Evaluaciones heredadas

Los cursos, programas, certificaciones, competencias y objetivos de aprendizaje del plan de aprendizaje de una persona se pueden incorporar automáticamente a un formulario de evaluación para evaluar el aprendizaje formal e informal realizado tanto interna como externamente en el sistema. El sistema de evaluación dentro de Totara permite a los gerentes y evaluadores capturar, evaluar y facilitar el debate sobre el desarrollo profesional y personal del personal en toda la organización.

Con una variedad de tipos de preguntas configurables y personalizables que incluyen opciones múltiples, escalas personalizadas, texto e imágenes junto con flujos de trabajo para usuarios, gerentes, gerentes y un evaluador designado, el sistema de evaluaciones ofrece una alternativa automatizada a los formularios en papel.

Administrar evaluaciones

Totara proporciona un generador de formularios de evaluación para permitir que un administrador cree formularios de evaluación personalizados y asigne los formularios a grupos de personas dentro de su organización. Por lo general, el proceso de evaluación se lleva a cabo en un plazo específico, por lo que los administradores pueden definir “Etapas” específicas durante las cuales se deben completar ciertas acciones. También es posible notificar a los participantes que las acciones son necesarias o están vencidas.

Los formularios de evaluación se gestionan en todo el sitio al ir al menú  de acceso >rápido Evaluaciones > Administrar evaluaciones.

Se mostrará una descripción general de las evaluaciones existentes, incluido el nombre, la fecha de inicio, el número de usuarios asignados, el estado de la evaluación y una serie de opciones para editar, copiar, eliminar o activar la evaluación.

Evaluación activada

Una vez que una evaluación ha sido completada con etapas, preguntas y roles, y los usuarios han sido asignados a la evaluación, debe ser activada para que los evaluadores puedan acceder y completar el formulario.

Por defecto, no se envían notificaciones al momento de la activación; sin embargo, puedes definir los correos electrónicos que se enviarán al crear un evento de “asignado obtiene acceso a la evaluación” dentro del área de notificaciones de la evaluación.

Todas las evaluaciones asignadas recibirán esta notificación por correo electrónico para alertarlas sobre la activación de la evaluación. Las evaluaciones agregadas a una evaluación dinámica activada recibirán la notificación de activación de la evaluación cuando se asigne.

Destinatarios de correo electrónico de activación y múltiples asignaciones de tareas

El gerente del evaluado (y su gerente y evaluador) también pueden recibir notificaciones de activación. El punto en el que el jefe de equipo recibe la notificación depende de la configuración de asignación de trabajos múltiples dentro del área Configurar características.

Cuando las evaluaciones se asignan a la evaluación, su gerente designado recibe la notificación de acuerdo con lo siguiente:

• Si se deshabilitan varias configuraciones de trabajo, el evaluado tendrá un gerente que recibirá la notificación de activación al mismo tiempo que el evaluado.
• Si se habilitan múltiples ajustes de trabajo, solo el evaluado recibe la notificación de activación inicialmente. Una vez que el evaluado haya visto la evaluación y seleccionado su asignación de trabajo relevante, los mensajes de activación se enviarán al gerente del evaluado.

Modificar una evaluación

Las evaluaciones existentes se pueden modificar hasta que se activen y estén disponibles para los usuarios.

Para modificar una evaluación existente, selecciona el botón Ajustes (icono de lápiz) debajo de la columna Opciones.

Para duplicar una evaluación, incluidas todas las etapas, páginas y elementos, seleccione el botón Copiar. Aparecerá una copia clonada de la evaluación que luego puedes actualizar.

Desbloquear una evaluación

Los usuarios a los que se les ha asignado un rol con la totara/appraisal:unlockstages capacidad, pueden desbloquear y volver a abrir etapas cerradas previamente para un evaluado específico para uno o todos los roles, y para cualquier etapa del formulario de evaluación. 

En la pestaña Asignaciones del formulario de evaluación seleccionado, seleccione el ícono de engranaje correspondiente () en la columna Editar etapa actual.

En la pantalla Editar etapa actual, seleccione la persona requerida que aparece en Rol/usuario para cambiar o seleccione Todos los roles. Utilice el menú desplegable Establecer etapa actual para desbloquear la sección requerida para los roles seleccionados. Elige Guardar cambios para desbloquear la etapa especificada para los usuarios seleccionados o Cancelar para volver a la pantalla de inicio de la pestaña Asignaciones. 

Las etapas de desbloqueo no eliminarán ninguna de las respuestas de los usuarios; en su lugar, los usuarios podrán ver y editar respuestas anteriores. 

