Schnellstartanleitung für Site-Administratoren

Erste Schritte

Der Site-Administrator ist eine der Standardrollen in Totara. Als Site-Administrator verfügen Sie über die höchsten Berechtigungen und Fähigkeiten. Sie können anderen Benutzern die Rolle des Site-Administrators zuweisen, aber diese Rolle kann nicht gelöscht werden.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Site-Administratoren und Site-Managern sowie anderen Rollen zu verstehen. Normalerweise möchten Sie nicht viele Site-Administratoren auf Ihrer Website haben – Sie sollten die Rolle Site Manager für die tägliche Websiteverwaltung und nur die Rolle Site-Administrator für die Websiteverwaltung verwenden. Sie können sogar eine separate Rolle erstellen, die nur die Berechtigungen und Fähigkeiten enthält, die Sie täglich benötigen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie oder andere Nutzer nicht versehentlich die Konfiguration und wichtige Einstellungen Ihrer Website ändern.

Sehen wir uns die Grundlagen an, wie man ein Site-Administrator ist.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie direkt mit der Konfiguration Ihrer Website beginnen, machen Sie sich mit der Navigation von Totara vertraut.

Wenn Sie Ihre Totara Website konfigurieren möchten oder wenn Sie Ihre Totara Website zum ersten Mal einrichten, beachten Sie Folgendes:

• Wie greifen Nutzer auf die Website zu? Werden Logins bereitgestellt oder erstellen Nutzer ihre eigenen Konten?

• Welche Produkte verwenden Sie und welche Funktionen werden verfügbar sein?

• Wird der Gastzugang erlaubt?

• Wird Ihre Website mehrere Sprachen benötigen?

• In welchem Format befinden sich Ihre Nutzerdaten derzeit?

Aussehen und Gefühl

Bevor Ihre Nutzer Ihre Website nutzen, wird empfohlen, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Website an die Marke Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können dies zu einem späteren Zeitpunkt tun und das Erscheinungsbild Ihrer Website kontinuierlich aktualisieren. Es wird jedoch empfohlen, Ihre Website vor dem Hinzufügen von Benutzern anzupassen. Denken Sie daran, dass Sie nicht möchten, dass Ihre Nutzer eine leere Website ohne Markennamen sehen, bevor Sie bereit sind, sie zu sehen. 

Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Totara Website auf verschiedene Weise anpassen. Zunächst können Sie Ihr/e Thema(e) ändern, die die Schriftarten, Überschriftstile, Farben und Symbole auf Ihrer Website bestimmen. Sie können auch konfigurieren, wie Themen in den Themeneinstellungen verwendet werden. Wenn Sie Multitenancy verwenden, sollten Sie für jeden Ihrer Mandanten unterschiedliche Themen einrichten. Wenn ja, richten Sie Ihre Mandanten ein und konfigurieren Sie das Thema jedes Mandanten nach Bedarf.

Als Nächstes können Sie die Startseite oder Dashboards Ihrer Website anpassen. Sie können diese verwenden, um wichtige Informationen wie Ankündigungen und Nachrichten zu präsentieren oder bestimmte Inhalte hervorzuheben. 

Schließlich können Sie Blöcke zu den meisten Ihrer Seiten hinzufügen. Dies sind zusätzliche Elemente in Ihrem Seitenlayout, die verwendet werden können, um Informationen zu präsentieren oder nützliche Funktionen anzubieten – z. B. die Anzeige eines Kalenders anstehender Ereignisse oder die Möglichkeit, dass Nutzer schnell zu ihren kürzlich besuchten Inhalten zurückkehren können.

Erfahren Sie mehr über die Anpassung Ihrer Website im Kurs auf Dashboards und grundlegende Themen in der Totara Academy. 

