Vad är HR-import?

HR-system för företag lagrar och underhåller viktig information om de personer som håller företag igång. Dessa system uppdateras dagligen när människor går med i företaget, byter positioner, omorganiserar, lämnar och returnerar - för att nämna några av de mycket stora antalet viktiga dataelement som vanligtvis samlas in och spåras.

Alla personer som arbetar i ett företag behöver utbildning och utveckling regelbundet, och det mesta av den utbildning och utveckling de behöver är direkt relaterad till information som upprätthålls i företagets HR-system. Hur data lagras i ett företags HR-system beror i hög grad på både det HR-system för företag som används och hur systemet har konfigurerats för företaget.

HR-import gör det möjligt att regelbundet och automatiskt uppdatera person-, befattnings- och organisationsdata i Totara med alla relevanta data som levereras från HR-system för företag. HR-import är en enkelriktad synkroniseringsprocess (från företagets HR-system till Totara) som stödjer två typer av datautbyte:

• CSV-fil
• Extern databasanslutning

CSV-filer kan laddas upp till Totara, och HR-import kan sedan köras på ad hoc-basis eller manuellt. En detaljerad, sökbar och filterbar rapportlogg ger en registrering av alla tidigare importer.

Använda HR-import

Den allmänna processen för att använda HR-import beskrivs i diagrammet nedan.

Om du vill använda HR-import genom att ladda upp en CSV-fil måste du följa dessa grundläggande steg: 

1. Konfigurera standardinställningarna .
2. Konfigurera elementet . 
3. Konfigurera källan .
4. Skapa filen.
5. Ladda upp filen. 
6. Kör HR-import .
7. Kontrollera HR-importloggarna. 

Du hittar mer information om vart och ett av dessa steg i denna dokumentation (se Nästa steg i slutet av denna sida). 

Fördelar med att använda HR-import

HR-import håller Totara uppdaterad med företagets HR-systemdata, utan att manuellt behöva mata in, uppdatera och radera data. Genom att lägga till den senaste informationen om organisation, befattning, kompetens, användare och jobbtilldelning kan Totara återspegla en organisations struktur och lagra aktuell information om användare och chefer samt den utbildning de bör genomföra.

När HR-import används i kombination med Totaras publikhanteringsfunktion kan Totara dynamiskt ge deltagarna tillgång till målinriktat utbildningsinnehåll, baserat på den senaste HR-informationen.

Målgrupper

Målgrupper kan definieras baserat på regler, där medlemskap (och inlärnings- och prestationsaktiviteter som tilldelats målgruppsmedlemmar) kan uppdateras regelbundet. Målgruppsregler kan bestå av alla HR-datafält som finns i Totara (dvs. organisations-, befattnings- och användardata). Målgruppsregler (t.ex. ”Organisationsnamn är Corporate Finance”) kan kombineras till regeluppsättningar (t.ex. ”Organisationsnamn är Corporate Finance OCH Befattnings-ID är 988 OCH Startdatum för användare är mindre än 12 månader sedan OCH Anställningsstatus är heltid OCH Anställnings-ID är inte ADV994”). När Totara har uppdaterade HR-data (via HR-import) kommer publiken att hålla medlemskap och tilldelad utbildning i överensstämmelse med aktuell status för varje person i företaget.

Se dokumentationen för målgrupper för mer information.

Rapportbyggare

Rapportbyggaren tillåter att rapporter skapas och konfigureras för att kontrollera vilka kolumner med data och filter som visas i en viss rapport, samt vilka poster som visas för en användare som granskar rapporten. I likhet med målgruppsregler kan kolumnerna i en rapport innehålla alla HR-datafält som finns i Totara (dvs. organisations-, befattnings- och användardata). Rapporter kan till exempel innehålla kolumner som Användaravdelning, Användarstad, Användarland, Användarorganisation, Användarposition, Namn på Användarhanterare och ID för Användarhanterare.