Es posible que solo desees desbloquear una evaluación para un solo usuario o para todos los usuarios. Si estás desbloqueando una evaluación para un solo usuario, cada etapa no requerirá que otros usuarios la vuelvan a completar. Por ejemplo:

• La etapa 1 requiere la participación del gerente y del usuario
• La etapa 2 requiere el aporte del usuario
• La etapa 3 requiere la opinión del gerente y del usuario

Si la etapa tres se completó y luego se desbloqueó de nuevo a la etapa uno para el gerente, el gerente tendría que hacer sus cambios y completar la etapa uno nuevamente. Una vez que completen la etapa uno, la evaluación saltará inmediatamente a la etapa tres, ya que la etapa dos no requiere ningún aporte del gerente. Si eliges desbloquear la evaluación para Todos los roles, cada usuario deberá completar cada etapa nuevamente, incluso para las etapas que no necesitan modificar.

Cerrar evaluación

Si una evaluación activada necesita ser eliminada de los usuarios asignados por algún motivo, puede ser cerrada. Esto significa que los usuarios no necesitan completar la evaluación y dejarán de recibir notificaciones al respecto. Después de cerrar una evaluación, también se puede eliminar usando el botón Eliminar en la columna Opciones.

El enlace Activar en una evaluación activada se convierte en un enlace Cerrar. Ten en cuenta que el botón Eliminar está sombreado porque no se puede eliminar una evaluación activa.

1. Selecciona el enlace Cerrar para finalizar la evaluación. Se mostrará el número de usuarios que no han completado la evaluación.
2. Marca Enviar alerta a los usuarios afectados si los usuarios deben recibir una notificación de que la evaluación está siendo cerrada.
3. Ingrese un título de alerta que será el asunto de la notificación por correo electrónico que reciben los usuarios. Esta también será la línea que aparece en las alertas del panel del usuario.
4. Ingresa un cuerpo de alerta que será el cuerpo de la notificación por correo electrónico que reciben los usuarios. Esto también estará disponible si el usuario hace clic en el ícono de información en el área de alertas del tablero para obtener más detalles sobre la notificación.
5. Haga clic en el botón Cerrar evaluación.

Crear evaluación

1. Para crear una nueva evaluación, seleccione el botón Crear evaluación.
2. Ingrese el nombre de la evaluación e incluya una breve descripción (la descripción solo se muestra en el PDF de la instantánea). 
3. Seleccione el botón Crear evaluación.

Aparecerá la página Contenido que contiene las etapas y el contenido de la evaluación.

Una evaluación consta de varias etapas, con una etapa que significa un período de tiempo en el que ciertos usuarios deben completar acciones específicas. Las etapas se utilizan para mostrar a los usuarios su progreso a través de la evaluación, controlar cuándo pueden ocurrir ciertas acciones y actuar como hitos para las notificaciones y los informes. Cada etapa puede contener varias páginas o formularios que incluyen elementos como preguntas o información.

Etapa de Evaluación Creada

1. Seleccione el botón Añadir etapa para crear una nueva etapa de evaluación.
2. Completa las opciones de la etapa:
   • Nombre: Ingrese un nombre para la nueva etapa que describa la etapa tanto para los administradores como para los usuarios de la evaluación.
   • Descripción: Escribe una descripción de esta etapa que proporcione más detalles sobre el propósito de la etapa.
   • Completar antes de: Ingrese la fecha en la que esta etapa debe completarse. Esta fecha es utilizada por notificaciones e informes para identificar evaluaciones vencidas. Las fechas de finalización de la etapa también determinan el orden de las etapas.
   • Bloquear etapa después de la finalización: Marque la casilla de verificación junto a las funciones que deberían evitarse de modificar sus respuestas en esta etapa después de que la etapa haya sido marcada como completa.
   • Nombres de las páginas (opcional) Para crear páginas de preguntas para esta etapa, ingresa el nombre de cada página en una línea separada. También podrás agregar páginas más adelante.

3. Selecciona el botón Añadir etapa para guardar estos ajustes.

Después de que se ha creado una etapa, se puede editar o eliminar usando los íconos de la columna Opciones. Puedes continuar agregando etapas adicionales o comenzar a añadir páginas y elementos a la etapa.

Crear páginas dentro de una evaluación

Las páginas proporcionan una forma de dividir los formularios de evaluación largos en secciones lógicas. Los usuarios que completen la evaluación solo verán las preguntas de una página a la vez.

1. Para añadir una nueva página y comenzar a construir el contenido de la evaluación, selecciona el botón Añadir nueva página.
2. Ingresa un Nombre para esta página de contenido y luego selecciona el botón Añadir nueva página.

La nueva página aparecerá debajo de la etapa. El orden de las páginas dentro de la etapa será el mismo orden que se muestra a los usuarios que completan la evaluación. Las páginas se pueden reordenar usando el ícono de flecha multidireccional, actualizarse seleccionando el botón Ajustes (icono de lápiz) o eliminarse seleccionando el botón Eliminar.

