará y el usuario deberá completar la ruta de recertificación.

Solo los usuarios recientemente asignados o los usuarios con un estado de en curso se verán afectados por estos cambios y estos usuarios deberán completar la certificación en función de los cambios en el contenido.

Escenarios de certificación/recertificación

Esta tabla muestra algunos escenarios diferentes y en qué estado deben estar las certificaciones de los usuarios como resultado.

* Esto supone que la fecha de vencimiento calculada es al menos el período activo mínimo en el futuro. Si es más cercano a eso, el “período activo” se agrega repetidamente hasta que la fecha de vencimiento sea lo suficientemente lejana en el futuro. Esto ocurrirá si un usuario está extremadamente atrasado (más del período activo - período activo mínimo).

Excepciones

Si las asignaciones de los usuarios tienen excepciones no resueltas (es decir, problemas con los requisitos de asignación), no podrán acceder a la certificación ni obtener acceso a ningún curso al que aún no hayan accedido a través de la certificación. Del mismo modo, su estado de finalización en la certificación no se revisará ni volverá a calcular mientras haya excepciones.

Una vez resueltas las excepciones, el usuario recuperará el acceso y se calculará la finalización para el usuario.

Estados del curso de certificación

Cuando un usuario está trabajando a través de una certificación asignada, la certificación solo mostrará el estado de los cursos en la ruta que el usuario está trabajando actualmente. Si la ventana aún no se ha abierto, se mostrará el estado de los cursos en la ruta que el alumno acaba de completar. Los estados del curso para otras rutas no se mostrarán ya que no son relevantes para el usuario.

Por ejemplo, si el usuario está trabajando en cursos en la ruta de recertificación, solo necesitará conocer el estado de los cursos en esa ruta. Si un usuario se hubiera recertificado recientemente, solo vería los estados de la ruta que completó y no de la ruta original.