Introducción a la gestión de usuarios
  • 25 Oct 2022
  • 4 Minutos para leer

Introducción a la gestión de usuarios


Para aprovechar al máximo tu sitio de Totara, necesitarás personas que no sean tú para usarlo. Totara te permite administrar a tus usuarios de varias maneras, como:

  • Organizarlos en audiencias y grupos
  • Designación de roles que otorgan a los usuarios conjuntos de permisos específicos y personalizables

Esta guía de inicio rápido te ayudará a configurar tus usuarios para garantizar que tengan acceso a la funcionalidad y al contenido que necesitan.

Añadir usuarios

Una vez que hayas configurado tu sitio, puedes comenzar a agregar usuarios. Puedes añadir usuarios manualmente o en bloque, según tus requisitos. Si solo necesitas agregar un pequeño número de usuarios, puedes ingresar sus detalles y configurar sus cuentas manualmente. Si tienes un gran número de usuarios para agregar, crear cuentas manualmente es poco práctico. Puedes cargar datos de usuario desde un archivo para crear nuevos usuarios o actualizar usuarios existentes.

Si también deseas cargar organizaciones, puestos, asignaciones de trabajo y competencias para tus usuarios, puedes usar la importación  de RR.HH. para importar tu información de usuario desde una base de datos o archivo CSV. Antes de ejecutar la importación de RR. HH., es importante verificar la configuración  predeterminada para la importación de RR. HH. y configurar elementos y fuentes para garantizar que la importación se realice sin problemas.

Como alternativa, es posible que desees que los usuarios puedan configurar sus propias cuentas. Si deseas que los usuarios se autoinscriban o utilicen el inicio de sesión único, puedes utilizar una variedad de métodos de autenticación de usuario.

También puedes agregar campos de perfil de usuario personalizados a los perfiles de tus usuarios, lo que te permite capturar cualquier información adicional que necesites.

Políticas del usuario

Es posible que deba modificar la información de las políticas de usuario predeterminadas. Los administradores del sitio pueden configurar la política de usuarios de tu sitio para determinar qué roles se asignan automáticamente a diferentes usuarios y la información que varios usuarios pueden ver.

Asignación de roles

Los roles son una combinación de capacidades y permisos que permiten a los usuarios completar diferentes acciones en diferentes partes del sitio. Por ejemplo, puedes asignar el rol de administrador del sitio a un puñado de usuarios de confianza, lo que les permite configurar los ajustes del sitio, configurar audiencias, cambiar la forma en que aparece el sitio y más. Como alternativa, es posible que desees asignar otros roles a tus usuarios para permitirles cambiar solo la configuración dentro de partes del sitio de las que son responsables, como cursos o actividades de rendimiento. 

También puedes agregar nuevos roles y editar roles existentes, cambiando los permisos para que se adapten a tus requisitos exactos.

Piensa detenidamente en qué permisos deseas otorgar a tus usuarios. Por ejemplo, no quieres que demasiadas personas cambien la configuración de todo el sitio o tengan acceso a datos confidenciales, por lo que debes asignar roles como Administrador del sitio o Administrador del sitio con moderación.

Grupos y audiencias

Una vez que hayas agregado usuarios al sistema, puedes clasificarlos en grupos (solo Totara Learn) y audiencias. Los archivos Groups se utilizan a nivel de curso o actividad (en Totara Learn), mientras que las audiencias se pueden configurar globalmente. 

Por ejemplo, si estás usando Totara Learn, es posible que desees crear un grupo para cada nuevo lote de usuarios para que los usuarios solo puedan acceder al contenido asignado a su grupo. Puedes clasificar manualmente a tus usuarios en grupos o generar grupos automáticamente. Por lo tanto, si deseas dividir a los usuarios en grupos más pequeños para una actividad de foro a fin de fomentar la participación, puedes generar automáticamente grupos de veinte usuarios basados en sus apellidos, tomados de sus perfiles.

Alternativamente, puedes usar audiencias para agrupar a tus usuarios según requisitos compartidos, ubicación geográfica o cualquier otro criterio. Para audiencias más pequeñas que no esperas cambiar con frecuencia, puedes crear manualmente audiencias establecidas. Para grupos grandes o que cambian continuamente, puedes configurar audiencias dinámicas, en las que los usuarios se agregan o eliminan automáticamente según la definición de la audiencia. Además, puedes cargar audiencias existentes desde un archivo CSV, lo que te permite configurar rápidamente tus audiencias de usuario para que puedas comenzar a asignar contenido de inmediato.

Asignaciones de trabajo y equipos

Junto con sus roles en Totara (como Editing Trainer, Workspace Creator y Performance Activity Creator), las personas dentro de su organización pueden tener muchos cargos y responsabilidades diferentes. Estos pueden reflejarse en el sistema utilizando asignaciones de tareas. Dentro de Totara, las asignaciones de trabajo te permiten crear roles de trabajo y asignar gerentes a esas asignaciones de trabajo. Por ejemplo, un usuario podría gestionar un equipo de diseñadores, pero también ser un primer candidato que informa al oficial de salud y seguridad de la organización. En este caso, podrían configurarse con asignaciones de trabajo para garantizar que puedan acceder a la capacitación adecuada para sus dos roles. Puedes administrar las asignaciones de trabajo utilizando la importación de RR. HH. o manualmente en el perfil de un usuario.

Con las asignaciones de tareas configuradas, los gerentes pueden ver su equipo, lo que les permite ver planes de aprendizaje, evaluaciones y más.

Próximos pasos

C001 - Creating usersThe Totara Academy has a whole course dedicated to Creating users in Totara. Here you can learn more on how to add users, manage their data, see best practice, and give it a go yourself.

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