Para mover la página a una etapa diferente, selecciona el ícono de flecha multidireccional y arrastra la página a la nueva etapa. Si el movimiento es exitoso, la página se actualizará automáticamente y la página movida ya no aparecerá para la etapa actual.

Añadir elementos a una página de evaluación

Una vez que se haya creado una página, aparecerá un menú desplegable a la derecha de la página. Este menú desplegable le permite seleccionar elementos para agregar a la página.

Los tipos de elementos incluyen:

• Pregunta: crea una pregunta personalizada para que el usuario responda. Esto podría incluir opciones múltiples, escalas de calificación, cargas de archivos o áreas de entrada de texto.
• Pregunta de revisión: Revisar los datos de otra área del sistema de gestión del aprendizaje de Totara como parte de la evaluación. Esto incluye metas y elementos del Plan de aprendizaje, como cursos, competencias, objetivos y otra evidencia.
• Elemento sin pregunta: muestra información adicional en la evaluación, como una imagen fija, texto o información del perfil del usuario.

Para añadir uno de los elementos anteriores:

1. Elige un elemento del menú desplegable y luego selecciona el botón Añadir.
2. Completa la información requerida, incluidos los permisos.
3. Seleccione el botón Guardar cambios en el cuadro de diálogo. 

El nuevo elemento aparecerá debajo del menú desplegable.

Repita estos pasos para crear etapas, páginas y elementos adicionales dentro de la evaluación. Ten en cuenta que el orden de los elementos mostrados será el mismo cuando los usuarios que completen la evaluación vean la página.

Permisos

Al añadir un elemento a una página, aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá configurar el elemento. Parte de la configuración del elemento es decidir quién tendrá que responder a la pregunta y quién puede ver la pregunta y las respuestas de otros usuarios. La sección Permisos le permite seleccionar qué roles de usuario verán este elemento, qué roles de usuario se requieren para responder y qué roles de usuario pueden ver las respuestas de otros usuarios en la evaluación. Es posible tener preguntas que solo sean visibles para los gerentes, evaluadores, etc. y que sean respondidas por estos.
 
Después de que se haya agregado al menos una pregunta a la página, aparecerá una casilla de verificación adicional arriba de Permisos que pregunta si los permisos de la nueva pregunta deben ser los mismos que los de la pregunta anterior. Al marcar la casilla, se marcarán automáticamente los mismos permisos que se definieron en la pregunta anterior. Esas opciones se pueden anular si es necesario.

Pregunta

Las preguntas requieren una respuesta y, por lo tanto, son útiles para obtener información y proporcionar un espacio para que la persona que completa la evaluación agregue su propio contenido (es decir, datos, perspectivas u otros pensamientos). 

Todas las preguntas tendrán dos campos estándar que se deben completar al agregarlas:

• Pregunta Ingrese el texto de la pregunta que se está planteando para la evaluación.
• Permisos: Marque la opción Igual que la pregunta anterior para transferir los permisos de la última pregunta. Marca la casilla de verificación junto a los roles que necesitan Responder la pregunta, son Requeridos para responder la pregunta y no podrán guardar el formulario a menos que completen una respuesta y puedan Ver las respuestas de otros roles a la pregunta.

Cada pregunta también puede tener una opción de configuración específica, que serán los detalles a continuación, junto con una pérdida de los tipos de preguntas disponibles. 

Revisar pregunta

Permitir que los datos se importen de planes de aprendizaje, metas o aprendizaje requerido para su revisión en la evaluación. Cuando los usuarios estén trabajando en el proceso de evaluación, seleccionarán las competencias, cursos, etc. específicos que desean incorporar a la evaluación para su revisión.

Hay algunos ajustes comunes que se pueden configurar al agregar una pregunta de revisión:

• Pregunta Ingrese el texto de la pregunta que se está planteando para la evaluación.
• Campos múltiples Por defecto, cuando se desactivan los campos múltiples, se proporcionará un cuadro de texto por elemento de revisión para que los usuarios pongan sus respuestas. Cuando los campos múltiples están activados, puedes crear varias casillas de texto por cada elemento de revisión, cada una con supropio título. Introduzca un título (tal como una pregunta relacionada a la revisión de elementos) para cada caja de texto que quieras proveer.
• Permisos Marca la opción Igual que la pregunta anterior para transferir los permisos de la última pregunta. Marca la casilla de verificación junto a los roles que necesitan Responder la pregunta, son Requeridos para responder la pregunta y no podrán guardar el formulario a menos que completen una respuesta y puedan Ver las respuestas de otros roles a la pregunta.

Algunas preguntas de revisión también tienen opciones de configuración específicas, que serán detalles a continuación, junto con una pérdida de los tipos de preguntas de revisión disponibles. 

Elemento que no es pregunta

Le permite mostrar información, en lugar de preguntas, al usuario que completa la evaluación. Esto podría ser útil si deseas que usen los datos para tomar una decisión o si deseas proporcionar información adicional para ellos. 

