¿Qué son las certificaciones?

Las certificaciones son muy similares a los programas, ya que ambas facilitan la creación de una vía de aprendizaje al actuar como un contenedor para un conjunto de cursos. Sin embargo, a diferencia de los programas, las certificaciones solo son válidas durante un cierto período de tiempo, después del cual le indicarán al usuario que vuelva a certificarse. Esto es útil para las habilidades que necesitan ser actualizadas, o donde es posible que necesites demostrar el cumplimiento de las políticas, prácticas o regulaciones cambiantes. 

¿Cómo funcionan las certificaciones?

Como se mencionó anteriormente, las certificaciones funcionan de manera muy similar a los programas; sin embargo, las diferencias clave son:

• Hay dos rutas, la ruta de certificación original y la ruta de recertificación
• Solo puedes añadir un conjunto de cursos
• Cuando se crea por primera vez, tendrás la opción de usar el contenido de certificación existente, que copiará todo lo que ingreses en la ruta de certificación original en la ruta de recertificación

Si se utilizaron los mismos cursos tanto en la ruta de certificación original como en la ruta de recertificación, las calificaciones y los detalles de finalización del usuario se registran y archivan. Los criterios de finalización a nivel de actividad se restablecerán para las actividades de uso común, como seminarios, foros, cuestionarios y SCORM. El proceso de restablecimiento será ligeramente diferente para cada actividad. Por ejemplo, un foro que requiera tres publicaciones para cumplir con los requisitos de finalización borrará la finalización del usuario, pero dejará las publicaciones del foro visibles para que el usuario tenga que publicar tres veces más para cumplir con los requisitos de finalización nuevamente.

Cuando el usuario haya completado el curso requerido para su finalización, Totara verificará de inmediato si se han cumplido las reglas de finalización del curso. El estado del curso y de la certificación se actualizará en informes que incluyen el Registro de aprendizaje del usuario y las páginas de aprendizaje requeridas.

Las certificaciones pueden ser un reemplazo de la funcionalidad recurrente del curso del programa en algunos casos. Un curso recurrente crea una nueva copia del curso cada vez que los usuarios necesitan volver a tomar el curso. Con el tiempo, esto deja varias copias archivadas del curso en el sitio. En lugar de duplicar el curso, las certificaciones archivan el trabajo y las calificaciones del usuario en el curso y luego restablecen las actividades para que el usuario pueda completar el mismo curso nuevamente.

Como parte del proceso de archivo, cada actividad incluida en un curso deberá ser restablecida. Esto tendrá un efecto diferente en cada actividad, por lo que cada una deberá ser tratada por separado. La siguiente tabla describe las actividades principales que se restablecerán y su efecto en la finalización del curso.

Fechas límite de la asignación

Con una asignación elegida, puedes establecer una fecha límite. Hay dos opciones disponibles cuando se establece una fecha límite:

• Completado por: Esto le permite elegir una fecha específica.
• Completar dentro de: Esto le permite elegir una fecha relativa. Las fechas relativas pueden no ser calculables para algunos usuarios de inmediato (p. ej., “primer inicio de sesión”, para usuarios que nunca han iniciado sesión). Se les dará una fecha límite real a los usuarios tan pronto como cumplan con los criterios.

Hay algunas cosas importantes a tener en cuenta en la forma en que funcionan las fechas límite de las asignaciones:

• Si un usuario pertenece a más de una tarea (p. ej., como individuo y como parte de una audiencia) y las tareas tienen fechas límite diferentes, la fecha límite del usuario será la más distante de las dos.
• Solo se pueden ampliar las fechas límite de los usuarios asignados. Si se aplica una fecha límite de asignación anterior a un usuario que ya tiene una fecha límite establecida, la fecha anterior no se aplicará al usuario. El razonamiento para esto es evitar que a los usuarios se les asigne una fecha límite, lo que les permite asignar tiempo cuando planifican completar el aprendizaje, y luego reducir la fecha límite, lo que hace que no tengan tiempo suficiente para completarlo. Sin embargo, la nueva fecha límite se aplicará a los usuarios que se incluyan en la certificación en el futuro debido a esta tarea (por ejemplo, si se agrega un usuario a una audiencia después de que se haya reducido la fecha límite).
• Eliminar la fecha límite de una tarea no elimina las fechas límite de los usuarios correspondientes que ya han recibido una. Sin embargo, este cambio se aplicará a los usuarios que se incluyan en la certificación en el futuro debido a esta asignación.

