Verouderde beoordelingen

Cursussen, programma's, certificeringen, competenties en leerdoelen van het studieplan van een persoon kunnen automatisch in een beoordelingsformulier worden opgenomen om formeel en informeel leren te evalueren, zowel intern als extern van het systeem. Het beoordelingssysteem binnen Totara stelt managers en beoordelaars in staat om discussies over professionele en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers in de hele organisatie vast te leggen, te evalueren en te faciliteren.

Met een verscheidenheid aan configureerbare en aanpasbare vraagtypes, waaronder meerkeuze, aangepaste schalen, set tekst en afbeeldingen naast workflows voor cursisten, managers, managers en een aangewezen beoordelaar, biedt het beoordelingssysteem een geautomatiseerd alternatief voor op papier gebaseerde formulieren.

Formulieren

Totara biedt een formulierontwerpfunctie waarmee een beheerder aangepaste beoordelingsformulieren kan maken en de formulieren kan toewijzen aan groepen mensen binnen hun organisatie. Gewoonlijk vindt het beoordelingsproces plaats binnen een bepaald tijdsbestek, zodat beheerders specifieke 'fasen' kunnen definiëren waarin bepaalde acties moeten worden voltooid. Het is ook mogelijk om deelnemers te informeren dat acties vereist zijn of dat de uiterste datum is verstreken.

Formulieren worden voor de hele site beheerd door naar het snelmenu > Beoordelingen > Beheer beoordelingente gaan.

Er wordt een overzicht van bestaande beoordelingen weergegeven, inclusief de naam, startdatum, aantal toegewezen cursisten, status van de beoordeling en een reeks opties om de beoordeling te bewerken, kopiëren, verwijderen of activeren.

Beoordelingsactivatie

Zodra een beoordeling is gevuld met fases, vragen en rollen en gebruikers zijn toegewezen aan de beoordeling, moet deze worden geactiveerd om gebruikers toegang te geven tot het formulier en het in te vullen.

Standaard worden er geen notificaties verzonden na activering, maar je kunt definiëren welke e-mails moeten worden verzonden door een 'toegewezen gebruiker krijgt toegang tot de beoordeling'-gebeurtenis aan te maken in het gedeelte Beoordelingsnotificaties.

Alle toegewezen gebruikers ontvangen deze notificatie via e-mail om hen te waarschuwen voor de activering van de beoordeling. Aan gebruikers die zijn toegevoegd aan een geactiveerde dynamische beoordeling wordt een notificatie over de activering van de beoordeling verzonden wanneer deze is toegewezen.

Activeringsmail ontvangers en meerdere functieprofielen

De manager van de beoordeelde gebruiker (en de manager en de beoordelaar van zijn manager) kan ook activeringsnotificaties ontvangen. Het punt waarop de manager de notificatie ontvangt, is afhankelijk van de instelling voor meerdere functies binnen de zone Configureer functies.

Wanneer beoordeelden zijn toegewezen aan de beoordeling, ontvangt hun aangewezen manager de notificatie volgens het volgende:

• Als meerdere functie-instellingen zijn uitgeschakeld, dan zal de beoordeelde gebruiker één manager hebben die de activeringsnotificatie zal ontvangen op hetzelfde moment als de beoordeelde gebruiker.
• Als meerdere functie-instellingen zijn ingeschakeld, ontvangt alleen de beoordeelde gebruiker de activeringsmelding in eerste instantie. Zodra de beoordeelde gebruiker de beoordeling heeft bekeken en zijn relevante functieprofiel heeft geselecteerd, worden de activeringsberichten verzonden naar de manager van de beoordeelde gebruiker.

Beoordeling aanpassen

Bestaande beoordelingen kunnen worden gewijzigd totdat ze zijn geactiveerd en beschikbaar zijn gemaakt voor gebruikers.

Om een bestaande beoordeling te wijzigen, selecteer je de Instellingen (potloodicoon) knop onder de Opties kolom.

Om een beoordeling te dupliceren, inclusief alle fasen, pagina's en elementen, selecteer je de knop Kopiëren. Een gekloonde kopie van de beoordeling wordt weergegeven die je vervolgens kunt bijwerken.

Een beoordeling ontgrendelen

Gebruikers die een rol met de totara/appraisal:unlockstages mogelijkheid hebben, kunnen eerder gesloten fases ontgrendelen en heropenen voor een specifieke beoordeelde gebruiker voor één of alle rollen en voor elke fase van het beoordelingsformulier. 

Selecteer onder het tabblad Toewijzingen van het geselecteerde beoordelingsformulier het bijbehorende tandwielicoontje () in de kolom Huidige fase bewerken.

Selecteer in het scherm Bewerk huidige fase de vereiste persoon onder Rol/gebruiker om te wijzigen of selecteer Alle rollen. Gebruik het vervolgkeuzemenu Stel huidige fase in op om de vereiste sectie voor de geselecteerde rol(en) te ontgrendelen. Kies Wijzigingen opslaan om de opgegeven fase voor de geselecteerde gebruiker(s) te ontgrendelen of Annuleren om terug te keren naar het startpagina van het tabblad Opdrachten. 

Door de fases te ontgrendelen, worden de antwoorden van de gebruikers niet verwijderd - in plaats daarvan kunnen gebruikers eerdere antwoorden bekijken en bewerken. 