Todas las no preguntas tendrán dos campos estándar para ser completados al agregarlas:

• Pregunta Ingrese el texto de la pregunta que se está planteando para la evaluación.
• Permisos: Marque la opción Igual que la pregunta anterior para transferir los permisos de la última pregunta. Marca la casilla de verificación junto a los roles que necesitan Responder la pregunta, son Requeridos para responder la pregunta y no podrán guardar el formulario a menos que completen una respuesta y puedan Ver las respuestas de otros roles a la pregunta.

Cada no pregunta también puede tener opciones de configuración específicas, que serán los detalles a continuación, junto con una pérdida de los tipos de preguntas disponibles. 

Cada elemento de la página se muestra con el texto de la pregunta y el tipo de elemento. Cada elemento se puede actualizar seleccionando el botón Ajustes (icono de lápiz), duplicar seleccionando el botón Copiar o eliminar seleccionando el botón Eliminar.

Los elementos se pueden mover haciendo clic en el ícono de flecha multidireccional y arrastrando y soltando el elemento en una nueva ubicación. Los elementos se pueden mover a una nueva página arrastrando el elemento sobre el título de la página y soltándolo cuando el área alrededor del título de la página esté resaltada. Si el movimiento fue exitoso, la página se actualizará automáticamente y el elemento ya no aparecerá en la página original. Los elementos también se pueden mover a una nueva etapa arrastrando el elemento sobre el título de la etapa y soltándolo cuando el área alrededor del título de la etapa esté resaltada. El elemento se añadirá como el primer elemento en la primera página de la etapa de destino.

Creando notificaciones de evaluación

Las notificaciones específicas de la evaluación se pueden configurar en la pestaña Mensajes. Esto podría incluir recordatorios y mensajes de seguimiento para los usuarios asignados.

Creación de mensajes de evaluación

1. Seleccione el botón Crear mensaje para añadir una nueva notificación.
2. Completa las opciones de mensaje.
3. Haga clic en el botón Guardar cambios.

Todos los mensajes de notificación creados para esta evaluación se mostrarán en la pestaña Mensajes. Un mensaje se puede editar o eliminar usando los íconos que se encuentran en la columna Opciones.

Ajustes 

Marcadores de posición

Dentro del cuerpo de tu mensaje, es posible usar marcadores de posición, que se utilizan para personalizar mensajes sin tener que escribirlos varias veces. 

Asignación de evaluaciones

Después de crear una evaluación, los usuarios pueden ser asignados a ella en la pestaña Asignaciones. Las asignaciones de usuarios pueden ocurrir en cualquier momento durante la creación de la evaluación. La evaluación no se liberará a los usuarios hasta que se seleccione el enlace Activar ahora. Mientras tanto, el estado de la evaluación se establece en Borrador.

Se puede asignar una evaluación a los usuarios según su audiencia, organización o posición. Seleccione el tipo de grupo que desea asignar en el menú desplegable Asignar grupo de usuarios.

Seleccione el botón Guardar.

El tipo de asignación y todos los usuarios asignados aparecerán ahora en la pestaña Asignaciones. Se puede asignar una evaluación a varios grupos.

Un administrador del sitio o un usuario con la totara/appraisal:unlockstages capacidad establecida para Permitir , puede reabrir o desbloquear una etapa completada para un rol de evaluación específico (p. ej., Usuario, Gerente, Evaluador, etc.) o todos los roles, dentro del formulario de evaluación de un usuario específico, a través del área de gestión de evaluación en la pestaña Asignaciones. 

Grupos asignados

Esta sección muestra:

• Tipo de asignación El tipo de grupo que ha sido asignado (audiencia, posición u organización).
• Grupo asignado El nombre de la audiencia, posición u organización que se asignó.
• ¿Incluir Grupos Secundarios? Configurado en Sí, las organizaciones o posiciones secundarias debajo del grupo asignado también se incluirán en la evaluación. Configurado en No, solo la organización o posición enumerada en el campo Grupo asignado se añadirá a la evaluación. Este campo no se puede actualizar; si es necesario cambiar el valor, elimine el grupo de asignación actual usando el ícono Eliminar debajo de la columna Opciones y vuelva a crearlo con el valor correcto.
• Alumnos: la cantidad de usuarios que actualmente pertenecen al grupo según las selecciones anteriores.

• Acciones Para eliminar una asignación, selecciona el botón Eliminar en la columna Acciones junto al grupo que debe ser eliminado.

Usuarios Asignados

Esta sección muestra:

• Usuario: enumera los usuarios que han sido asignados como parte de uno de los grupos y el nombre de cada usuario se vincula a su perfil de usuario.

