Wat is multitenancy?

In eerdere versies van Totara was het mogelijk om multitenancy te ondersteunen door gebruik te maken van een combinatie van organisatorische hiërarchieën, doelgroepen, dashboards en aangepaste menu's om verschillende gebruikerservaringen en cursussen aan verschillende gebruikers te leveren. Hoewel het mogelijk was om gebruikers in verschillende groepen te organiseren, biedt Totara 14 een meer robuuste en flexibele multitenancy-functionaliteit.

Het segmenteren van je site in tenants biedt een aantal voordelen en betekent dat verschillende gebruiksscenario's nu mogelijk zijn. Voor uitgebreide bedrijfssites kun je tenants gebruiken om gebruikers buiten je kernorganisatie leeractiviteiten te leveren. Je kunt bijvoorbeeld een tenant maken voor gebruikers in een partnerorganisatie, waardoor ze toegang hebben tot leren in een aparte omgeving met toegewezen beheerders.

Een ander belangrijk voordeel van het scheiden van je site in meerdere tenants is dat je de verantwoordelijkheden op het gebied van gebruikers- en cursusbeheer duidelijk kunt scheiden en delegeren. Dit betekent dat tenantbeheerders alleen verantwoordelijk zijn voor het beheer in hun tenant en zich geen zorgen hoeven te maken over gebruikers, cursussen en andere inhoud in andere tenants.

Aan de slag

Om te beginnen met multitenancy kun je deze stappen volgen en de respectievelijke secties van deze pagina raadplegen:

1. Als dit nog niet is ingeschakeld, moet je eerst multitenancy op je site inschakelen.
2. Maak vervolgens een of meer tenants en configureer de tenantinstellingen.
3. Pas je tenantthema's aan.
4. Voeg bestaande gebruikers toe of maak nieuwe gebruikers voor elke tenant.
5. Maak een doelgroep op systeemniveau van tenantleden en deelnemers indien nodig.

Tenantthema's

Je kunt elke tenant een aparte look en feel geven met Ventura tenantthema's. Hiermee kun je je tenants een merk geven op basis van suborganisaties, teams of welke categorieën je ook gebruikt.

Je kunt elke tenant ook zijn eigen unieke inlogpagina geven door naar het snelmenu > Tenants > Instellingen te navigerenen de instelling Pre-login tenant thema's inschakelen in te schakelen.

Als je wil dat gebruikers toegang krijgen tot de site via een tenant loginpagina, dan moet je ze de specifieke URL geven, die altijd de opmaak yoursitename/login/index.php?tenanttheme=tenantidnumber heeft, waarbij tenantidnumber de tenant identifier is die voor de tenant wordt gebruikt. Zodra je pre-login tenantthema's hebt ingeschakeld, kan ?tenanttheme=tenantidentifier aan elke URL worden toegevoegd om op te geven dat tenant-thema's moeten worden toegepast voordat een gebruiker zich aanmeldt. Het huidige tenantthema blijft ook behouden nadat de tenantgebruiker zich heeft afgemeld.

Gebruikers toevoegen

Nadat je je nieuwe tenant hebt gemaakt, kun je bestaande gebruikers associëren met de tenant of nieuwe gebruikers speciaal voor de tenant maken. Hieronder zullen we kijken hoe je beide kunt doen. 

Individuele gebruikers kunnen tenantleden of tenantdeelnemers zijn. Voordat je gebruikers toevoegt, is het belangrijk om het verschil tussen deze rollen te begrijpen:

• Tenantleden: gebruikers kunnen slechts lid zijn van één tenant tegelijk en hun account wordt beheerd door de tenantgebruikersbeheerders van de tenant. Als de isolatiemodus is uitgeschakeld, kunnen leden gedeelde ruimten zien naast alle tenantinhoud, maar als de isolatiemodus is ingeschakeld, kunnen leden geen delen van de site buiten hun tenant zien. Hun toegang tot de site wordt geblokkeerd als de tenant wordt geblokkeerd.
• Tenantdeelnemers: Niet-leden (d.w.z. gebruikers op systeemniveau) kunnen worden toegewezen als deelnemers van een tenant. Deze gebruikers zijn niet alleen geassocieerd met een specifieke tenant, maar ze hebben toegang tot de tenant nodig. Trainers of externe consultants kunnen bijvoorbeeld deelnemen aan de cursussen van een specifieke tenant, wat betekent dat ze moeten worden ingeschreven voor relevante cursussen, programma's en certificeringen of moeten worden toegevoegd aan bijeenkomsten.

HR-import

Systeembeheerders kunnen HR-import gebruiken om gebruikersinformatie in bulk toe te voegen of bij te werken. Als multitenancy is ingeschakeld, kunnen sitebeheerders ook tenantinformatie toevoegen aan de gebruikersbron.