Misschien wil je een beoordeling alleen ontgrendelen voor één gebruiker of voor alle gebruikers. Als je een beoordeling voor één gebruiker deblokkeert, dan zal elke fase niet vereisen dat andere gebruikers de fase opnieuw voltooien. Bijvoorbeeld:

• Fase 1 vereist input van manager en cursist
• Fase 2 vereist input van cursist
• Fase 3 vereist input van manager en cursist

Als fase drie is voltooid en je vervolgens weer terug op fase één voor de manager bent ontgrendeld, moet de manager zijn wijzigingen aanbrengen en fase één opnieuw voltooien. Zodra ze fase één hebben voltooid, gaat de beoordeling onmiddellijk over naar fase drie, omdat voor fase twee geen manager vereist is. Als je ervoor kiest om de beoordeling voor alle rollen te ontgrendelen, moet elke gebruiker elke fase opnieuw voltooien, zelfs voor fasen die ze niet hoeven aan te passen.

Beoordeling sluiten

Als een geactiveerde beoordeling om de een of andere reden moet worden verwijderd van de toegewezen gebruikers, kan deze worden gesloten. Dit betekent dat gebruikers de beoordeling niet hoeven te voltooien en geen notificaties meer zullen ontvangen. Nadat een beoordeling is gesloten, kan deze ook worden verwijderd met de knop Verwijderen onder de kolom Opties.

De link Activeren in een geactiveerde beoordeling verandert in een link Sluiten. Let op dat de verwijderknop grijs is omdat een actieve beoordeling niet kan worden verwijderd.

1. Selecteer de link Sluiten om de beoordeling te beëindigen. Het aantal gebruikers dat de beoordeling niet heeft voltooid, wordt weergegeven.
2. Vink E-mailsjabloon verzenden naar betreffende gebruikers aan als gebruikers een melding moeten ontvangen dat de beoordeling wordt gesloten.
3. Geef een notificatietitel die het onderwerp zal zijn van de e-mailnotificatie die gebruikers ontvangen. Dit zal ook de lijn zijn die op het dashboard van de gebruiker verschijnt.
4. Geef een meldingstekst in die de tekst is van de e-mailnotificatie die gebruikers ontvangen. Dit is ook beschikbaar als de gebruiker op het informatie-icoon klikt in het dashboard om meer details over de notificatie te krijgen.
5. Klik op de knop Beoordeling sluiten.

Beoordeling maken

1. Om een nieuwe beoordeling te maken, selecteer je de knop Beoordeling maken.
2. Geef de naam van de beoordeling en voeg een korte beschrijving toe (de beschrijving wordt alleen weergegeven op de PDF-kopie). 
3. Selecteer de knop Beoordeling maken.

De inhoudspagina zal verschijnen die de fasen en inhoud van de beoordeling bevat.

Een beoordeling bestaat uit meerdere fases, waarbij een fase betekent een periode waarin specifieke acties moeten worden voltooid door bepaalde gebruikers. Fasen worden gebruikt om de gebruikers hun voortgang door de beoordeling te tonen, te controleren wanneer bepaalde acties kunnen plaatsvinden en te fungeren als mijlpalen voor notificaties en rapportage. Elke fase kan meerdere pagina's of formulieren bevatten die elementen zoals vragen of informatie bevatten.

Beoordelingsfasen maken

1. Selecteer de knop Fase toevoegen om een nieuwe beoordelingsfase te maken.
2. Voltooi de fase-opties:
   • Naam: Geef een naam voor de nieuwe fase die de fase beschrijft voor zowel beheerders als de beoordelingsgebruikers.
   • Omschrijving: Geef een beschrijving van deze fase die meer details geeft over het doel van de fase.
   • Voltooien voor: voer de datum in waarop deze fase moet zijn voltooid. Deze datum wordt gebruikt door notificaties en rapportages om achterstallige beoordelingen te identificeren. Voltooiingsdata van fases bepalen ook de volgorde van de fases.
   • Vergrendel fase na voltooiing: Zet een vinkje in het selectievakje naast de rol(len) die verhinderd moet worden om hun antwoorden in deze fase te wijzigen nadat de fase als voltooid is gemarkeerd.
   • Paginanamen (optioneel): Om pagina's met vragen voor deze fase te maken, vul je de naam voor elke pagina in op een aparte regel. Je kunt later ook pagina's toevoegen.

3. Selecteer de knop Fase toevoegen om deze instellingen op te slaan.

Nadat een fase is gemaakt, kan deze worden bewerkt of verwijderd met behulp van de icoontjes in de kolom Opties. Je kunt doorgaan met het toevoegen van extra fases of beginnen met het toevoegen van pagina's en elementen aan de fase.

Maak pagina's binnen een beoordeling

Pagina's bieden een manier om lange beoordelingsformulieren op te splitsen in logische secties. Gebruikers die de beoordeling voltooien, zien de vragen slechts voor één pagina tegelijk.

1. Om een nieuwe pagina toe te voegen en te beginnen met het opbouwen van de inhoud van de beoordeling, selecteer je de knop Nieuwe pagina toevoegen.
2. Geef een naam voor deze inhoudspagina en klik op de knop Nieuwe pagina toevoegen.

De nieuwe pagina zal onder de fase verschijnen. De volgorde van de pagina's binnen de fase is dezelfde volgorde die wordt weergegeven aan gebruikers die de beoordeling voltooien. Pagina's kunnen opnieuw worden gerangschikt met behulp van het pijlpictogram in meerdere richtingen, aangepast worden door de knop Instellingen (potloodicoon) te selecteren of verwijderd worden door de knop Verwijderen te selecteren.

