Configureer een fase voor aanvragers

Een fase van de aanvrager wordt gebruikt om informatie te verzamelen van (of over) de aanvrager in een goedkeuringsworkflow. Je kunt configureren welke velden beschikbaar en/of vereist zijn op het formulier, wat er gebeurt wanneer de aanvraag wordt ingediend of ingetrokken en welke notificaties moeten worden verzonden.

Configureer het formulier voor de fase van de aanvrager

Om de formuliervelden in een aanvraagfase te configureren, klik je in het Formulier-paneel. Je kunt:

• Maak hele secties van het formulier zichtbaar of verborgen met de schakelknop naast de sectiekop (let op dat niet alle formulieren secties gebruiken)
• Configureer elk veld afzonderlijk met behulp van het dropdownmenu rechts van het veld
• Bekijk een voorbeeld van het formulier in deze fase in een nieuw tabblad en test de validatie voor elk veld

Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl ze worden aangebracht.

Velden kunnen zijn:

• Bewerkbaar: De aanvrager kan optioneel in deze fase een antwoord invullen
• Bewerkbaar en vereist: De aanvrager moet in deze fase een antwoord invullen
• Alleen-lezen: Alle standaard of vorige antwoorden op het veld worden in deze fase weergegeven, maar kunnen niet worden gewijzigd door de aanvrager
• Verborgen: Het veld wordt in deze fase niet gebruikt

Verborgen secties en velden worden aangegeven met een gestreepte achtergrond tijdens de configuratie. Vereiste velden worden aangeduid met een rood sterretje.

Configureer interacties in de fase van de aanvrager

Om te configureren wat er gebeurt wanneer applicatiegebeurtenissen in deze fase plaatsvinden, klik je in het Interacties-paneel.

Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl ze worden aangebracht.

Uitvoeringen in de fase van de aanvrager zijn:

• Bij ingestuurd: uitvoering wordt geactiveerd wanneer de aanvraag wordt ingestuurd. Let op dat aanvragen als concept kunnen worden bewaard in een aanvraagfase zonder te worden ingediend.
• Bij ingetrokken: uitvoering wordt geactiveerd wanneer een ingediende aanvraag wordt ingetrokken door de aanvrager of door iemand anders met de mogelijkheid om dit te doen.

Voor elke gebeurtenis in deze fase kun je configureren naar welke fase de aanvraag moet verplaatst worden door op het potloodpictogram te klikken in het standaard overgangs vak.

Configureer notificaties voor de fase van de aanvrager

Om aangepaste notificaties voor deze fase van de workflow te configureren, klik je in het Notificaties-paneel.

Alle beschikbare notificatietriggers zijn configureerbaar, maar vele zijn niet van toepassing op een aanvraagfase. Notificaties die kunnen worden geactiveerd in een aanvraagfase zijn:

• Opmerking toegevoegd: geactiveerd wanneer er in deze fase een nieuwe opmerking aan de aanvraag wordt toegevoegd.
• Opmerking aangepast: geactiveerd wanneer een opmerking in deze fase wordt bijgewerkt (de opmerking kan in elke fase zijn toegevoegd).
• Aan het begin van de fase: geactiveerd wanneer een aanvraag naar deze fase gaat (of voor de eerste fase, wanneer een aanvraag wordt gemaakt).
• Aan het einde van de fase: geactiveerd wanneer een aanvraag deze fase om welke reden dan ook verlaat.
• Aanvraag ingediend: geactiveerd wanneer het formulier is voltooid en de aanvraag is ingediend.
• Aanvraag ingetrokken: geactiveerd wanneer een aanvraag in deze fase wordt ingetrokken.

Zie Goedkeuringsworkflownotificaties voor gedetailleerde instructies.