• Asignado vía: se mostrarán los grupos a los que el usuario está asignado vía . Es posible que un usuario haya sido asignado a una evaluación a través de varios grupos.
• Etapa actual Muestra el nombre de la etapa de evaluación que el usuario completará a continuación.
• Editar etapa actual Los administradores del sitio y los usuarios con permiso totara/appraisal:unlockstages pueden cambiar o desbloquear la etapa de un usuario.

El menú desplegable Mostrar entradas le permite seleccionar el número de filas de usuarios que se mostrarán por página. Usa los botones de la esquina inferior derecha para ir a páginas adicionales.

Utiliza el cuadro de búsqueda para introducir el nombre de un usuario y presiona la tecla Intro para buscar usuarios.

Vista previa de la evaluación

En cualquier momento, el administrador del sitio puede previsualizar la evaluación seleccionando el botón Preview appraisal.

El usuario puede seleccionar qué rol previsualizar evaluación como Usuario, Gerente, Gerente del Gerente y Evaluador. La vista previa aparecerá en una ventana separada.

Se mostrarán las etapas de la evaluación. Selecciona el botón Vista previa para ver las páginas y los elementos dentro de esa etapa.

Se mostrarán páginas y elementos. El administrador puede seleccionar respuestas y navegar por las páginas, pero no tendrá acceso para guardar el progreso, completar etapas, guardar una instantánea en PDF o imprimir la evaluación.

Activar una evaluación

Evaluaciones estáticas frente a dinámicas

Si las evaluaciones dinámicas están habilitadas, las evaluaciones pueden activarse sin usuarios en un grupo de asignación, y se pueden realizar cambios de asignación mientras una evaluación está activa.

Activar una evaluación la pone a disposición de los usuarios en su página de Evaluaciones. Cuando se activa una evaluación, la lista de usuarios asignados está bloqueada, lo que significa que solo a los usuarios que están en los grupos en ese momento se les asignará la evaluación.

Si, por ejemplo, un usuario se une a una organización que ya tiene una evaluación activada, el nuevo usuario no será asignado a la evaluación. Los usuarios tampoco serán eliminados de una evaluación; si un usuario ya no cumple con los requisitos del grupo porque ha cambiado de organización, posición o ha sido eliminado de una audiencia, se les asignará la evaluación.

Para activar una evaluación, selecciona el enlace Activar en la página Administrar evaluaciones o selecciona Activar ahora cuando estés editando una evaluación.

La activación de la evaluación comenzará con un proceso de revisión.

El sistema comprobará que:

• Los grupos de usuarios (organizaciones, posiciones, audiencias) han sido asignados a la evaluación (a menos que se hayan activado evaluaciones dinámicas)
• Hay preguntas que se pueden responder
• Cada etapa de la evaluación tiene una fecha de finalización válida

Si se encuentra algún problema, se mostrarán mensajes de error. Una vez que se hayan resuelto los errores, selecciona el enlace Activar para comenzar el proceso de activación nuevamente.

Si no se encuentran errores y estás listo para activar la evaluación, selecciona el botón Activar.

Ten en cuenta que la activación de una evaluación deshabilita tu capacidad para actualizar etapas, páginas y preguntas y, a menos que se hayan activado evaluaciones dinámicas, bloquea la lista de usuarios asignados, lo que significa que no se pueden asignar nuevos grupos. Si se agrega un nuevo usuario a uno de los grupos existentes en la asignación de la evaluación, ese usuario no se agregará a la evaluación.

Después de que se ha activado una evaluación, el Estado se actualizará a Activo. Una vez que el evaluado ha visto su evaluación por primera vez, su gerente, el gerente del gerente y el evaluador verán la evaluación en su página Todas las evaluaciones y comenzarán a recibir notificaciones que han sido configuradas para la evaluación.

Ver evaluaciones propias

Los usuarios que puedan acceder a una evaluación avanzarán a través del mismo flujo de trabajo, independientemente de su rol. Las diferencias ocurren dentro de preguntas individuales o elementos de la evaluación. Por ejemplo, una pregunta puede requerir una función para responder, mientras que una respuesta puede ser opcional o no permitida en otras preguntas.

Para ver las evaluaciones, pase el cursor sobre Evaluaciones en el menú de navegación principal y seleccione Última evaluación o Todas las evaluaciones.

Las pestañas que se muestran dependerán del rol y los permisos del usuario conectado. Seleccione la pestaña adecuada para ver las evaluaciones que se han asignado.

La descripción general de cada evaluación incluye:

Selecciona el nombre de la evaluación vinculada para verla. Si tienes varias asignaciones de tareas, la primera vez que veas la evaluación, tendrás que seleccionar la asignación de tareas correspondiente relacionada con tu evaluación antes de que puedas ver el contenido de la evaluación.

Una vez que haya seleccionado una asignación de tarea, se muestran las etapas de la evaluación y otros usuarios asignados con los roles relevantes tendrán acceso a ella. Ten en cuenta que solo una etapa estará disponible; las otras etapas estarán disponibles automáticamente según la configuración de las fechas de inicio en la configuración de la evaluación.