Om de pagina naar een andere fase te verplaatsen, selecteer je het multi-directionele pijlicoontje en sleep je de pagina naar de nieuwe fase. Als de verplaatsing succesvol is, wordt de pagina automatisch vernieuwd en wordt de verplaatste pagina niet langer weergegeven voor de huidige fase.

Voeg elementen toe aan een beoordelingspagina

Zodra een pagina is gemaakt, verschijnt er een dropdownmenu aan de rechterkant van de pagina. Met deze vervolgkeuzelijst kun je elementen selecteren om aan de pagina toe te voegen.

Elementtypes zijn:

• Vraag: Stel een aangepaste vraag waarop de gebruiker moet reageren. Dit kan meerkeuzevragen, beoordelingsschalen, bestandsuploads of tekstgebieden zijn.
• Beoordelingsvraag: Bekijk gegevens van een ander deel van Totara LMS als onderdeel van de beoordeling. Dit omvat doelen en elementen van het studieplan, zoals cursussen, competenties, doelstellingen en ander bewijs.
• Niet-vraagelement: toon aanvullende informatie in de beoordeling, zoals een vaste afbeelding, tekst of informatie uit het profiel van de gebruiker.

Om een van bovenstaande elementen toe te voegen:

1. Kies een element uit het dropdownmenu en klik op Toevoegen.
2. Vul de vereiste informatie in, inclusief Rechten.
3. Selecteer de knop Wijzigingen opslaan in het dialoogvenster. 

Het nieuwe element zal verschijnen onder de dropdown.

Herhaal deze stappen om extra fasen, pagina's en elementen binnen de beoordeling te maken. Let op dat de volgorde van de getoonde elementen hetzelfde zal zijn wanneer de pagina wordt bekeken door gebruikers die de beoordeling voltooien.

Toegangsrechten

Wanneer je een element aan een pagina toevoegt, verschijnt er een dialoogvenster waarmee je het element kunt instellen. Onderdeel van het instellen van het element is het beslissen wie de vraag moet beantwoorden en wie de vraag en de antwoorden van andere gebruikers kan bekijken. In de sectie Rechten kun je selecteren welke gebruikersrollen dit onderdeel zullen zien, welke gebruikersrollen nodig zijn om te reageren en welke gebruikersrollen de reacties van andere gebruikers in de beoordeling kunnen zien. Het is mogelijk om vragen te hebben die alleen zichtbaar zijn voor en beantwoord worden door managers, beoordelaars, enz.
 
Nadat er minstens één vraag aan de pagina is toegevoegd, verschijnt er een extra selectievakje boven Machtigingen waarin wordt gevraagd of de rechten op de nieuwe vraag hetzelfde moeten zijn als de vorige vraag. Door een vinkje in het vakje te zetten, worden automatisch dezelfde rechten gemarkeerd als in de vorige vraag. Deze keuzes kunnen overschreven worden indien nodig.

Vraag

Vragen vragen een antwoord en daarom zijn ze nuttig voor het verkrijgen van informatie en het voorzien van ruimte voor de persoon die de beoordeling voltooit om zijn eigen inhoud toe te voegen (of dat nu gegevens, inzichten of andere gedachten zijn). 

Alle vragen hebben twee standaardvelden die moeten worden ingevuld bij het toevoegen:

• Vraag: Geef tekst voor de vraag die wordt gesteld voor beoordeling.
• Rechten: Schakel de optie Zelfde als vorige vraag in om de rechten van de laatste vraag over te dragen. Vink het selectievakje aan naast de rollen die de vraag moeten beantwoorden, die vereist zijn om de vraag te beantwoorden en die het formulier niet kunnen bewaren tenzij ze een antwoord invullen en die de antwoorden van de andere rol op de vraag kunnen bekijken.

Elke vraag kan dan ook een specifieke instellingsoptie hebben, die hieronder details zal zijn, samen met een verlies van de beschikbare vraagtypes. 

Bekijk vragen

Sta toe dat gegevens uit studieplannen, doelen of vereist leren worden geïmporteerd voor beoordeling in de beoordeling. Wanneer gebruikers het beoordelingsproces doorlopen, selecteren ze de specifieke competenties, cursussen, enz. die ze in het beoordelingsproces willen opnemen voor beoordeling.

Er zijn enkele algemene instellingen die kunnen worden geconfigureerd bij het toevoegen van een beoordelingsvraag:

• Vraag: Geef tekst voor de vraag die wordt gesteld voor beoordeling.
• Meerdere velden: Als standaardinstelling, wanneer de optie voor meerdere velden is uitgeschakeld, wordt er één tekstvak per beoordelingsonderdeel voorzien waarin de gebruikers hun antwoorden kunnen zetten. Als de optie voor meerdere velden is ingeschakeld, kun je voor elk beoordelingsonderdeel meerdere tekstvakken maken, elk met zijn eigen titel. Geef een titel (zoals een vraag met betrekking tot de beoordelingsonderdelen) voor elk tekstvak dat je wil geven.
• Rechten: Vink de optie Zelfde als vorige vraag aan om de rechten van de laatste vraag over te dragen. Vink het selectievakje aan naast rollen die de vraag moeten beantwoorden, die vereist zijn om de vraag te beantwoorden en die het formulier niet kunnen bewaren tenzij ze een antwoord invullen en die de antwoorden van de andere rol op de vraag kunnen bekijken.