Tenant doelgroepen  

Wanneer een tenant wordt gemaakt, wordt een doelgroep gemaakt die alle tenantgebruikers bevat (zowel leden als deelnemers). Als er later meer gebruikers aan de tenant worden toegevoegd, worden ze automatisch aan deze doelgroep toegevoegd. Gebruikers worden ook automatisch uit de doelgroep verwijderd als ze geen tenant lid of deelnemer meer zijn.

De standaard doelgroep wordt gemaakt op categorieniveau, niet op systeemniveau. Als je subgroepen van tenantleden wilt maken, kun je een dynamische doelgroep maken op systeemniveau met tenantlid als regel.

Om het tabblad Regels voor een dynamische doelgroep te beheren, moet de Tenant Domain Manager (of een andere rol die je kiest) de mogelijkheid totara/cohort:managerules hebben.

Isolatiemodus

Een extra functie die je misschien wil inschakelen is Tenantisolatie. Wanneer isolatie niet is ingeschakeld, zijn gebruikers zichtbaar in je tenants, waardoor het gemakkelijker wordt om inhoud te delen tussen tenants. Dit betekent dat sitebrede inhoud zichtbaar is, ongeacht de tenant. Wanneer de isolatiemodus is ingeschakeld, staan de inhoud en gebruikers in elke tenant echter volledig gescheiden van andere tenants. Bijvoorbeeld: wanneer isolatie is ingeschakeld, zien gebruikers in één tenant alleen cursuscatalogusonderdelen voor hun tenant.

Je kunt de isolatiemodus inschakelen door naar het snelmenu > Ontwikkeling > Experimentele > Experimentele instellingen te navigerenen vervolgens de tenantisolatie- instelling inschakelen te controleren.

Rapportage

Tenant-gebruikersbeheerders en domeinbeheerders beschikken standaard niet over de vereiste rechten om nieuwe gebruikersrapporten aan te maken. Wereldwijde sitebeheerders kunnen echter rapporten maken en delen om te gebruiken voor je tenants.

Bij het maken of bewerken van een rapport kun je ervoor kiezen om de inhoud van het rapport te beperken op basis van tenants. Volg deze stappen om dit te doen:

1. Maak een nieuw rapport of bewerk een bestaand rapport.
2. Navigeer naar het tabblad Inhoud.
3. Om de gebruikers in het rapport te beperken tot de gebruikers in de tenant van de gebruiker, scroll je omlaag naar de sectie 'Toezichtsbeperkingen afdwingen' en schakel je de instelling 'Registraties tonen op basis van de zichtbaarheidsregels van de gebruiker' in.
4. Om de inhoud van het rapport te beperken, scroll je omlaag naar de sectie 'Toezichtsbeperkingen op de hele site afdwingen' en schakel je de instelling 'Toon records op basis van de zichtbaarheidsbeperkingen van doelgroep, cursus en werkgroep' in.
5. Configureer de andere instellingen zoals vereist en selecteer Wijzigingen opslaan.

Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen tenantleden alleen records voor leden van hun tenant zien in rapporten, wat betekent dat rapportgegevens relevant zijn en dat rapportgegevens niet over tenants gelekt worden.

Cursus- en categoriebeheer

Wanneer je een nieuwe tenant maakt, maak je ook een nieuwe categorie voor die tenant. Dit is de locatie van alle cursussen, programma's en certificeringen die worden gemaakt voor tenantleden. 

Je kunt categorieën voor een tenant maken, bewerken en beheren op dezelfde manier als je zou doen op systeemniveau in Totara.

Als je wil dat een cursus beschikbaar is voor gebruikers in alle tenants op je site, dan kun je die toevoegen aan een categorie op systeemniveau. Indien nodig kun je hiervoor een specifieke categorie maken.

Gedeeltelijk ondersteunde functies

Hoewel veel functies goed worden ondersteund voor multitenancy in Totara, hebben sommige momenteel beperkingen. We werken voortdurend aan het verbeteren van multitenancy en het inschakelen van meer functies. 

De volgende Totara-functies hebben momenteel beperkte multitenancy-ondersteuning, wat betekent dat ze zullen werken, maar sommige aspecten kunnen niet werken of beperkt zijn in hoe je ze kunt toepassen. 

Doelgroepen

Er is multitenancy-ondersteuning voor doelgroepen, maar sommige onderliggende functies zijn momenteel niet ingeschakeld.

Als Tenant Domain Manager kun je het tabblad Ingeschreven studie niet zien bij het beheren van een doelgroep in je tenant. Dit komt omdat de rol van Tenant Domain Manager niet de juiste rechten heeft (aangezien sommige van de onderliggende functies niet volledig worden ondersteund door multitenancy), wat kan resulteren in het lekken van rechten en toegang. We werken aan de implementatie van deze functies in een toekomstige versie van Totara. 

