Inwerken in Totara

Wat is onboarding?

Inwerkproces is het proces van het voorbereiden van nieuwe medewerkers om in jouw organisatie te werken. Dit omvat gewoonlijk:

• Laat nieuwe starters zich welkom voelen

• De missie, waarden, het beleid en de cultuur van de organisatie overbrengen

• Introductie van nieuwe starters aan belangrijke mensen en collega's

• Voltooien van een verplichte training

• Uitwerken van prestatieverwachtingen en -statistieken

Het bieden van een goede inwerk-ervaring moet werknemers voorbereiden om hun werk effectief en productief te doen, evenals het verhogen van de werktevredenheid en het behouden van werknemers. De inwerkmethode zal er voor elke organisatie anders uitzien, afhankelijk van hun exacte vereisten - je zult wat tijd moeten besteden aan het nadenken over hoe je je medewerkers het beste kunt inwerken om hen de tools te geven die ze nodig hebben om te slagen.

Bekijk deze video van de Totara Academy voor een korte samenvatting van hoe Totara onboarding ondersteunt en lees verder om meer te weten te komen over handige functies die je kunt gebruiken om een effectieve onboarding-ervaring te creëren.

Voltooi de cursus Gebruik Moodle voor inwerken op de Moodle Academy om dieper in dit onderwerp te duiken.

Gebruikersaccounts instellen

Wanneer nieuwe medewerkers lid worden van je organisatie, moet je ze instellen met een gebruikersaccount op je Totara-site, waardoor ze toegang hebben tot leren, performance-activiteiten, doelen, werkgroepen, vaardigheden en meer.

Als je een kleine organisatie bent met heel weinig nieuwe starters, dan kun je misschien het liefst handmatig gebruikersaccounts aanmaken. Als je echter een groot aantal nieuwe starters hebt, is het beter om het proces te automatiseren om het vereiste handmatige werk te verminderen. Met HR-import kun je eenvoudig al je gebruikersgegevens importeren uit een CSV-bestand of een andere gegevensbron.

Gebruikerstoegang

Nu moet je nagaan welke inhoud verschillende gebruikers op jouw site kunnen zien. De rechten en mogelijkheden die aan elke gebruiker worden gegeven, zijn gebaseerd op hun rol in het systeem en op verschillende contextniveaus - de meeste van je gebruikers hebben alleen de rol Cursist nodig, maar je kunt indien nodig andere rollen toewijzen.

In plaats van het beheren van individuele gebruikers, is het nuttig om doelgroepen in te stellen om je medewerkers te groeperen. Een doelgroep kan ofwel een groep manueel geselecteerde gebruikers gebruiken, of gebruikers die automatisch worden toegevoegd op basis van een set regels. Je kunt dan naar wens verschillende inhoud aan elke doelgroep toewijzen.

Je kunt ook specifieke dashboards maken voor elke groep gebruikers, waarbij je ze plaatst bij relevante training, gebruiksvoorwaarden of contacten met behulp van blokken. Als je doelgroepen hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om dashboards toe te wijzen.

Studie, vaardigheden en meer toewijzen

Hier gaan we ervan uit dat je al leerinhoud op je site hebt, dus controleer de cursusmakerhandleiding voor meer informatie over het opzetten van cursussen op je site. 

Er zijn een aantal manieren om het toewijzen van inhoud aan cursisten te benaderen, afhankelijk van hoe geautomatiseerd en hoe gedetailleerd je het proces wil hebben.

Je kunt managers bijvoorbeeld toestaan om hun team in te schrijven voor alle handige cursussen. Voor een meer gestructureerde aanpak kun je ook elke doelgroep gebruiken die je geconfigureerd hebt om inhoud van je site toe te wijzen, zoals:

• Cursisten toewijzen aan programma's en certificeringen

• Studieplannen maken

• Bekwaamheden toewijzen

Alle nieuwe starters kunnen aan één enkele doelgroep worden toegevoegd, die je zou gebruiken om verplichte training aan alle medewerkers toe te wijzen, zoals training over bedrijfsbeleid. Je kunt dan doelgroepen maken voor specifieke rollen of afdelingen, die je zou gebruiken om meer specifieke cursussen toe te wijzen, zoals relevante cursussen op het gebied van gezondheid en veiligheid of gegevensbeveiliging. Voor training die na een bepaalde tijd moet worden voltooid, kun je certificeringen maken en toewijzen.

Naast het toewijzen van specifieke cursussen die moeten worden voltooid, kun je ook vaardigheden toewijzen om de verschillende mogelijkheden die een gebruiker moet hebben om in zijn rol te tonen en de normen waaraan ze moeten voldoen voor die vaardigheden. Zodra ze deze mogelijkheden voldoende hebben getoond, kan een manager ze markeren als bekwaam voor de relevante vaardigheden.

Je kunt ook een sjabloon voor een studieplan instellen dat alle training en vaardigheden bevat (als je de workflow voor geavanceerde studieplannen gebruikt) die relevant zijn voor de rollen en verantwoordelijkheden van een groep, en dit vervolgens toewijzen aan een dynamische doelgroep, of managers toestaan om het studieplan handmatig toe te wijzen als je meer granulariteit wilt hebben.

Inchecken bij je nieuwe starters

Inwerkproces is niet alleen nieuwe medewerkers aan het opzetten voor hun eerste dag - het is in plaats daarvan een continu proces dat ervoor moet zorgen dat medewerkers zich goed voelen en hun nieuwe taken efficiënt kunnen uitvoeren.

Een van de beste manieren om te weten te komen hoe het met nieuwe medewerkers gaat, is door het eenvoudig te vragen - je wil dat nieuwe starters de mogelijkheid hebben om tijdens hun inwerkperiode en de eerste maanden in de organisatie contact op te nemen met hun managers. Je kunt dit doen door regelmatig beoordelingen en controles in te stellen met behulp van performance-activiteiten. Door managers aan te moedigen om regelmatig, gestructureerde gesprekken te voeren met hun nieuwe teamleden, kun je ervoor zorgen dat eventuele problemen worden besproken en opgelost.

Daarnaast kun je een werkgroep instellen voor elk cohort van nieuwe starters. Dit kan een ruimte zijn voor gebruikers om vragen te stellen, kennis en bronnen te delen en zorgvuldig samengesteld informeel leren te bekijken om hen te helpen bij hun onboarding-traject. Je kunt ook andere handige werkgroepen opzetten - je kunt bijvoorbeeld een werkgroep voor elk team opzetten, waardoor nieuwe starters hun team kunnen ontmoeten en onmiddellijk kunnen beginnen met samenwerken.

Casestudy: Inwerken bij de Met Office

Het inwerken ziet er voor elke organisatie anders uit, afhankelijk van hun vereisten. Bekijk deze video van de Totara Academy om te zien hoe de Met Office hun nieuwe starters met Totara inwerkt.