Sommige beoordelingsvragen hebben ook specifieke instellingsopties, die hieronder details zullen zijn, samen met een verlies van de beschikbare beoordelingsvragentypes. 

Element zonder vraag

Hiermee kun je informatie, in plaats van vragen, tonen aan de gebruiker die de beoordeling voltooit. Dit kan nuttig zijn als je wil dat ze de gegevens gebruiken om een beslissing te nemen of als je ze aanvullende informatie wil geven. 

Alle niet-vragen hebben twee standaardvelden die moeten worden ingevuld bij het toevoegen:

• Vraag: Geef tekst voor de vraag die wordt gesteld voor beoordeling.
• Rechten: Schakel de optie Zelfde als vorige vraag in om de rechten van de laatste vraag over te dragen. Vink het selectievakje aan naast de rollen die de vraag moeten beantwoorden, die vereist zijn om de vraag te beantwoorden en die het formulier niet kunnen bewaren tenzij ze een antwoord invullen en die de antwoorden van de andere rol op de vraag kunnen bekijken.

Elke niet-vraag kan dan ook een specifieke instelling hebben, die hieronder details zal zijn, samen met een verlies van de beschikbare vraagtypes. 

Elk element op de pagina wordt weergegeven met de vraagtekst en het type element. Elk element kan worden aangepast door de instellingenknop (potloodicoontje) te selecteren, gedupliceerd door de knop Kopiëren te selecteren of verwijderd door de knop Verwijderen te selecteren.

Elementen kunnen verplaatst worden door te klikken op de multi-directionele pijl icoon en het element vervolgens te slepen en neer te zetten op een nieuwe plaats. Elementen kunnen naar een nieuwe pagina verplaatst worden door het element over de paginatitel te slepen en neer te zetten wanneer het gebied rond de paginatitel gemarkeerd is. Als de verplaatsing succesvol was, wordt de pagina automatisch vernieuwd en wordt het element niet meer op de oorspronkelijke pagina weergegeven. Elementen kunnen ook naar een nieuwe fase verplaatst worden door het element over de titel van de fase te slepen en neer te zetten wanneer het gebied rond de titel van de fase gemarkeerd is. Het element wordt toegevoegd als het eerste element op de eerste pagina van de bestemmingsfase.

Beoordelingsnotificaties maken

Beoordelingsspecifieke notificaties kunnen worden ingesteld op het tabblad Berichten. Dit kan herinneringen en vervolgberichten voor toegewezen gebruikers bevatten.

Beoordelingsberichten maken

1. Selecteer de knop Bericht maken om een nieuwe notificatie toe te voegen.
2. Voltooi de berichtopties.
3. Klik op de knop Wijzigingen opslaan.

Alle notificaties die voor deze beoordeling worden gemaakt, worden weergegeven op het tabblad Berichten. Een bericht kan worden bewerkt of verwijderd met behulp van de icoontjes onder de kolom Opties.

Instellingen 

Variabelen

In de tekst van je bericht is het mogelijk om placeholders te gebruiken. Deze worden gebruikt om berichten te personaliseren zonder ze meerdere malen te hoeven intypen. 

Beoordelingen toewijzen

Nadat een beoordeling is gemaakt, kunnen cursisten eraan worden toegewezen op het tabblad Toewijzingen. Gebruikerstoewijzingen kunnen op elk moment plaatsvinden tijdens het maken van een beoordeling. Het formulier wordt niet vrijgegeven aan gebruikers totdat de link Nu activeren is geselecteerd. In de tussentijd is de beoordelingsstatus ingesteld op Concept.

Een beoordeling kan worden toegewezen aan gebruikers op basis van hun doelgroep, organisatie of positie. Selecteer het type groep dat moet worden toegewezen in de vervolgkeuzelijst Gebruikersgroep toewijzen.

Selecteer de knop Opslaan.

Het toewijzingstype en alle toegewezen cursisten verschijnen nu op het tabblad Toewijzingen. Eén beoordeling kan aan meerdere groepen worden toegewezen.

Een systeembeheerder of een gebruiker met de totara/appraisal:unlockstages mogelijkheid om toe te staan, kan een voltooide fase heropenen of ontgrendelen voor een specifieke beoordelingsrol (bijv. cursist, manager, beoordelaar enz.) of alle rollen, binnen het beoordelingsformulier van een specifieke gebruiker, via het gebied voor beoordelingsbeheer onder het tabblad Opdrachten. 

Toegewezen groepen

Deze sectie toont:

• Opdrachttype: Het type groep dat is toegewezen (Audience, Positie of Organisatie).
• Toegewezen groep: De naam van de doelgroep, positie of organisatie die is toegewezen.
• Onderliggende groepen opnemen: Zet op Ja, de onderliggende organisaties of posities onder de toegewezen groep worden ook opgenomen in de beoordeling. Zet op Nee, alleen de organisatie of positie die in het veld Toegewezen groep staat, wordt aan de beoordeling toegevoegd. Dit veld kan niet worden bijgewerkt. Als de waarde moet worden gewijzigd, verwijder dan de huidige toewijzingsgroep met behulp van het pictogram Verwijderen onder de kolom Opties en maak het opnieuw met de juiste waarde.
• Cursisten: Het aantal cursisten dat momenteel in de groep valt op basis van de vorige selecties.