Cada etapa tendrá una fecha de finalización detallada. Es posible que recibas notificaciones en tu panel de control y por correo electrónico cuando haya una nueva evaluación disponible, si se acerca la fecha límite de una etapa o si una etapa está vencida.

Los gerentes, gerentes de gerentes y evaluadores tienen acceso para ver y responder a las evaluaciones de los usuarios. Un elemento de evaluación puede requerir respuestas de todos los roles, mientras que otro solo requiere respuesta del usuario y del gerente del usuario.

En este caso, un Manager se refiere al usuario que está configurado en su perfil de usuario en el campo Manager para la asignación de trabajo adecuada. El gerente del gerente es el gerente de su gerente. El Evaluador es la configuración del usuario en su perfil de usuario en el campo Evaluador para la asignación de tarea adecuada.

Guardar o imprimir una evaluación

Para guardar una copia de tu evaluación actual, incluidas las respuestas a los elementos hasta ahora, selecciona el botón Guardar imagen instantánea de PDF. Se guardará una copia en PDF de la evaluación y se mostrará bajo el nombre de la evaluación en la página Todas las evaluaciones. También puedes descargar una copia seleccionando el botón Descargar ahora.

Para imprimir una copia de la evaluación, seleccione el botón Imprimir. Se le pedirá que seleccione qué etapas se imprimirán. Marca la casilla de verificación junto a Dejar espacio en la impresión para escribir comentarios para incluir espacio adicional debajo de cada elemento en la página para escribir comentarios a mano.

Selecciona el botón Imprimir ahora. Aparecerá el cuadro de diálogo de la impresora del navegador. Las opciones disponibles para imprimir dependerán del navegador que estés utilizando.

Ver evaluaciones de los miembros del equipo

Puedes acceder a las evaluaciones de los miembros de tu equipo dirigiéndote a la pestaña Equipo en el menú de navegación y seleccionando el enlace Evaluaciones para un usuario.

Alternativamente, elige Performance All Appraisals (Des>empeño de todas las evaluaciones) del menú de navegación y selecciona la pestaña As Manager (Como gerente) para ver una lista de evaluaciones para todos los miembros de tu equipo.

Para cada evaluación, el gerente puede ver:

Al seleccionar el nombre de la evaluación vinculada, se abrirá la evaluación para su visualización y/o finalización.

Completar una evaluación

Para comenzar a trabajar en una evaluación, ve a Evaluaciones > Todas las evaluaciones en el menú de navegación superior.

Para comenzar a completar una evaluación, selecciona el botón Iniciar en la etapa resaltada actual de la evaluación. Solo una etapa de una evaluación está disponible en cualquier momento; la siguiente etapa estará disponible después de que se complete la anterior.

Las páginas de una etapa aparecen como pestañas y los elementos que deben completarse aparecen debajo de la pestaña seleccionada. Los elementos son las preguntas o piezas de información que se muestran en la evaluación.

Los tipos de elementos incluyen:

Selecciona el botón Siguiente para pasar a la siguiente página de la etapa. Si no hay elementos que requieran una respuesta, seleccionar el botón Siguiente marcará la página como completa. Una etapa está completa cuando se responden todas las preguntas requeridas y se muestra una marca en la casilla de verificación junto al nombre de la página.

Elementos de la pregunta

Los elementos de la pregunta mostrarán la pregunta, seguida de una forma de seleccionar una respuesta. Esto podría tomar la forma de un menú desplegable, botones de opción, casillas de verificación, controles deslizantes o cuadros de texto, según el tipo de pregunta.

Si tu rol tiene permiso para responder una pregunta, verás una etiqueta Tu respuesta con un método para seleccionar la respuesta junto a ella. Si se requiere responder una pregunta para tu rol, aparecerá un asterisco rojo junto a Tu respuesta. No podrás pasar a la página siguiente hasta que los campos obligatorios de la página actual estén completos.

Tu respuesta puede ser visible para los usuarios en otros roles. La lista de roles se mostrará debajo de la etiqueta Su respuesta. La respuesta proporcionada por los usuarios en otros roles puede ser visible para usted. Las respuestas que tengas permiso para ver se mostrarán debajo de tu respuesta.

Revisar pregunta

Las preguntas de revisión le permiten seleccionar componentes del plan de aprendizaje para incorporarlos a la evaluación y revisión. Este proceso será el mismo para cualquier componente que pueda necesitar revisión; no todos los componentes se incluirán en cada evaluación.

