Vad är schemalagda rapporter?

I Totara kan du välja att schemalägga rapporter så att de körs automatiskt på inställda tider.

När en schemalagd rapport kräver att ett specifikt objekt väljs innan rapportuppgifterna är tillgängliga, kommer den schemalagda rapporten fortfarande att visa alla poster, och inte bara de som valts, eftersom uppgifterna inte sparas i den schemalagda rapporten.

Till exempel kräver rapporten Utvärderingsinformation att användaren väljer en utvärdering innan rapporten görs tillgänglig. Den schemalagda rapporten baserad på rapporten med utvärderingsdetaljer kommer dock att visa alla utvärderingar (utan detaljerna) eftersom valet av den specifika utvärderingen inte sparas med den schemalagda rapporten.

Schemalagda rapportfunktioner

Det finns två huvudfunktioner som relaterar till schemalagda rapporter. Funktionen totara/reportbuilder:createscheduledreports möjliggör för en användare att skapa schemalagda rapporter. Om en användare inte har denna funktion, kommer de inte att se avsnittet Schemalagda rapporter (dvs. med knappen Skapa schemalagd rapport) när de går till sidan Rapporter.

Dessutom finns det en separat totara/reportbuilder:managescheduledreports funktion som tillåter användare att visa, redigera eller ta bort alla schemalagda rapporter i systemet.

Tomma rapporter

Om du har en schemalagd rapport som förfaller men som inte innehåller några data, kommer den tomma rapporten inte att skickas till de schemalagda mottagarna.

Använd fall: Att få in Totara-data i Microsoft Power BI

Du kan använda schemalagda rapporter för att integrera dina Totara-data i din Microsoft Power BI-analys. Du behöver ett abonnemang på både Microsoft Teams och Microsoft Power BI.

Följ dessa steg:

1. I Microsoft Teams, skapa ett team.
2. Klicka på ikonen med de tre prickarna för det team du skapade, välj sedan Hämta e-postadress. Kopiera e-postadressen.
3. I Totara, ställa in en eller flera schemalagda rapporter och ange e-postadressen i Inställningar för externa användares e-post .
4. När e-posten med den schemalagda rapporten skickas till e-postadressen i Microsoft Teams, kommer du att kunna nå den i Microsoft Teams.
5. När de bifogade filerna finns i Microsoft Teams kan du använda dem för att skapa rapporter och instrumentpaneler på Power BI fliken.

Nästa steg

• Schemalägg en rapport
• Schemalagda rapportinställningar