• Acties: Om een opdracht te verwijderen, selecteer je de knop Verwijderen in de kolom Acties naast de groep die moet worden verwijderd.

Toegewezen cursist

Deze sectie toont:

• Cursist: Toont de cursisten die zijn toegewezen als onderdeel van een van de groepen en de naam van elke cursist linkt naar zijn gebruikersprofiel.

• Toegewezen via: De groep(en) waarmee de cursist is toegewezen, worden weergegeven. Een cursist kan via meerdere groepen zijn toegewezen aan een beoordeling.
• Huidige fase: Toont de naam van de beoordelingsfase die de gebruiker hierna zal voltooien.
• Bewerk huidige fase: Systeembeheerders en gebruikers met de rechten totara/appraisal:unlockstages kunnen de fase van een gebruiker wijzigen of ontgrendelen.

Met de vervolgkeuzelijst Toon items kun je het aantal rijen cursisten selecteren dat per pagina wordt weergegeven. Gebruik de knoppen in de rechterbenedenhoek om naar extra pagina's te gaan.

Gebruik het zoekveld om de naam van een cursist in te voeren en klik op Enter om naar cursisten te zoeken.

Voorbeeld van een beoordeling bekijken

De systeembeheerder kan op elk moment een voorbeeld van de beoordeling bekijken door de knop Voorbeeld van beoordeling te selecteren.

De gebruiker kan kiezen welke rol de cursist, manager, manager en beoordelaar als voorbeeld van de beoordeling moet zien. Het voorbeeld zal verschijnen in een apart venster.

De fases van de beoordeling worden weergegeven. Selecteer de Voorbeeld-knop om de pagina's en elementen in die fase te bekijken.

Pagina's en elementen worden weergegeven. De beheerder kan antwoorden selecteren en door de pagina's navigeren, maar heeft geen toegang om de voortgang op te slaan, fases te voltooien, een PDF-foto op te slaan of het formulier af te drukken.

Activeer een beoordeling

Statische vs dynamische beoordelingen

Als dynamische beoordelingen zijn ingeschakeld, kunnen beoordelingen worden geactiveerd zonder gebruikers in een toewijzingsgroep en kunnen toewijzingswijzigingen worden aangebracht terwijl een beoordeling actief is.

Het activeren van een beoordeling maakt het beschikbaar voor gebruikers op hun beoordelingspagina. Wanneer een beoordeling wordt geactiveerd, wordt de lijst met toegewezen gebruikers geblokkeerd, wat betekent dat alleen de gebruikers die zich op dat moment in de groepen bevinden, de beoordeling krijgen toegewezen.

Als een cursist bijvoorbeeld lid wordt van een organisatie die al een geactiveerde beoordeling heeft, wordt de nieuwe cursist niet aan de beoordeling toegewezen. Cursisten worden ook niet uit een beoordeling verwijderd; als een cursist niet langer aan de groepsvereisten voldoet omdat ze van organisatie of positie zijn veranderd of uit een doelgroep zijn verwijderd, krijgen ze nog steeds de beoordeling toegewezen.

Om een beoordeling te activeren, selecteer je de link Activeren op de pagina Beoordelingen beheren of selecteer je Nu activeren wanneer je een beoordeling bewerkt.

Het activeren van de beoordeling begint met een beoordelingsproces.

Het systeem controleert of:

• Cursistengroepen (organisaties, posities, doelgroepen) zijn toegewezen aan de beoordeling (tenzij dynamische beoordelingen zijn geactiveerd)
• Er zijn antwoordbare vragen
• Elke fase van de beoordeling heeft een geldige einddatum

Als er problemen zijn, worden er foutmeldingen weergegeven. Zodra de fouten zijn opgelost, selecteer je de link Activeren om het activeringsproces opnieuw te starten.

Als er geen fouten gevonden worden en je bent klaar om de beoordeling te activeren, klik dan op Activeren.

Let op dat het activeren van een beoordeling je mogelijkheid om fasen, pagina's en vragen bij te werken uitschakelt en, tenzij dynamische beoordelingen zijn geactiveerd, de lijst met toegewezen gebruikers blokkeert, wat betekent dat er geen nieuwe groepen kunnen worden toegewezen. Als een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan een van de bestaande groepen in de beoordelingstoewijzing, wordt die gebruiker niet toegevoegd aan de beoordeling.

Nadat een beoordeling is geactiveerd, wordt de status bijgewerkt naar Actief. Zodra een beoordeelde gebruiker zijn beoordeling voor het eerst heeft bekeken, zien zijn manager, de manager van de manager en de beoordelaar de beoordeling op zijn pagina Alle beoordelingen en ontvangen ze notificaties die zijn ingesteld voor de beoordeling.

Beoordelingen bekijken

Gebruikers die toegang hebben tot een beoordeling zullen door dezelfde workflow gaan, ongeacht hun rol. Verschillen doen zich voor binnen individuele vragen of onderdelen van de beoordeling. Eén vraag kan bijvoorbeeld een rol vereisen om te kunnen antwoorden, terwijl een antwoord optioneel kan zijn of niet toegestaan voor andere vragen.

Om beoordelingen te bekijken, ga je met de muis over Beoordelingen in het hoofdmenu en selecteer je ofwel Laatste beoordeling of Alle beoordelingen.