Hierarchien und Aufgabenzuweisungen

Eine der häufigsten und effizientesten Möglichkeiten, Inhalte (wie Kurse oder Leistungsaktivitäten) zuzuweisen, basiert auf den Rollen, die Ihre Nutzer besetzen, und den Teilen Ihres Unternehmens, in denen sie tätig sind. Sie möchten vielleicht, dass alle Nutzer in einer bestimmten Position einen Kurs absolvieren – zum Beispiel möchten Sie, dass alle Berater in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Kurs absolvieren, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Alternativ können Sie allen Nutzern in einem Land eine bestimmte Leistungsaktivität zuweisen, unabhängig von ihrer Rolle.

Sie werden wahrscheinlich Inhalte basierend auf den Rollen Ihrer Nutzer und deren Arbeitsort zuweisen wollen. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie Hierarchien einrichten. Mit diesen können Sie die Struktur Ihrer Rollen, Organisationen und die Beziehungen zwischen ihnen abbilden.

Es ist nützlich, vor dem Hinzufügen von Benutzern zu überlegen, wie Ihre Hierarchien strukturiert werden sollten. Darüber hinaus können Sie dies einrichten, um den HR-Import zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über Positionen, Organisationen und Aufgaben im speziellen Kurs der Totara Academy. 

HR-Import

Der Einstieg in eine neue Plattform kann ein erschreckender potenzieller Kunde sein – die Wahrscheinlichkeit, dass Sie viele Daten verwalten müssen. Glücklicherweise können Sie mit dem HR-Import Ihre Nutzerdaten, Positions- und Organisationshierarchien, Fähigkeiten und mehr automatisch importieren und aktualisieren. Sie können auch Nutzer zu verschiedenen Mandanten hinzufügen, indem Sie den HR-Import verwenden.

Anstatt Ihre Positionen, Organisationen und Nutzer manuell einzurichten, können Sie sie aus einer CSV-Datei oder externen Datenbank importieren.

Sobald Sie die entsprechenden Einstellungen konfiguriert haben, können Sie den HR-Import ausführen, um Ihre Daten in die Website zu importieren.

Erfahren Sie mehr über den HR-Import im Kurs zur Erstellung von Nutzern in Totara in der Totara Academy. 

Zielgruppen

Bei größeren Websites werden Sie wahrscheinlich keine einzelnen Nutzer zu Inhalten zuweisen wollen, da dies viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen kann. Stattdessen können Sie Zielgruppen verwenden, um große Nutzergruppen zu verwalten. Es gibt zwei Arten von Zielgruppen, die Sie verwenden können: Zielgruppen und dynamische Zielgruppen festlegen.

Mit festgelegten Zielgruppen können Sie einfach Nutzer zu einer Zielgruppe hinzufügen und dann Inhalte (wie Kurse oder Programme in Totara Learn oder Fähigkeiten und Leistungsaktivitäten in Totara Perform) der gesamten Gruppe zuweisen. Sie können beispielsweise eine festgelegte Zielgruppe für eine Gruppe von neuen Mitarbeitern erstellen und dann diese Zielgruppe verwenden, um eine Check-in-Leistungsaktivität zuzuweisen, um zu sehen, wie sie ihre neuen Rollen finden.

Alternativ können Sie dynamische Zielgruppen erstellen, die Nutzer basierend auf einer Reihe von Regeln hinzufügen und aus der Zielgruppe entfernen. Sie können beispielsweise eine Zielgruppe einrichten, die alle Nutzer umfasst, die in Großbritannien arbeiten und bereits einen grundlegenden Erste-Hilfe-Kurs abgeschlossen haben. Sie können diese Zielgruppe dann verwenden, um Nutzer, die diese Kriterien erfüllen, automatisch für einen erweiterten Erste-Hilfe-Kurs anzumelden. Sobald ein in Großbritannien ansässiger Nutzer den grundlegenden Erste-Hilfe-Kurs abschließt, wird er für den Aufbaukurs eingeschrieben. Sie können auch eine dynamische Zielgruppe verwenden, um Nutzer automatisch zu einem relevanten Arbeitsbereich (in Totara Engage) hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, z. B. eine, die eingerichtet wurde, um ein bestimmtes Projekt zu besprechen.

