Uitvoeringen op wachtlijst

Wachtlijsten voor uitvoeringen zonder datum en tijd

Wanneer een uitvoering wordt gemaakt zonder een datum/tijd, wordt deze automatisch een uitvoering op de wachtlijst, waar cursisten zich kunnen aanmelden op een wachtlijst in plaats van zich aan te melden voor de uitvoering. Wanneer een cursist zich aanmeldt op de wachtlijst, wordt hem gevraagd om het aanmeldingsformulier zoals gewoonlijk in te vullen, inclusief alle vooraf ingevulde aangepaste velden. 

Als er een datum aan de uitvoering is toegevoegd, wordt de cursist automatisch aan de uitvoering toegevoegd, ontvangt hij een e-mailnotificatie en een kalenderuitnodiging en worden zijn aanmeldingsgegevens weergegeven bij zijn aanwezigheid. Als een cursist een manager toegewezen heeft gekregen (en de manager kopie van de notificatie is ingeschakeld), dan zal de manager ook een bevestigingsbericht ontvangen. Indien goedkeuring vereist is, wordt de relevante manager gevraagd om de aanmelding van zijn medewerker goed te keuren/af te wijzen. 

Als er een planningsconflict is (d.w.z. een of meer cursisten zijn al aangemeld voor een andere uitvoering op die datum), dan zal er een foutmelding verschijnen. Hiermee kun je degenen met een conflict uitsluiten om verder te gaan of de datums wijzigen. 

Cursisten kunnen hun plaats op de wachtlijst verwijderen via de link 'Wachtlijst annuleren' op de uitvoeringspagina.

Wachtlijsten voor sessies met een datum en tijd

Wanneer de wachtlijst is ingeschakeld binnen de instellingen van de uitvoering, kunnen cursisten (en managers namens hen) zich aanmelden voor een uitvoering, zelfs wanneer de capaciteit van de uitvoering maximaal is. Cursisten worden automatisch van de wachtlijst naar de lijst met geboekte deelnemers verplaatst als een andere deelnemer de sessie afmeldt.  

De cursist ontvangt een bevestigingsbericht dat zijn aanwezigheid is bevestigd en waar aan de gebruiker een manager is toegewezen (en kopie is ingeschakeld) - de manager ontvangt ook een adviesnota met de bevestiging dat een lid van zijn team zich heeft aangemeld voor een sessie. Als goedkeuring vereist is, wordt de medewerker gevraagd de aanmelding goed te keuren of af te wijzen.

De wachtlijst beheren

Beheerders en trainers kunnen personen op de wachtlijst beheren via de deelnemerslink naast de bijbehorende uitvoering op de wachtlijst. Er zijn drie bulkacties beschikbaar voor één of alle cursisten die zijn geselecteerd/aangevinkt: 

• Bevestigen: Geselecteerde gebruikers aanmelden en van wachtlijst verwijderen.
• Annuleren: Annuleer de verzoeken van de geselecteerde gebruikers en verwijder ze van de wachtlijst.
• Loterij: Beschikbaar aantal plaatsen vullen met een willekeurige selectie gebruikers. Gebruikers die niet zijn geselecteerd, blijven op de wachtlijst staan.

De aanmeldnotitie van de cursist (indien ingevoerd), inclusief eventuele aangepaste velden, kan worden bekeken via het oogicoon en, indien nodig, kunnen de antwoorden van de cursist in de aanmeldnotitie worden bewerkt. Zie Extra velden maken voor meer informatie.