De getoonde tabbladen zijn afhankelijk van de rol en rechten van de ingelogde gebruiker. Selecteer het juiste tabblad om de beoordelingen te bekijken die zijn toegewezen aan.

Het overzicht voor elke beoordeling bevat:

Selecteer de gekoppelde beoordelingsnaam om deze te bekijken. Als je meerdere functieprofielen hebt, moet je de eerste keer dat je de beoordeling bekijkt, de juiste functieprofiel selecteren met betrekking tot je beoordeling voordat je de beoordelingsinhoud kunt bekijken.

Zodra je een functieprofiel hebt geselecteerd, worden de fasen van het formulier weergegeven en krijgen anderen die de relevante rollen hebben toegewezen, er toegang toe. Let op dat slechts één fase beschikbaar zal zijn; de andere fases zullen automatisch beschikbaar gemaakt worden op basis van de startdatums die ingesteld zijn in de beoordelingsinstellingen.

Elke fase heeft een voltooiingsdatum in de lijst. Je kunt notificaties ontvangen op je dashboard en via e-mail wanneer een nieuwe beoordeling beschikbaar is, wanneer een uiterste datum voor een fase nadert of wanneer een fase verlopen is.

Managers, managers en beoordelaars krijgen toegang om beoordelingen voor cursisten te bekijken en erop te reageren. Eén beoordelingselement kan reacties van alle rollen vereisen, terwijl een ander alleen reacties van de cursist en de manager van de cursist vereist.

In dit geval verwijst een manager naar de gebruiker die is ingesteld op jouw gebruikersprofiel in het Manager-veld voor de juiste functietoewijzing. De manager van de manager is de manager van jouw manager. De beoordelaar is de gebruikersinstelling op je gebruikersprofiel in het veld Beoordelaar voor de juiste functie.

Beoordeling opslaan of afdrukken

Om een kopie van je huidige beoordeling, inclusief reacties op elementen tot nu toe, op te slaan, selecteer je de Bewaar PDF-kopie-knop. Een PDF-kopie van het formulier wordt bewaard en wordt weergegeven onder de naam van het formulier op de pagina Alle beoordelingen. Je kunt ook een kopie downloaden door op de knop Nu downloaden te klikken.

Om een kopie van het formulier af te drukken, selecteer je de knop Afdrukken. Je wordt gevraagd om te selecteren welke fases worden afgedrukt. Vink het selectievakje aan naast Ruimte laten op afdruk om opmerkingen te schrijven om extra ruimte onder elk onderdeel op de pagina toe te voegen om met de hand opmerkingen in te schrijven.

Selecteer de knop Nu afdrukken. Het printerdialoogvenster van de browser zal verschijnen. De opties die beschikbaar zijn om af te drukken, zijn afhankelijk van de browser die je gebruikt.

Beoordelingen voor medewerkers bekijken

Je kunt de beoordelingen van je medewerkers bekijken door naar het tabblad Team te gaan in het navigatiemenu en de link Beoordelingen voor een cursist te selecteren.

Je kunt ook Performance > All Appraisals kiezen in het navigatiemenu en het tabblad As Manager selecteren om een lijst met beoordelingen voor al je medewerkers te bekijken.

Voor elke beoordeling kan de manager het volgende bekijken:

Door de gekoppelde beoordelingsnaam te selecteren, wordt de beoordeling geopend om te bekijken en/of te voltooien.

Beoordeling voltooien

Om te beginnen met het doorlopen van een beoordeling, ga je naar Alle beoordelingen > in het navigatiemenu bovenaan.

Om te beginnen met het voltooien van een beoordeling, selecteer je de Start-knop in de huidige gemarkeerde fase van de beoordeling. Er is slechts één fase van een beoordeling beschikbaar op elk moment; de volgende fase wordt beschikbaar nadat de vorige is voltooid.

De pagina's van een fase verschijnen als tabbladen en de elementen die moeten worden voltooid, verschijnen onder het geselecteerde tabblad. Elementen zijn de vragen of informatie die in de beoordeling worden weergegeven.

Elementtypes zijn:

Selecteer de knop Volgende om naar de volgende pagina van de fase te gaan. Als er geen elementen nodig zijn, dan zal het selecteren van de Volgende knop de pagina als voltooid markeren. Een fase is voltooid wanneer alle vereiste vragen zijn beantwoord en er wordt een vinkje weergegeven in het selectievakje naast de paginanaam.

Vraagelementen

Vraagelementen zullen de vraag tonen, gevolgd door een manier om een antwoord te selecteren. Dit kan de vorm hebben van een dropdownmenu, keuzerondjes, selectievakjes, schuifknoppen of tekstvelden, afhankelijk van het vraagtype.

Als jouw rol het recht heeft om een vraag te beantwoorden, dan zul je een Jouw antwoord-label zien met een methode om het antwoord ernaast te selecteren. Als het beantwoorden van een vraag vereist is voor jouw rol, dan zal er een rood sterretje verschijnen naast Jouw antwoord. Je kunt niet naar de volgende pagina gaan voordat de verplichte velden op de huidige pagina zijn ingevuld.

Je antwoord kan zichtbaar zijn voor gebruikers in andere rollen. De lijst met rollen zal getoond worden onder het label Jouw antwoord. Het antwoord van gebruikers in andere rollen kan voor jou zichtbaar zijn. Antwoorden die je mag zien, worden onder je antwoord weergegeven.