Las fechas límite reales de los usuarios pueden ser diferentes de la fecha límite de asignación por diversas razones, por ejemplo:

• Si otro tipo de asignación incluye al mismo usuario, la fecha límite de la otra asignación puede anular esta
• Si esta asignación tiene una fecha límite relativa, que aún no se aplica al usuario
• Un usuario puede haber recibido una extensión por parte de un gerente
• Si se produjo una excepción y se utilizó la acción Establecer asignación de tiempo realista para resolverla
• La fecha límite de esta asignación puede haber cambiado, pero el usuario aún tiene la fecha límite que se le dio originalmente
• La fecha límite se ha establecido automáticamente en la fecha de vencimiento

A veces ocurren accidentes y se establece incorrectamente una fecha de finalización, o la fecha límite de un usuario necesita cambiar por cualquier motivo. Si se requieren cambios, se pueden realizar utilizando el editor de finalización de la certificación.

Reasignaciones

No es raro que los usuarios puedan ser desasignados de una certificación y luego reasignados. Por ejemplo, un usuario podría ser un miembro de una audiencia asignada a una certificación, ya no cumplir con los criterios de membresía de la audiencia y, por lo tanto, es eliminado de la audiencia y no asignado de la certificación. Luego, el usuario es reasignado a la certificación a través del mismo método de asignación (o uno diferente).

Cuando un usuario es reasignado a una certificación, volverá a su estado anterior. Esto funciona cuando el sistema localiza el último registro del historial de finalización de la certificación sin asignar y restaura al usuario a su estado anterior. Cualquier evento que deba ocurrir (como la apertura de la ventana para la recertificación) tendrá lugar cuando se ejecute la tarea cron relevante.

Nota sobre períodos repetidos

Considera el siguiente escenario. Se utiliza el método de fecha de vencimiento o fecha fija y el período activo es de un mes. Un usuario tiene una fecha límite del 31 de enero. Se completan antes del 31 de enero. Su próxima fecha de vencimiento no se puede calcular como 31 de febrero, porque la fecha no existe. La fecha real calculada será diferente y podría ser cualquier cosa desde el 28 de febrero hasta el 3 de marzo, pero lo que sea que termine siendo, esa es la fecha que se repetirá a partir de ese momento. Este mismo problema puede ocurrir con diferentes períodos activos, como un año, si eliges el 29 de febrero.

Administrar las actividades del seminario como parte de una certificación

Cuando la asistencia del usuario es una condición para la finalización de la actividad del seminario, la asistencia marcada fuera del período abierto no contribuye a la finalización del curso para el período actual.

Cambiar o eliminar cursos en una certificación activa

Si se cambia la ruta de certificación inicial para una certificación activa, esto no eliminará las finalizaciones de la certificación para los usuarios que ya la hayan completado.

Una vez que un usuario se marca como certificado, cualquier cambio que realices en la ruta no afectará su certificación y permanecerá como completo. Una vez que el usuario alcance el punto abierto de la ventana de recertificación, la finalización se archivará y el usuario deberá completar la ruta de recertificación.

Solo los usuarios recientemente asignados o los usuarios con un estado de en curso se verán afectados por estos cambios y estos usuarios deberán completar la certificación en función de los cambios en el contenido.

Escenarios de certificación/recertificación

Esta tabla muestra algunos escenarios diferentes y en qué estado deberían estar las certificaciones de los usuarios como resultado.

* Esto supone que la fecha de vencimiento calculada es al menos el período mínimo activo en el futuro. Si está más cerca de eso, el "período activo" se agrega repetidamente hasta que la fecha de vencimiento esté lo suficientemente lejos en el futuro. Esto ocurrirá si un usuario está extremadamente atrasado (más que el período activo - período activo mínimo).

Excepciones

Si las asignaciones de los usuarios tienen excepciones no resueltas (es decir, problemas con los requisitos de la asignación), no podrán acceder a la certificación ni obtener acceso a ningún curso al que aún no hayan accedido a través de la certificación. Del mismo modo, su estado de finalización en la certificación no será revisado y recalculado mientras haya excepciones.

Una vez que se hayan resuelto las excepciones, el usuario recuperará el acceso y se calculará la finalización para el usuario.

Estados del curso de certificación

Cuando un usuario está trabajando a través de una certificación asignada, la certificación solo mostrará el estado de los cursos en la ruta por la que el usuario está trabajando actualmente. Si la ventana aún no se ha abierto, se mostrará el estado de los cursos en la ruta que el usuario acaba de completar. Los estados del curso para otras rutas no se mostrarán, ya que no son relevantes para el usuario.

Por ejemplo, si el usuario está trabajando con cursos en la ruta de recertificación, solo necesitará conocer el estado de los cursos en esa ruta. Si un usuario se hubiera recertificado recientemente, solo vería los estados de la ruta que completó y no de la ruta original.