En rapports filter kan också utnyttja alla dessa HR-datafält, liksom de hierarkiska relationerna i HR-data. Till exempel kan en rapportgranskare filtrera en rapport efter organisatoriska hierarkier. Rapportbyggaren kan också använda hierarkiska data för att endast visa poster för att rapportera granskare baserat på deras relation till andra användare (t.ex. direktrapporterande, inom samma område i organisationshierarkin, etc.). När HR-import körs dagligen är varje rapports tillgängliga poster, kolumner och filter uppdaterade med de senaste HR-data.

Se dokumentationen för rapporter för mer information.

Element 

Elementen som kan importeras via HR-import inkluderar:

• Jobbrollstilldelningar
• Organisationer
• Positioner
• Användare
• Kompetenser

Källor

Med HR-import är källor där data kommer från, dvs. en CSV-fil eller en extern databas. Dessa kan konfigureras individuellt för varje element du har aktiverat. 

Alternativ för HR-import?

När HR-import är aktiverat för ett element, kommer det att finnas ett HR-importalternativ som kommer att visas i inställningarna när du skapar en ny instans av motsvarande aktiverat element, till exempel när du lägger till en organisation till en organisationshierarki eller lägger till eller uppdaterar ett användarkonto.

Genom att välja alternativet HR-import? när du skapar en ny jobbtilldelning, organisation, befattning, användare eller kompetens kan den uppdateras eller raderas via HR-import. 

Förutom att ha alternativet HR Import? aktiverat, måste ID-nummerfältet för den nya jobbtilldelningen, organisationen, befattningen, kompetensen eller användaren ha ett värde för att kunna uppdateras via HR-importen.

Fältet HR Import? kan markeras manuellt på användarbasis (förutsatt att användarposten har ett ID-nummerfält) vid redigering av ett användarkonto. Du kan också ändra fältet HR Import? för användarimport genom bulk användaråtgärd (med alternativet växla HR import). Det är inte möjligt att bulkändra inställningen för HR Import? för jobbtilldelning.

loopar för tilldelning av cirkulärt ledningsjobb

Cirkulära hanteringsloopar kan uppstå när en chef rapporterar till sig själv. Detta kan inträffa när användare importeras som har en chef tilldelad dem, att de är chef för längre ner i hanteringshierarkin.

Till exempel, Användare A har Användare B som sin chef, Användare B har Användare C som sin chef, Användare C har Användare A som sin chef.  Det är också möjligt med flera arbetsuppgifter att ha en loop enligt följande. Om du har två användare, A och B, var och en med två arbetsuppgifter, 1 och 2, så får du ha A1 > B1 > A2 > B2, men du kunde inte lägga till > A1 i slutet. Detta kan leda till oväntat beteende för ledningens godkännanden och ledningens rapportering, så det måste förhindras.

Om cirkulär hantering hittas vid import av en chef med HR-import så kommer ingen av användarna som bildar den cirkulära referensen att få sin chef tilldelad, med ett meddelande som förklarar varför.

För att importera de användare som har en cirkulär referens måste posterna i importfilen justeras så att den cirkulära referensen inte längre finns. I exemplet ovan måste Användar C få sin chef ändrad från Användar A.

HR-importloggar

Efter att ha kört HR-import kanske du vill kontrollera hur det gick, särskilt om det fanns några fel. Du kan se loggar för dina HR-importkörningar genom att gå till snabbåtkomstmenyn > HR-import > HR-importlogg som platsadministratör. 

Filtrering

Du kan sedan filtrera loggarna så att de endast visar det specifika innehåll du letar efter. Du kanske till exempel vill använda filter för att leta efter en körning som ägde rum på ett visst datum, eller en specifik loggtyp (t.ex. fel, varning, info).

Rensar poster

När du har använt HR-importsystemet ett tag och har kört det flera gånger, kan du börja få en uppbyggnad av gamla poster som du inte längre behöver. Du kan rensa poster genom att bläddra längst ned på HR-importloggsidan och antingen använda knappen Rensa alla poster eller knappen Rensa alla utom senaste poster. Om du väljer att Rensa alla förväntade senaste poster kommer detta endast att hålla posterna från din senaste HR-importkörning. 

Nästa steg

• Konfigurera standardinställningar för HR-import
• Aktivera HR-importelement
• Konfigurera HR-importkällor
• Kör HR-import
• Ladda upp HR-importfiler
• Exportera HR-importloggar