Bekijk vragen

Met beoordelingsvragen kun je onderdelen van het studieplan selecteren om in de beoordeling te halen en te beoordelen. Dit proces zal hetzelfde zijn voor alle componenten die mogelijk moeten worden beoordeeld; niet alle componenten zullen bij elke beoordeling worden opgenomen.

Cursussen van een studieplan nakijken

1. Selecteer de knop Cursussen kiezen om te bekijken.
2. Selecteer het studieplan waaruit je een cursus wil kiezen door gebruik te maken van het dropdownmenu. Je kunt ook naar een bepaalde cursus zoeken met behulp van het tabblad Zoeken.
3. Kies de onderdelen die je aan de beoordeling wil toevoegen. Alle geselecteerde onderdelen verschijnen in de kolom Te voegen onderdelen aan de rechterkant. Om een onderdeel te verwijderen, ga je er met de muis overheen en selecteer je de X (delete icon) die verschijnt.
4. Selecteer de knop Toevoegen als je klaar bent.
5. Vul na het selecteren van de cursus je antwoord op de vraag in.

Competenties van een studieplan beoordelen

1. Selecteer de knop Kies competenties om te bekijken.
2. Selecteer de competentie die je in de beoordeling wil opnemen door erop te klikken. Er kunnen meerdere competenties worden geselecteerd en competenties uit meerdere studieplannen kunnen worden geselecteerd.
3. Selecteer de knop Toevoegen.
4. Elke competentie wordt weergegeven met een apart antwoordveld. Geef je antwoord voor elke competentie. Om een competentie uit de beoordeling te verwijderen, selecteer je de X (verwijder icoon) rechts van het antwoord tekstvak.

Doelstellingen van een studieplan nakijken

1. Om leerplandoelen toe te voegen voor beoordeling, selecteer je de knop Kies doelen om te beoordelen.
2. Selecteer de doelstelling die je in de beoordeling wil opnemen door erop te klikken. Er kunnen meerdere doelstellingen worden geselecteerd en er kunnen doelstellingen uit meerdere studieplannen worden geselecteerd.
3. Selecteer de knop Toevoegen.
4. Geef beoordelingsantwoorden voor de geselecteerde doelstellingen in het daarvoor bestemde tekstvak.

Doelen bekijken

Je kunt antwoorden voor bestaande doelen invoeren en ook klikken op de knop Doelen kiezen om te beoordelen om extra doelen aan de beoordeling toe te voegen.

1. Selecteer het doelenraamwerk uit het dropdownmenu en kies vervolgens de doelen die je wil toevoegen voor beoordeling. Je kunt ook naar een doel zoeken op het tabblad Zoeken. Alle doelen die al zijn geselecteerd, worden grijs weergegeven. Geselecteerde onderdelen verschijnen in de kolom Te voegen onderdelen.
2. Klik op Toevoegen om verder te gaan.
3. Vul je antwoorden in voor de geselecteerde doelen. Elk doel heeft een apart antwoordgebied.

Je kunt je voortgang op elk moment bewaren door naar de bovenkant van de pagina te scrollen en de knop 'Voortgang opslaan' te selecteren.

Selecteer op de laatste pagina van de beoordelingsfase de knop Compete fase. De fase wordt gemarkeerd als voltooid met een vinkje in het selectievakje naast Je moet deze fase voltooien.

Wanneer de beoordelingsfase is voltooid door alle gebruikersrollen, verschijnt er een vinkje voor de fase en wordt de volgende fase geopend voor voltooiing.

Wanneer alle beoordelingsfasen zijn voltooid door alle gebruikersrollen, wordt de beoordelingsstatus bijgewerkt naar Voltooid, inclusief de datum waarop het is voltooid. Een voltooid formulier is nog steeds beschikbaar voor gebruikers om te bekijken en af te drukken met behulp van de knoppen in de rechterbovenhoek van het scherm.

Bij het bekijken van beoordelingsoverzichtspagina's of -rapporten wordt de beoordelingsstatus bijgewerkt van Actief naar Voltooid.

Voltooiing van beoordeling bijhouden

Af en toe kan het nodig zijn dat een systeembeheerder of een andere gebruiker die de juiste rol en bijbehorende rechten heeft, een beoordeling moet voltooien namens een andere toegewezen gebruiker. Dit kan het gevolg zijn van een personeelsverzuim of een toegangsprobleem. In deze situatie kan een beheerder de login als functionaliteit gebruiken om de vereiste toevoegingen of bewerkingen aan de beoordeling uit te voeren.

Totara zal alle wijzigingen in een beoordeling namens de gebruiker registreren en deze tonen in de overzichtsweergave van de beoordeling.

 Bekijk beoordelingsrapporten

Beoordelingsrapporten zijn beschikbaar via het snelmenu > Beoordelings>rapporten.

Rapporten zijn onderverdeeld in:

• Actieve beoordelingen: Dit betekent dat de beoordeling is geactiveerd en beschikbaar is voor gebruikers
• Inactieve beoordelingen: Beoordelingen die zijn gesloten of waarvan de uiterste datum is verstreken

Conceptbeoordelingen worden hier niet getoond.

