Efterlevnad i Totara

Vad är efterlevnad?

Organisationer i alla sektorer behöver följa juridiska, regulatoriska och etiska standarder som gäller för deras industri. Detta innebär att organisationer och deras personal behöver vara medvetna om de lagliga krav som styr deras verksamhet och hur de ska följas i det dagliga arbetet.

Efterlevnad är viktigt av flera anledningar, inklusive:

• Att hålla dina anställda säkra
• Att verka inom lagens ramar och skydda ditt företag från juridiska konsekvenser
• Att identifiera och mildra risker
• Att upprätthålla din organisations integritet och förtroende med partners, kunder och allmänheten

Att leverera och övervaka lärande, stödd av kontinuerlig prestationshantering och kollegialt stöd, är en viktig del av den verkliga efterlevnadsbilden. Titta på videon nedan för en sammanfattning av hur Totara hjälper dig att stödja dina efterlevnadskrav och skapa en efterlevnadskultur i din organisation, och läs vidare för mer information.

Komplettera kursen Making compliance count på Totara Academy för att fördjupa dig ytterligare i detta ämne.

Efterlevnad i Totara

Leverera utbildning

Efterlevnad kräver vanligtvis att anställda genomför aktuell utbildning för att uppfylla regulatoriska krav. I praktiken innebär detta att användare måste slutföra den obligatoriska utbildningen och återigen slutföra den efter en angiven tidsperiod för att säkerställa att de är medvetna om de senaste lagarna och bästa praxis.

I Totara kan du tillhandahålla lärande med kurser som antingen kan stå för sig själva eller vara en del av bredare program och certifieringar. För engångslärande initiativ, som när du lanserar en ny policy, kan du skapa ett program innehållande en blandning av obligatorisk utbildning och valfria tillägg för användare som vill lära sig mer. För lärande relaterat till branschregleringar som måste slutföras årligen (eller under någon annan tidsperiod), borde du istället ställa in en certifiering. Certifieringar tillåter dig att konfigurera ett första set av lärande som måste slutföras, och separat konfigurera det lärande som måste slutföras när certifieringen löper ut. Detta låter dig säkerställa att deltagarna slutför sin obligatoriska efterlevnadsutbildning på ett effektivt sätt.

Granska färdigheter och kunskaper

Kompetenser låter dig kartlägga nödvändiga färdigheter till dina anställda och sedan kartlägga dessa kompetenser till relevant lärande, externa kvalifikationer eller arbetsplatsaktiviteter. Kompetenser är ett användbart verktyg för efterlevnad, eftersom du tydligt kan ange vilka användare som behöver vilken utbildning för att uppfylla regleringskrav som är specifika för deras roll och verksamhet. Du kan ställa in kompetensramar för att kartlägga de färdigheter och kunskaper som ditt folk behöver för att uppfylla efterlevnadskraven.

Användare och deras chefer kan också granska sin kompetensprofil, som visar de kompetenser de har uppnått på en gång. Detta gör det möjligt för dem att identifiera eventuella områden där de inte är uppdaterade med efterlevnadskraven och slutföra ytterligare utbildning vid behov, eller arrangera för att dessa färdigheter utvecklas och demonstreras i praktiken.

En annan viktig komponent i efterlevnadsprogram är regelbundna granskningar med användare och deras chefer. Prestationsaktiviteter gör det möjligt för dig att underlätta dessa diskussioner, så att chefer kan säkerställa att teammedlemmar ligger i fas med sin efterlevnadsutbildning och bredare professionella utveckling.

Aviseringar, påminnelser och pågående diskussioner

Med efterlevnadsutbildning är det viktigt att användare vet vilken lärande de behöver slutföra, och när. Du kan använda centraliserade aviseringar för att meddela användare om tilldelad lärande, när ett förfallodatum närmar sig, när en certifiering behöver förnyas och mer.

Program och certifieringar gör det möjligt för dig att ställa in utbrett lärande och nudge-kampanjer. Till exempel kan du begränsa tillgången till påminnelseinnehåll som kommer att göras tillgängligt när en viss tid har passerat. Du kan också använda meddelanden för att säkerställa att användarna inte glömmer bort sin regelefterlevnadsutbildning efter att de har genomfört den, genom att skicka ut utspridda påminnelser om nyckelkoncept.

Medan funktioner som certifieringar och kompetenser gör det möjligt för dig att uppfylla din organisations regelefterlevnadskrav, kommer verklig efterlevnad från att stödja dina medarbetare i att integrera regelefterlevnadsbeteenden i sitt dagliga arbete. Ett sätt att göra detta är genom att skapa arbetsytor, som du kan använda för att starta diskussioner och uppmuntra användare och ämnesexperter att dela kunskap genom att skapa och kuratera resurser. Dessutom erbjuder dessa arbetsytor en extra kanal för att påminna anställda om deras regelefterlevnadsutbildning och hålla koncepten aktuella i deras medvetande. Slutligen kan kursforum tillåta dig att kuratera diskussioner specifikt för varje kurs.

Rapportering

En annan viktig aspekt av din organisations regelefterlevnadskultur är rapportering, då HR-team, chefer och andra användare behöver verifiera att anställda uppfyller sina regelefterlevnadskrav. Det finns ett antal inbyggda rapporter att använda, eller så kan du skapa dina egna skräddarsydda rapporter för att visa en översikt över användarnas utbildning, kompetensprestationer, måluppföljning med mera. Totara's rapportbyggare erbjuder stor flexibilitet, vilket innebär att du kan konfigurera rapporter för den exakta information du behöver.

Dessutom kan du vilja skapa rapporteringsinstrumentpaneler för att ge chefer en bekväm överblick över sina teams framsteg i förhållande till deras regelefterlevnadsträning och mål, och göra det möjligt för dem att identifiera var deras teammedlemmar kanske inte är i överensstämmelse.

Fallstudie: Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Regelefterlevnad är avgörande för organisationer inom vårdsektorn, där effektiv träning kan ha liv-eller-död konsekvenser. Både klinisk och administrativ personal behöver frekvent träning för att säkerställa att de har färdigheter och kunskap för att ge patienter den bästa vården. 

Titta på fallstudievideon nedan för att ta reda på hur Hull University Teaching Hospitals NHS Trust använder program, certifieringar, instrumentpaneler och mer för att övervaka regelefterlevnad över en stor och mobil arbetsstyrka.