Aan de slag met gebruikersbeheer

Om het meeste uit je Totara-site te halen, heb je andere mensen dan jezelf nodig om hem te gebruiken. Met Totara kun je je gebruikers op verschillende manieren beheren, zoals:

• Organisatie in doelgroepen en groepen
• Rollen aanduiden die gebruikers specifieke en aanpasbare sets rechten geven

Deze beknopte handleiding helpt je om je gebruikers in te stellen om ervoor te zorgen dat ze toegang hebben tot de functionaliteit en inhoud die ze nodig hebben.

Gebruikers toevoegen

Zodra je je site hebt geconfigureerd, kun je beginnen met het toevoegen van gebruikers. Je kunt gebruikers handmatig of in bulk toevoegen, afhankelijk van je vereisten. Als je slechts een klein aantal gebruikers hoeft toe te voegen, dan kun je hun gegevens invoeren en hun accounts manueel instellen. Als je een groot aantal gebruikers wilt toevoegen, is het handmatig aanmaken van accounts onpraktisch. Je kunt gebruikersgegevens uit een bestand uploaden om nieuwe gebruikers te maken of bestaande gebruikers bijwerken.

Als je ook organisaties, posities, functieprofielen en competenties voor je gebruikers wil uploaden, kun je HR-import gebruiken om je gebruikersinformatie uit een databank of CSV-bestand te importeren. Voordat je HR-import uitvoert, is het belangrijk om de standaardinstellingen voor HR-import te controleren en elementen en bronnen te configureren om ervoor te zorgen dat je import soepel verloopt.

Als alternatief kun je gebruikers de mogelijkheid geven om hun eigen accounts in te stellen. Als je wil dat gebruikers zichzelf registreren of single sign-on gebruiken, dan kun je een reeks gebruikersauthenticatiemethodes gebruiken.

Je kunt ook aangepaste gebruikersprofielvelden toevoegen aan de profielen van je gebruikers, zodat je alle aanvullende informatie die je nodig hebt kunt vastleggen.

Configuratie

Het is mogelijk dat je de standaard gebruiksvoorwaarden moet wijzigen. Systeembeheerders kunnen de gebruikersbeleidsinstellingen van je site configureren om te bepalen welke rollen automatisch aan verschillende gebruikers worden toegewezen en welke informatie verschillende gebruikers kunnen zien.

Rollen toewijzen

Rollen zijn een combinatie van mogelijkheden en rechten waarmee gebruikers verschillende acties in verschillende delen van de site kunnen voltooien. Je kunt bijvoorbeeld de rol van systeembeheerder toewijzen aan een handvol vertrouwde gebruikers, waardoor ze de instellingen van de site kunnen configureren, doelgroepen kunnen instellen, de manier waarop de site verschijnt kunnen wijzigen en meer. Je kunt ook andere rollen aan je gebruikers toewijzen om ze toe te staan alleen de instellingen te wijzigen binnen delen van de site waarvoor ze verantwoordelijk zijn, zoals cursussen of performance-activiteiten. 

Je kunt ook nieuwe rollen toevoegen en bestaande rollen bewerken, waardoor de rechten worden aangepast aan jouw exacte vereisten.

Bedenk goed welke rechten je aan je gebruikers wil geven. Je wilt bijvoorbeeld niet dat te veel mensen de instellingen van de hele site wijzigen of toegang hebben tot gevoelige gegevens. Je moet dus rollen zoals Sitebeheerder of Sitebeheerder spaarzaam toewijzen.

Groepen en doelgroepen

Zodra je je gebruikers aan het systeem hebt toegevoegd, kun je ze indelen in groepen (alleen Totara Learn) en doelgroepen. G-roups worden gebruikt op cursus- of activiteitsniveau (in Totara Learn), terwijl doelgroepen wereldwijd kunnen worden opgezet. 

Als je bijvoorbeeld Totara Learn gebruikt, wil je misschien een groep maken voor elke nieuwe batch cursisten, zodat cursisten alleen toegang hebben tot inhoud die aan hun groep is toegewezen. Je kunt je cursisten handmatig in groepen indelen of automatisch groepen genereren. Dus als je gebruikers in kleinere groepen wil verdelen voor een forumactiviteit om deelname aan te moedigen, dan kun je automatisch groepen van twintig gebruikers genereren op basis van hun achternaam, overgenomen uit hun profielen.

Je kunt ook doelgroepen gebruiken om je gebruikers te groeperen op basis van gedeelde vereisten, geografische locatie of andere criteria. Voor kleinere doelgroepen waarvan je niet verwacht dat ze vaak zullen veranderen, kun je handmatig ingestelde doelgroepen maken. Voor grote of continu wisselende groepen kun je dynamische doelgroepen instellen, waarin gebruikers automatisch worden toegevoegd of verwijderd, afhankelijk van de definitie van de doelgroep. Bovendien kun je bestaande doelgroepen uploaden vanuit een CSV-bestand, zodat je snel je gebruikersgroepen kunt instellen, zodat je meteen kunt beginnen met het toewijzen van inhoud.

Functieprofielen en teams

Naast hun rollen in Totara (zoals Trainer bewerken, Workspace Creator en Performance Activity Creator), kunnen de mensen binnen je organisatie veel verschillende functietitels en verantwoordelijkheden hebben. Deze kunnen worden weergegeven in het systeem met functieprofielen. Binnen Totara kun je met functieprofielen functierollen maken en managers aan die functieprofielen toewijzen. Eén gebruiker kan bijvoorbeeld een team van ontwerpers leiden, maar kan ook een eerstehulpverlener zijn die rapporteert aan de gezondheids- en veiligheidsfunctionaris van de organisatie. In dit geval kunnen ze worden ingesteld met functieprofielen om ervoor te zorgen dat ze toegang hebben tot de juiste training voor beide rollen. Je kunt functieprofielen beheren met behulp van HR-import of handmatig op het profiel van een gebruiker.

Met functieprofielen kunnen managers hun team bekijken, waardoor ze leerplannen, beoordelingen en meer kunnen bekijken.

Volgende stappen

• Beheer van gebruikersgegevens
• Wat zijn rollen?
• Maak een gebruiker
• Wat zijn functieprofielen?