Naleving in Totara

Wat is naleving?

Organisaties in alle sectoren moeten voldoen aan wettelijke, regelgevende en ethische normen die van toepassing zijn op hun sector. Dit betekent dat organisaties en hun mensen zich bewust moeten zijn van de wettelijke vereisten die van toepassing zijn op hun activiteiten en hoe ze deze moeten volgen in hun dagelijkse activiteiten.

Naleving is belangrijk om een aantal redenen, waaronder:

• Zorgen dat je medewerkers veilig blijven

• Handelen binnen de wet en je bedrijf beschermen tegen juridische gevolgen

• Identificeren en beperken van risico's

• Het behoud van de integriteit en het vertrouwen van je organisatie bij partners, klanten en het publiek

Het leveren en monitoren van leeractiviteiten, ondersteund door continu performance management en peer support, is een belangrijk onderdeel van het echte compliance-beeld. Bekijk de video hieronder voor een samenvatting van hoe Totara je helpt je compliance-vereisten te ondersteunen en een compliance-cultuur in je organisatie te creëren, en lees dan verder voor meer informatie.

Voltooi de cursus 'Naleving tellen' op de Totara Academy om dieper in dit onderwerp te duiken.

Naleving in Totara

Training geven

Naleving vereist gewoonlijk dat medewerkers een actuele training voltooien om aan de wettelijke vereisten te voldoen. In de praktijk betekent dit dat gebruikers de vereiste training moeten voltooien en deze na een bepaalde periode opnieuw moeten voltooien om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van de nieuwste wetten en best practices.

In Totara kun je leren geven met cursussen, die ofwel op zichzelf kunnen staan, of als onderdeel van bredere programma's en certificeringen. Voor eenmalige leerinitiatieven, zoals bij het uitrollen van een nieuw beleid, kun je een programma maken dat een combinatie bevat van verplichte training en optionele extra's voor gebruikers die meer willen leren. Voor het leren met betrekking tot sectorregelgeving die jaarlijks moet worden voltooid (of een andere periode), moet je in plaats daarvan een certificering instellen. Met certificeringen kun je een initiële set cursussen configureren die moet worden voltooid en de cursussen die moeten worden voltooid wanneer de certificering verloopt, afzonderlijk configureren. Hiermee kun je ervoor zorgen dat cursisten hun vereiste compliance-training op een efficiënte manier voltooien.

Beoordeling van vaardigheden en kennis

Met Vaardigheden kunnen organisaties vereiste vaardigheden koppelen aan werknemers en die vaardigheden vervolgens koppelen aan relevante cursussen, externe kwalificaties of activiteiten op de werkplek. Vaardigheden zijn een nuttig hulpmiddel voor naleving, omdat ze duidelijk aangeven welke gebruikers welke training nodig hebben om te voldoen aan de wettelijke vereisten die specifiek zijn voor hun rol en activiteiten. Er kunnen vaardigheidsraamwerken worden ingesteld om de vaardigheden en mogelijkheden in kaart te brengen die mensen nodig hebben om aan de nalevingsvereisten te voldoen.

Gebruikers en hun managers kunnen ook hun vaardigheidsprofiel bekijken, dat de vaardigheden en gerelateerde mogelijkheden toont die ze in één oogopslag hebben bereikt. Dit stelt hen in staat om alle gebieden te identificeren waarin ze niet up-to-date zijn met de nalevingsvereisten en waar nodig aanvullende training te voltooien, of om ervoor te zorgen dat die vaardigheden in de praktijk worden ontwikkeld en gedemonstreerd.

Een ander belangrijk onderdeel van nalevingsprogramma's is regelmatige beoordelingen met gebruikers en hun managers. Performance-activiteiten stellen je in staat om deze discussies te faciliteren, waardoor managers ervoor kunnen zorgen dat teamleden op schema liggen met hun compliance-training en bredere professionele ontwikkeling.

Notificaties, herinneringen en lopende discussies

Met compliance-training is het belangrijk dat gebruikers weten welke lessen ze moeten voltooien en wanneer. Je kunt gecentraliseerde notificaties gebruiken om gebruikers op de hoogte te stellen van toegewezen cursussen, wanneer een uiterste datum nadert, wanneer een certificering moet worden vernieuwd en meer.

Met programma's en certificeringen kun je op afstand leren en nudge-campagnes opzetten. Je kunt bijvoorbeeld de toegang beperken tot herinneringsinhoud die beschikbaar wordt gesteld zodra een bepaalde tijd is verstreken. Je kunt ook notificaties gebruiken om ervoor te zorgen dat gebruikers hun compliance-training niet vergeten na voltooiing ervan, waarbij ze op afstand herinneringen sturen over belangrijke concepten.

Hoewel functies zoals certificeringen en vaardigheden je in staat stellen om te voldoen aan de nalevingsverplichtingen van je organisatie, komt echte naleving voort uit het ondersteunen van je mensen om nalevingsgedrag in hun dagelijkse werk te integreren. Eén manier om dit te doen is door werkgroepen te maken, die je kunt gebruiken om discussies te starten en gebruikers en vakexperts aan te moedigen kennis te delen door bronnen te maken en te beheren. Bovendien bieden deze werkgroepen een extra kanaal om medewerkers te herinneren aan hun compliance-training en om concepten in hun geheugen te houden. Tot slot kun je met cursusforums discussies organiseren die specifiek zijn voor elke cursus.

Rapportage

Een ander belangrijk aspect van de nalevingscultuur van je organisatie is rapportage, omdat HR-teams, managers en andere gebruikers moeten verifiëren of werknemers aan hun nalevingsvereisten voldoen. Er zijn een aantal ingebouwde rapporten om te gebruiken, of je kunt je eigen aangepaste rapporten maken om een overzicht te tonen van de training van gebruikers, vaardigheidsprestaties, voortgang van doelen en meer. De rapportontwerpfunctie van Totara biedt veel flexibiliteit, wat betekent dat je rapporten kunt configureren voor de exacte informatie die je nodig hebt.

Daarnaast kun je rapportagedashboards maken om managers een handig overzicht te geven van de voortgang van hun teams ten opzichte van hun nalevingstraining en doelen, en hen in staat te stellen te identificeren waar hun teamleden mogelijk niet aan de regels voldoen.

Casestudy: Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Naleving is essentieel voor organisaties in de gezondheidszorg, waar effectieve training gevolgen kan hebben voor leven of dood. Zowel klinisch als administratief personeel heeft frequente training nodig om ervoor te zorgen dat ze de vaardigheden en kennis hebben om patiënten de beste zorg te bieden. 

Bekijk de casestudy-video hieronder om te ontdekken hoe de Hull University Teaching Hospitals NHS Trust programma's, certificeringen, dashboards en meer gebruikt om de naleving bij grote en mobiele medewerkers te controleren.