Änderungen am Personal

Wenn Sie Totara Perform und Leistungsaktivitäten verwenden, müssen Sie möglicherweise mit einem Personalwechsel umgehen, z. B. einem Wechsel des Managers oder einem neuen Mitarbeiter.

Der/die Betreff(e) einer Aktivität werden durch die Zuweisung zu einer Aktivität bestimmt. Die antwortenden Teilnehmer werden basierend auf den Beziehungen zwischen Teilnehmer/Teilnehmer zum Zeitpunkt der Erstellung einer Subjektinstanz bestimmt.

Wenn sich der Manager eines Nutzers ändert, während der Nutzer über offene Leistungsaktivitäten verfügt, wird die Kopfzeile der Leistungsaktivität aktualisiert, um sowohl den Namen des aktuellen als auch des ehemaligen Managers anzuzeigen. Sobald eine Leistungsaktivität abgeschlossen ist, werden keine weiteren Änderungen am Manager des Nutzers angezeigt. Die abgeschlossene Aktivität zeigt dem Manager immer zum Zeitpunkt des Abschlusses und stellt so die historische Genauigkeit sicher.

Performance-Aktivitäten dienen dem Schutz sensibler Informationen, indem sie nur den entsprechenden Nutzern angezeigt werden. Wenn Nutzer jedoch Rollen oder Beziehungen zu anderen Nutzern ändern, ist es möglich, dass Informationen über eine Leistungsaktivität an neue Nutzer weitergegeben werden. Beispielsweise kann ein Manager neue Leistungsaktivitätsantworten seiner ehemaligen Teammitglieder sehen, nachdem er die Teams gewechselt hat. Überprüfen Sie immer, ob Ihre Prozesse so eingerichtet sind, dass sie die Daten von Totara-Nutzern schützen. Dazu gehört, wie lange Sie Nutzerdaten speichern, was passiert, wenn sich Nutzer oder Aufgaben ändern, ob die enthaltenen Informationen potenziell sensibel sind und andere Datenschutzaspekte.

Teilnehmeränderungen verwalten

Bei sich wiederholenden Aktivitäten oder wenn das Fenster zur Erstellung von Aktivitäten geöffnet ist, wird die Aufgabe zur Erstellung von Cron-Betreffinstanzen wiederholt ausgeführt. Jedes Mal, wenn eine Subjektinstanz generiert wird, werden auch Teilnehmerinstanzen für die mit diesem Subjekt verbundenen Aktivitätsbeziehungen erstellt.

Teilnehmer können auch manuell hinzugefügt werden. Teilnehmerinstanzen, die manuell hinzugefügt werden, sind nur für diese einzelne Subjektinstanz relevant. Sie müssen jedes Mal ausgewählt werden, wenn eine Subjektinstanz generiert wird, auch wenn es sich um eine sich wiederholende Aktivität handelt. Weitere Informationen zum manuellen Hinzufügen von Teilnehmern finden Sie auf der Seite Verfügbarkeit von Leistungsaktivitäten manuell verwalten.

Erstellung und Abschluss dynamischer Teilnehmerinstanzen

In Totara Perform gibt es zwei Einstellungen, die die Erstellung und den Abschluss von Teilnehmerinstanzen steuern. Beide können über die Funktionen Konfigurieren aktiviert werden:

Erstellung von Teilnehmerinstanzen für Rollenänderungen aktivieren: Beim nächsten Cron-Lauf wird eine Teilnehmerinstanz für jeden Nutzer in einer Aktivitätsbeziehung erstellt, bei der dieser Nutzer noch keine Aktivitätsinstanz hat. Beispiel: ActivityA für SubjectZ hat einen Teilnehmer, Manager1. Wenn die Aktivität aktiviert ist, werden Teilnehmerinstanzen für SubjectZ und Manager1 erstellt. Danach wechselt der Manager von SubjectZ zu Manager2. Beim nächsten Cron-Lauf wird eine Teilnehmerinstanz für Manager2 erstellt.
Abschluss der Teilnehmerinstanz für Rollenwechsel aktivieren: Die Teilnehmerinstanzen für jeden Nutzer, der eine Aktivitätsbeziehung verlassen hat, werden geschlossen, wenn diese Teilnehmerinstanz nicht gestartet wurde, d. h. den Status 'nicht gestartet' hat. Wenn diese Teilnehmerinstanz in Bearbeitung oder abgeschlossen ist, wird sie nicht geschlossen, es sei denn, andere Einstellungen (z. B. Schließen nach Abschluss) werden festgelegt. Beispiel: ActivityA für SubjectZ hat einen Teilnehmer, Manager1. Wenn die Aktivität aktiviert ist, werden Teilnehmerinstanzen für SubjectZ und Manager1 erstellt. Danach wechselt der Manager von SubjectZ zu Manager2. Beim nächsten Cron-Lauf wird die Teilnehmerinstanz für Manager1 geschlossen, wenn Manager1 die Aktivität nicht gestartet hat.

Diese Einstellungen ermöglichen es den Teilnehmern einer Aktivität, sich zu ändern, wenn sich die Nutzer in den Aktivitätsbeziehungen ändern. Diese Einstellungen haben keinen Einfluss auf das Thema der Aktivität.

Beachten Sie, dass diese globalen Einstellungen auch für einzelne Leistungsaktivitäten überschrieben werden können. Gehen Sie dazu zur Registerkarte Zuweisungen, aktivieren Sie Globale Einstellungen überschreiben und aktivieren oder deaktivieren Sie die Einstellungen nach Bedarf mit den Umschaltern.

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