Bei dynamischen Zielgruppen werden alle Nutzer, die Sie manuell oder per HR-Import hinzufügen, automatisch basierend auf ihren Regeln zu Ihren Zielgruppen hinzugefügt.

Erfahren Sie mehr über Zielgruppen im speziellen Kurs auf der Totara Academy.

Katalog

Der Katalog macht es für Nutzer einfach und intuitiv, Inhalte zu finden, die für ihre Schulungsbedürfnisse und -interessen relevant sind. Wenn Sie Totara Learn verwenden, zeigt der Katalog alle Kurse, Programme und Zertifizierungen an, die den Lernenden zur Verfügung stehen. Wenn Sie Totara Engage verwenden, können Sie den Katalog auch so konfigurieren, dass nutzergenerierte Inhalte wie nutzergenerierte Ressourcen und Playlisten angezeigt werden.

Erfahren Sie mehr über den Katalog im speziellen Kurs der Totara Academy. 

Seitenrichtlinien

Bevor Sie die Website nun für Ihre Nutzer öffnen, sollten Sie möglicherweise Richtlinien für die Website einrichten. Sie können Aussagen festlegen, denen Ihre Nutzer zustimmen müssen, bevor sie auf Ihre Website zugreifen können. Sie können diese Richtlinien auch in mehreren Sprachen hinzufügen.

Nutzerverwaltung und Nutzerdaten

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Website nutzen, um spezifische Schulungen anzubieten, als Hub für informelles Lernen und Zusammenarbeit oder um die Leistung der Personen in Ihrem Unternehmen (oder einer Kombination davon) zu verwalten, müssen Sie den Nutzern Konten zur Verfügung stellen, damit sie auf die Inhalte Ihrer Website zugreifen können.

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wer Zugriff auf Ihre Website benötigt. Der nächste Schritt, den Sie unternehmen müssen, besteht darin, den Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf Ihre Totara-Website zu gewähren. Je nachdem, wie viele Nutzer Sie haben und welche anderen Anforderungen Sie haben, können Sie eine Reihe verschiedener Authentifizierungsmethoden verwenden, von der Selbstregistrierung bis hin zur Single Sign-On.

Darüber hinaus können Sie feststellen, dass Sie Informationen erfassen möchten, die standardmäßig nicht in Benutzerprofilen enthalten sind. Sie können dies mithilfe von Benutzerprofilfeldern erreichen. Sie möchten beispielsweise wissen, welche Sprachen Ihre Nutzer sprechen. In diesem Fall können Sie ein Feld zu Benutzerprofilen hinzufügen, in dem Nutzer Informationen zu allen Sprachen hinzufügen können, die sie sprechen.

Erfahren Sie mehr über die Erstellung von Nutzern in Totara im speziellen Kurs auf der Totara Academy. 

Nutzerrollen, Berechtigungen und Funktionen

Es gibt eine Reihe von Rollen in Totara, die verschiedenen Nutzern unterschiedliche Berechtigungen und Funktionen gewähren. Totara hat eine Reihe von Standardrollen. Einige davon sind für jedes Totara-Produkt verfügbar (z. B. Website-Administrator oder Lernender), während einige für ein Produkt spezifisch sind (z. B. Bearbeiten von Trainern in Totara Learn).

Zu Beginn müssen Sie fragen, was Ihre verschiedenen Nutzer im System tun müssen. Möglicherweise benötigen Sie eine Handvoll vertrauenswürdiger Website-Administratoren sowie eine Reihe anderer Rollen wie Kursersteller, die Ihre Website mit Lernmaterialien füllen, und Leistungsaktivitätsersteller, die Ihre Leistungsaktivitäten einrichten. Der Großteil Ihrer Nutzer, die der Rolle des Lernenden zugewiesen werden sollen – dies gibt ihnen begrenzte Fähigkeiten im System, ermöglicht es ihnen jedoch, an formellen Lern- und Arbeitsbereichen teilzunehmen, Inhalte zu teilen und Ziele, Fähigkeiten und Leistungsaktivitäten zuzuweisen.

