Wat zijn geplande rapporten?

In Totara kun je ervoor kiezen om rapporten in te plannen om automatisch op ingestelde tijden uit te voeren.

Wanneer een gepland rapport vereist dat een specifiek onderdeel wordt geselecteerd voordat de rapportdetails beschikbaar zijn, toont het geplande rapport nog steeds alle onderdelen, en niet alleen de geselecteerde, omdat de details niet worden bewaard in het geplande rapport.

Het rapport met beoordelingsdetails vereist bijvoorbeeld dat de gebruiker een beoordeling selecteert voordat het rapport beschikbaar wordt gemaakt. Het geplande rapport op basis van het rapport met beoordelingsdetails zal echter alle beoordelingen tonen (zonder de details), omdat de selectie van het specifieke formulier niet wordt bewaard bij het geplande rapport.

Mogelijkheden voor geplande rapporten

Er zijn twee belangrijke mogelijkheden die betrekking hebben op geplande rapporten. Met deze totara/reportbuilder:createscheduledreports mogelijkheid kan een gebruiker geplande rapporten maken. Als een gebruiker deze mogelijkheid niet heeft, dan zullen ze de sectie Geplande rapporten niet zien (d.w.z. met de knop Gepland rapport maken) wanneer ze naar de pagina Rapporten gaan.

Daarnaast is er de afzonderlijke totara/reportbuilder:managescheduledreports mogelijkheid waarmee gebruikers alle geplande rapporten in het systeem kunnen bekijken, bewerken of verwijderen.

Lege rapporten

Als je een gepland rapport hebt dat moet worden voltooid, maar geen gegevens bevat, wordt het lege rapport niet naar de geplande ontvangers verzonden.

Gebruiksvoorwaarde: Gegevens van Totara in Microsoft Power BI krijgen

Je kunt geplande rapporten gebruiken om je Totara-gegevens te integreren in je Microsoft Power BI-analyse. Je hebt een abonnement nodig op zowel Microsoft Teams als Microsoft Power BI.

Volg deze stappen:

1. Stel in Microsoft Teams een team in.
2. Klik op het icoontje van drie punten voor het team dat je gemaakt hebt en selecteer E-mailadres opvragen. Kopieer het e-mailadres.
3. In Totara stel je een of meer geplande rapporten in en voer je het e-mailadres in de  instelling Externe gebruikers e-mail in.
4. Wanneer de geplande rapporte-mail naar het e-mailadres van Microsoft Teams wordt verzonden, heb je er toegang toe in Microsoft Teams.
5. Zodra de bijgevoegde bestanden in Microsoft Teams staan, kun je ze gebruiken om rapporten en dashboards te maken op het  tabblad Power BI.

Volgende stappen

• Plan een rapport
• Geplande rapportinstellingen