Revisión de cursos de un plan de aprendizaje

1. Seleccione el botón Elegir cursos para revisar.
2. Selecciona el Plan de Aprendizaje del que deseas elegir un curso usando el menú desplegable. También puedes buscar un curso en particular usando la pestaña Buscar.
3. Elige los elementos que deseas añadir a la evaluación. Cualquier elemento seleccionado aparecerá en la columna Elementos para añadir en el lado derecho. Para eliminar un elemento, pase el cursor sobre él y seleccione la X (ícono de borrar) que aparece.
4. Selecciona el botón Añadir cuando estés listo.
5. Después de seleccionar el curso, ingresa tu respuesta a la pregunta.

Revisar las competencias de un plan de aprendizaje

1. Seleccione el botón Elegir competencias para revisar.
2. Selecciona la competencia que deseas incluir en la revisión haciendo clic en ella. Se pueden seleccionar múltiples competencias y se pueden seleccionar competencias de múltiples planes de aprendizaje.
3. Seleccione el botón Añadir.
4. Cada competencia se mostrará con un área de respuesta separada. Ingresa tu respuesta para cada competencia. Para eliminar una competencia de la evaluación, selecciona la X (ícono de borrar) a la derecha del cuadro de texto de la respuesta.

Revisar los objetivos de un plan de aprendizaje

1. Para añadir objetivos del plan de aprendizaje para revisión, seleccione el botón Elegir objetivos para revisar.
2. Selecciona el objetivo que deseas incluir en la revisión haciendo clic en él. Se pueden seleccionar varios objetivos y se pueden seleccionar objetivos de varios planes de aprendizaje.
3. Seleccione el botón Añadir.
4. Ingrese las respuestas de revisión para los objetivos seleccionados en el cuadro de texto proporcionado.

Revisión de metas

Puedes ingresar respuestas para cualquier meta existente y hacer clic en el botón Elegir metas para revisar para agregar metas adicionales a la evaluación.

1. Selecciona el marco de la meta del menú desplegable y luego elige las metas que deseas añadir para revisión. También puedes buscar una meta en la pestaña Buscar. Cualquier meta que ya haya sido seleccionada estará sombreada. Los elementos seleccionados aparecerán en la columna Elementos para agregar.
2. Selecciona el botón Añadir para continuar.
3. Ingresa tus respuestas para las metas seleccionadas. Cada meta tendrá un área de respuesta separada.

En cualquier momento, puedes guardar tu progreso desplazándote hasta la parte superior de la página y seleccionando el botón Guardar progreso.

En la última página de la etapa de evaluación, selecciona el botón de la etapa Competir. La etapa se marcará como completa con una marca en la casilla de verificación junto a Debes completar esta etapa.

Cuando la etapa de evaluación haya sido completada por todos los roles de usuario, aparecerá una marca de verificación para la etapa y la siguiente etapa se abrirá para su finalización.

Cuando todas las etapas de la evaluación hayan sido completadas por todos los roles de usuario, el estado de la evaluación se actualizará a Completado, incluida la fecha en que se completó. Una evaluación completada aún está disponible para que los usuarios la vean e impriman usando los botones en la parte superior derecha de la pantalla.

Al ver cualquier página o informe de descripción general de la evaluación, el estado de la evaluación se actualizará de Activo a Completado.

Seguimiento de la finalización de la evaluación

Ocasionalmente, es posible que un administrador del sitio u otro usuario a quien se le haya asignado un rol apropiado y los permisos asociados deban completar una evaluación en nombre de otro usuario asignado. Esto puede deberse a una ausencia del personal o a un problema de acceso. En esta situación, un administrador puede utilizar la funcionalidad Iniciar sesión para realizar las adiciones o ediciones requeridas a la evaluación.

Totara registrará todos los cambios realizados a una evaluación en nombre del usuario y los mostrará dentro de la vista de resumen de evaluación.

 Ver informes de evaluación

Los informes de evaluación están disponibles en el menú  de acceso >rápido Informes de evaluaciones>.

Los informes se dividen en:

• Activar evaluación Esto significa que la evaluación ha sido activada y está disponible para los usuarios
• Evaluaciones inactivas Evaluaciones que han sido cerradas o que han pasado su fecha límite

Los borradores de evaluaciones no se muestran aquí.

Activar evaluación

La información sobre cada evaluación activa incluye:

• Nombre: El nombre vinculado de la evaluación. Haga clic en el enlace para ver la configuración de la evaluación.
• Vencida - El número de evaluaciones vencidas. Una evaluación se considera vencida si la fecha de finalización de la etapa activa actual ya ha pasado.
• Según planificación El número de evaluaciones que están actualmente a tiempo en términos de finalización.
• Finalizado: El número de evaluaciones que se han completado.

Selecciona el número vinculado en cualquier celda para ver un informe detallado sobre qué evaluaciones del usuario se encuentran actualmente bajo ese estado.