Sie können feststellen, dass Sie die Berechtigungen jeder Rolle bearbeiten möchten. Sie möchten beispielsweise, dass einige Nutzer als Kursersteller fungieren, aber nicht in der Lage sind, Kurse oder Aktivitäten zu löschen. Anstatt die Rolle des Kurserstellers zu ändern, empfehlen wir, die Rolle zu duplizieren und die unerwünschten Funktionen zu entfernen.

Sie können diese Rollen auch auf verschiedenen Ebenen oder Systemkontexten zuweisen. Einer Ihrer Nutzer könnte beispielsweise ein Kursersteller innerhalb einer Ihrer Kategorien sein, was bedeutet, dass er nur neue Kurse in dieser Kategorie erstellen kann. Sie könnten jedoch auch die Rolle des Trainers für bestimmte Kurse in anderen Kategorien zugewiesen bekommen.

Wenn Sie Multitenancy verwenden, müssen Sie auch den Benutzern die Mandantenrollen zuweisen, die jeden Mandanten überwachen.

Erfahren Sie mehr über Nutzerrollen im Kurs zur Nutzerverwaltung auf Website-Ebene in der Totara Academy. 

Verwendung bestimmter Totara Produkte

Bisher haben Sie eine Reihe von Plattformfunktionen eingerichtet, die unabhängig davon gelten, welche Totara Produkte Sie verwenden. Abhängig von den Produkten (oder Geschmacksrichtungen), die Sie installiert haben, gibt es eine Reihe anderer Funktionen, die Sie einrichten müssen. Wenn Sie beispielsweise Totara Learn verwenden, müssen Sie die Kurse, Programme, Zertifizierungen und Lernpläne erstellen, die Ihre Nutzer absolvieren sollen. Wenn Sie Totara Engage verwenden, sollten Sie Arbeitsbereiche einrichten und die Bibliothek und den Katalog mit nützlichen Inhalten vorausfüllen oder die Empfehlungs-Engine einrichten.

Sehen Sie sich die Leitfäden für jedes der Produkte an, die Sie verwenden:

• Erste Schritte mit Totara Learn

• Erste Schritte mit Totara Perform

• Erste Schritte mit Totara Engage

Berichte

Sobald Ihre Nutzer auf Ihrer Website aktiv sind, können Sie mit der Verwendung von Berichten beginnen. Als Website-Administrator können Sie eine Reihe von Berichten einrichten, die Ihnen und anderen Nutzern helfen, zu verstehen, wie Personen Ihre Website nutzen. Mit dem nutzerdefinierten Berichtsgenerator von Totara können Sie nutzerdefinierte standortweite Berichte unter Verwendung einer Reihe von Datenquellen erstellen, die aus verschiedenen Funktionen stammen.

Totara enthält auch eine Reihe nützlicher eingebetteter Berichte, die wertvolle Einblicke in die Nutzung der Website durch Ihre Nutzer bieten können. Als Site-Administrator können Sie auch die eingebetteten Berichte von Totara mit dem Berichts-Builder anpassen.

Erfahren Sie mehr über Berichte im speziellen Kurs auf der Totara Academy.  

Totara Academy

Die Totara Academy umfasst ein Programm, das speziell auf die Bedürfnisse von Website-Administratoren zugeschnitten ist und eine Reihe von Kursen enthält, die sich auf bestimmte Funktionen und Merkmale konzentrieren. Durch E-Learning-Tutorials, Videos, interaktive Simulationen und Quiz werden Sie alle Fähigkeiten entwickeln, die Sie zur Verwaltung einer Totara-Website benötigen. Das Programm sollte etwa zwanzig Stunden in Anspruch nehmen, wenn Sie alle Aktivitäten abschließen.

Finden Sie alle Informationen, die Sie im Site-Administrator-Programm in der Totara Academy benötigen.