Dashboards

Op dit moment worden dashboards ondersteund met multitenancy, maar met enkele beperkingen. Als Tenant Domain Manager of Tenant User Manager kun je je tenant-dashboard niet bewerken.

Niet-ondersteunde functies

Bij Totara werken we altijd aan het verbeteren van ons platform en jouw ervaring.

Op dit moment ondersteunen sommige functies in het Totara Talent Experience Platform multitenancy niet. Deze functies communiceren mogelijk niet goed met multitenancy-exemplaren of staan je niet toe om beperkingen toe te voegen zoals je wilt. Deze functies omvatten:

• HR-import: Kan worden gebruikt om gebruikers toe te voegen als leden (enkele looptijd) en deelnemers (één of meerdere looptijden). HR-import is nog steeds een gecentraliseerde functie, wat betekent dat het niet kan worden gebruikt door tenantrollen.
• Badges: Tenantrollen kunnen alleen cursusbadges beheren. Systeembadgebeheer is momenteel beperkt tot rollen op systeemniveau.
• Berichten: Wanneer de isolatie is uitgeschakeld, is er geen harde beperking op gebruikers die cross-tenancies versturen. Met isolatie ingeschakeld, zien tenantleden alleen gebruikers uit hun eigen tenancy.
• Functieprofiel: Functieprofielen kunnen alleen worden beheerd door rollen op systeemniveau.
• Studieplannen (vereist Totara Learn): Sjablonen voor studieplannen kunnen alleen worden beheerd door rollen op systeemniveau.
• Verouderde 360-feedback: Deze functie is verouderd en heeft geen multitenancy-ondersteuning 
• Doelen (vereist Totara Perform): Tenantleden kunnen doelen gebruiken met isolatie ingeschakeld, maar kunnen de details van bedrijfsdoelen of de bijbehorende doelraamwerken niet bekijken. Tenantgebruikers kunnen persoonlijke doelen maken voor zichzelf of hun team. Doelraamwerken kunnen alleen op systeemniveau worden beheerd.
• Organisaties: Organisatieraamwerken zijn een functie op systeemniveau, wat betekent dat ze alleen centraal kunnen worden beheerd door rollen op systeemniveau. Er is geen manier om organisaties te verbinden met looptijden.
• Posities: Positieraamwerken zijn een functie op systeemniveau, wat betekent dat ze alleen centraal kunnen worden beheerd door rollen op systeemniveau. Er is geen manier om posities te verbinden met looptijden.
• Aanmelden als: Tenantleden kunnen login momenteel niet als functionaliteit gebruiken. Rollen op siteniveau kunnen login echter als functionaliteit gebruiken voor alle gebruikers in het systeem.
• Competenties: Competenties kunnen alleen worden beheerd door rollen op systeemniveau en kunnen niet worden beperkt tot specifieke tenants.
• Bijeenkomstbronnen (voorzieningen, ruimten, begeleiders): Bijeenkomstvoorzieningen, ruimten en begeleiders kunnen alleen worden beheerd door rollen op systeemniveau en zijn beschikbaar voor gebruikers die bijeenkomstactiviteiten in alle tenants opzetten.
• Tags: Tags worden gemaakt en beheerd op systeemniveau en kunnen niet beperkt worden tot individuele tenants. Tags kunnen alleen worden beheerd door rollen op systeemniveau.
• Authenticatiemethodes: Authenticatiemethodes kunnen alleen worden ingeschakeld, uitgeschakeld en geconfigureerd op siteniveau, wat betekent dat ze beschikbaar zijn voor alle tenants, indien ingesteld. Authenticatiemethodes kunnen alleen worden geconfigureerd door gebruikers met relevante rollen op systeemniveau.
• Systeem- en plugininstellingen: Alle systeem- of plugin-instellingen zijn van toepassing op alle tenants. Deze instellingen kunnen alleen worden geconfigureerd door gebruikers met relevante rollen op systeemniveau.
• Snelmenu: Een tenantlid dat is toegewezen als Tenant-gebruikersbeheerder kan het snelmenu zien op de bovenste navigatiebalk van de site. Dit menu is echter verborgen voor een tenantdeelnemer (dus geen lid) met dezelfde rol. Om deze beperking op te lossen, zijn alle tenant admin-acties beschikbaar in het beheerblok op tenantpagina's.

Volgende stappen

• Multitenancy inschakelen
• tenant toevoegen
• Tenantinstellingen
• Wijs de rol Tenant Domain Manager toe
• Wijs de rol Tenant User Manager toe
• Maak nieuwe gebruikers aan in een tenant
• Voeg bestaande gebruikers toe aan een tenant
• Upload gebruikers naar een tenant