Ondersteuning van praktijktraining (OJT) met Totara

On-the-job training (ook bekend als vaardigheidsgebaseerde training) is een praktijktraining voor medewerkers op de werkplek, meestal met coaching of mentoring van een ervaren collega of manager. Dit type training komt veel voor in sectoren zoals de bouw, productie en gezondheidszorg.

Je kunt Moodle gebruiken om je OJT te standaardiseren, te automatiseren en erover te rapporteren, waardoor het gemakkelijker wordt om te voldoen aan de voorschriften van je sector en om een robuust papieren spoor te maken voor op vaardigheden gebaseerde training. Met Totara voor OJT kun je:

• Identificeer en verhelp vaardigheids- en kennislacunes
• Maak eenvoudig dynamische rapporten
• Verbeter de naleving in je hele organisatie
• Je kunt er zeker van zijn dat je organisatie in overeenstemming is met de wettelijke normen

Je kunt dit bereiken met een combinatie van Totara-functies, zoals competenties, prestatiepaden, rapportage, dashboards en meer.

Bekijk onze OJT-webinar voor meer informatie:

Definieer prestatieniveaus

De eerste stap is het bepalen van schalen die je zult gebruiken om bekwaamheid te meten. Je moet twee of meer bekwaamheidsniveaus overeenkomen en welke van deze niveaus worden beschouwd als bekwaam in de relevante vaardigheid. Je kunt bijvoorbeeld een schaal hebben met vier waarden:

• Verbetering nodig
• Onder verwachting
• Voldoet aan de verwachtingen
• Overtreft de verwachtingen

In dit voorbeeld zou je een gebruiker op het  niveau Voldoet aan de verwachtingen  en Overtreft de verwachtingen als bekwaam beschouwen. Bij het bepalen van deze schalen wil je misschien een definitie geven voor elk prestatieniveau om ervoor te zorgen dat gebruikers een duidelijk begrip hebben van wat er nodig is voor elk niveau.

Je kunt één enkele competentieschaal maken om in je hele organisatie te gebruiken voor de eenvoud, of je kunt verschillende schalen maken voor verschillende gebruikssituaties. Bijvoorbeeld, de competentieschaal kan er anders uitzien voor medewerkers op instapniveau dan voor senior medewerkers.

Zodra je hebt besloten wat je bereikt hebt, kun je competentieschalen instellen in Totara.

Koppel je competenties

De volgende stap is om je competenties te koppelen aan specifieke functierollen of carrièrepaden. De OJT voor elke rol binnen je organisatie zal erop gericht zijn om specifieke vaardigheden te geven, die overeenkomstige competenties nodig hebben. Eerst moet je je functierollen en de bijbehorende training analyseren en vervolgens een matrix met competenties maken op basis van die rollen.

Je kunt deze competenties dan opsplitsen in logische groepen en ze instellen als competentieraamwerken.

Competenties instellen

Afhankelijk van hoeveel competenties je moet instellen, kun je dit manueel of in bulk doen. Als je liever gedetailleerde controle hebt (en niet te veel competenties nodig hebt), dan kun je elke competentie afzonderlijk maken.

Als je een groot aantal competenties nodig hebt, kun je in plaats daarvan alle competenties voor elk competentieraamwerk in bulk toevoegen.

Je kunt ook HR-import gebruiken om je competenties te importeren, die moeten worden ingesteld in een CSV-bestand of een externe database.

Prestatiepaden instellen

Voor elk van de competenties die je in de vorige stap hebt ingesteld, kun je nu een prestatiepad configureren om te bepalen hoe gebruikers de competentie zullen bereiken. Dit kan een handmatige beoordeling zijn of het kan gebruik maken van studieplannen, cursusvoltooiing, performance-activiteiten of een combinatie van deze functies.

Voor OJT zou één aanpak zijn om performance-activiteiten op te zetten die zijn gestructureerd rond de training van medewerkers op de werkplek, waardoor gebruikers en hun managers de kans krijgen om hun voortgang op het gebied van praktische vaardigheden te beoordelen en hun competenties bij te werken.

Wijs je competenties toe

Tot slot moet je je competenties toewijzen aan de gebruikers op je site. Je kunt competenties toewijzen aan personen, aan groepen gebruikers via doelgroepen of op basis van afdelingen of posities.

Je kunt veel tijd besparen door competenties toe te wijzen op basis van dynamische doelgroepen, zodat competenties automatisch aan gebruikers worden toegewezen wanneer ze aan de doelgroep worden toegevoegd.

Voortgang monitoren

Zodra je competenties bent gaan gebruiken om OJT bij te houden, zijn er enkele manieren om de voortgang van gebruikers ten opzichte van hun OJT-gerelateerde competenties bij te houden en de naleving te controleren. Je kunt het competentieprofiel en de performance-overzichtspagina gebruiken om de competenties van een gebruiker te beoordelen, gebieden en vaardigheden te identificeren waarin die gebruiker nog niet bekwaam is en ervoor te zorgen dat ze de training krijgen die ze nodig hebben. Daarnaast zijn er verschillende rapportbronnen die je kunt gebruiken om aangepaste rapporten over competenties te maken. Tot slot kun je overwegen om een rapportagedashboard te maken waarmee managers de voortgang van hun team in één oogopslag kunnen zien ten opzichte van hun training en competenties.