Evaluaciones inactivas

La información sobre las evaluaciones inactivas incluye:

• Nombre: El nombre vinculado de la evaluación. Haga clic en el enlace para ver la configuración de la evaluación.
• Estado: Muestra el estado general de la evaluación.
• Finalizado Muestra la fecha en que se completó o cerró la evaluación.
• Finalizado: El número de evaluaciones completadas.
• Incompleta El número de evaluaciones no completadas.

Selecciona el número vinculado en cualquier celda para ver un informe detallado sobre qué evaluaciones del usuario se encuentran actualmente bajo ese estado.

Informe del estado

Selecciona el enlace del informe Estado para ver el informe de esta evaluación para todos los estados.

Detalle del informe

También está disponible un enlace al informe de detalles que proporciona detalles más específicos de la evaluación.

Esto incluye el nombre del usuario, el gerente, el estado de la evaluación y las preguntas de la evaluación se enumeran como encabezados de columna.

Los filtros de búsqueda como el nombre del usuario, la etapa actual, el estado de la evaluación y el nombre del gerente están disponibles en la parte superior de la página.

Ingresa cualquier criterio de búsqueda y selecciona el botón Buscar para filtrar los resultados. Los resultados del informe se pueden exportar utilizando el menú desplegable Exportar en la parte inferior de la página. Consulte Visualización de informes para obtener más información sobre la búsqueda y el filtrado de informes.

Para añadir columnas o modificar los informes, seleccione el botón Editar este informe que aparece en la esquina superior derecha de la página del informe. Estos son informes incrustados y pueden modificarse para incluir datos adicionales o restablecerse a su configuración por defecto. 

Se pueden crear informes adicionales con Report Builder. 

Evaluaciones dinámicas

Normalmente, al activar una evaluación, se realizan verificaciones para garantizar que la evaluación pueda activarse y que la activación se impida si la evaluación no tiene ningún grupo de asignación, preguntas que puedan responderse o si no se proporciona una fecha de finalización válida para las etapas de la evaluación.

Por lo general, una vez que una evaluación está activa, no se pueden realizar más cambios a las asignaciones; sin embargo, con las evaluaciones dinámicas habilitadas, las evaluaciones se pueden activar sin usuarios en un grupo de asignación y se pueden realizar cambios a la asignación mientras una evaluación está activa.

Evaluaciones dinámicas heredadas

Para habilitar las evaluaciones dinámicas hay dos ajustes que se pueden activar en el menú  de acceso >rápido Configurar características > Realizar ajustes.

Cambios de asignación de grupo

Usuarios individuales que se convierten en parte de un grupo asignado existente, son asignados a una evaluación o son eliminados de ella según corresponda. Las advertencias se muestran en la pestaña Asignaciones y evaluaciones de usuarios, si los usuarios no tienen los roles requeridos.

Cuando se agrega un usuario a un grupo que está asignado a una evaluación, se crea automáticamente una nueva evaluación para el usuario. El sistema también comprobará si el usuario tiene algún dato existente para la evaluación. Si lo hay, reabrirá la evaluación cerrada para el usuario. De lo contrario, se asignará la evaluación al usuario. Cualquier mensaje de recordatorio para las etapas vencidas no se enviará al usuario.

Cuando un usuario ya no es parte de un grupo asignado a una evaluación, su evaluación se cerrará y el estado se mostrará como “Cerrado”. También se impide que se envíen recordatorios al usuario.

Cambios en la asignación de roles

El rol de un usuario (gerente, gerente del gerente o evaluador) se puede cambiar o eliminar en la mitad de la evaluación.

Si el gerente de un usuario, el gerente de un gerente o el evaluador cambian después de que se ha activado una evaluación, su evaluación será reasignada a los nuevos usuarios y cualquier respuesta completada por los antiguos cesionarios pertenecerá a los nuevos cesionarios.

Los cambios en las asignaciones de grupos y roles se realizan cuando se ejecuta la tarea programada Actualizar asignaciones de usuarios a evaluaciones (\\totara_appraisal\\tarea\\update_learner_assignments_task), que, por defecto, es por hora. Los cambios de asignación de grupo también pueden actualizarse manualmente antes de que se ejecute la tarea programada seleccionando el botón Actualizar ahora en la pestaña Asignaciones.

Evaluación cerrada

Cerrar una evaluación evitará que se realicen más cambios de asignación. Una evaluación cerrada ya no es editable. Por lo tanto, una evaluación dinámica  no se cierra automáticamente cuando todos los usuarios la han completado, ya que los nuevos usuarios podrían ser agregados o eliminados en cualquier momento si la membresía del grupo asignado cambia. Depende del administrador del sitio cerrar una evaluación cuando ya no sea necesaria (aunque no hay problema con dejarla abierta). 

Ejemplos de preguntas de evaluación

Cuando creas una evaluación o editas una existente, puedes usar un rango de tipos de preguntas. Los tipos de preguntas se enumeran a continuación con descripciones y ejemplos.