Mijn beoordeling

Informatie over elke actieve beoordeling omvat:

• Naam: De gekoppelde naam van de beoordeling. Klik op de link om de beoordelingsinstellingen te bekijken.
• Uiterste datum verstreken: Het aantal achterstallige beoordelingen. Een beoordeling wordt beschouwd als een uiterste datum als de voltooiingsdatum van de huidige actieve fase al is verstreken.
• Op doel: Het aantal beoordelingen dat momenteel op tijd is in termen van voltooiing.
• Voltooid: Het aantal voltooide beoordelingen.

Selecteer het gekoppelde nummer in een willekeurige cel om een gedetailleerd rapport te bekijken over welke beoordelingen van cursisten momenteel onder die status vallen.

Inactieve formulieren

Informatie over inactieve beoordelingen omvat:

• Naam: De gekoppelde naam van de beoordeling. Klik op de link om de beoordelingsinstellingen te bekijken.
• Status: Toont de algemene status van de beoordeling.
• Voltooid: Toont de datum waarop de beoordeling is voltooid of gesloten.
• Voltooid: Het aantal voltooide beoordelingen.
• Onvolledig: Het aantal beoordelingen dat niet is voltooid.

Selecteer het gekoppelde nummer in een willekeurige cel om een gedetailleerd rapport te bekijken over welke beoordelingen van cursisten momenteel onder die status vallen.

Statusrapport

Selecteer de link Statusrapport om het rapport voor deze beoordeling voor alle statussen te bekijken.

Detailoverzicht

Er is ook een detailrapportlink beschikbaar die meer specifieke details uit de beoordeling geeft.

Dit omvat de naam van de cursist, de manager, de beoordelingsstatus en de vragen uit de beoordeling worden weergegeven als kolomkoppen.

Zoekfilters zoals de naam van de gebruiker, de huidige fase, de beoordelingsstatus en de naam van de manager zijn beschikbaar bovenaan de pagina.

Vul een willekeurig zoekcriterium in en selecteer de zoekknop om de resultaten te filteren. Rapportresultaten kunnen worden geëxporteerd met behulp van het exportmenu onderaan de pagina. Zie Rapporten bekijken voor meer informatie over het zoeken en filteren van rapporten.

Om kolommen toe te voegen of de rapporten te wijzigen, selecteer je de knop Bewerk dit rapport die in de rechterbovenhoek van de rapportpagina verschijnt. Dit zijn ingebedde rapporten en kunnen worden gewijzigd om extra gegevens op te nemen of terug te zetten naar hun standaardinstellingen. 

Bijkomende rapporten kunnen gemaakt worden met behulp van Report Builder. 

Dynamische beoordelingen

Gewoonlijk worden bij het activeren van een beoordeling controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de beoordeling kan worden geactiveerd en activering wordt voorkomen als de beoordeling toewijzingsgroepen, beantwoordbare vragen mist of als er geen geldige einddatum is opgegeven voor de beoordelingsfasen.

Gewoonlijk kunnen er, zodra een beoordeling actief is, geen verdere wijzigingen aan toewijzingen worden aangebracht, maar met dynamische beoordelingen ingeschakeld, kunnen beoordelingen worden geactiveerd zonder gebruikers in een toewijzingsgroep en kunnen toewijzingswijzigingen worden aangebracht terwijl een beoordeling actief is.

Dynamische beoordelingen inschakelen

Om dynamische beoordelingen in te schakelen, zijn er twee instellingen die kunnen worden geactiveerd onder Snelmenu > Configureer functies Voer instellingen > uit.

Groepstoewijzingswijzigingen

Individuele gebruikers die deel uitmaken van een bestaande toegewezen groep, worden toegewezen aan of verwijderd uit een beoordeling, indien van toepassing. Er worden waarschuwingen weergegeven op het tabblad Toewijzingen en gebruikersbeoordelingen als gebruikers vereiste rollen missen.

Wanneer een gebruiker wordt toegevoegd aan een groep die is toegewezen aan een beoordeling, wordt er automatisch een nieuwe beoordeling gemaakt voor de gebruiker. Het systeem zal ook controleren of de gebruiker bestaande gegevens voor de beoordeling heeft. Als dat het geval is, wordt de gesloten beoordeling voor de gebruiker opnieuw geopend. Als dit niet het geval is, krijgt de gebruiker het formulier toegewezen. Alle herinneringsberichten voor achterstallige fases worden niet naar de gebruiker verzonden.

Wanneer een gebruiker niet langer deel uitmaakt van een groep die aan een beoordeling is toegewezen, wordt zijn beoordeling gesloten en wordt de status weergegeven als "Gesloten". Er wordt ook voorkomen dat herinneringen naar de gebruiker worden verzonden.

Roltoewijzingswijzigingen

De rol van een gebruiker (manager, manager van de manager of beoordelaar) kan halverwege de beoordeling worden gewijzigd of verwijderd.

Als de manager van een gebruiker, de manager van de manager of de beoordelaar wijzigt nadat een beoordeling is geactiveerd, wordt zijn beoordeling opnieuw toegewezen aan de nieuwe gebruiker(s) en zijn alle antwoorden van de oude toegewezen gebruiker(s) eigendom van de nieuwe toegewezen gebruiker(s).

Wijzigingen in groeps- en roltoewijzingen worden aangebracht wanneer de geplande taak Cursistentoewijzingen aan beoordelingen bijwerken (\\totara_appraisal\\taak\\update_learner_assignments_task), die standaard - uurlijks is. Wijzigingen in groepstoewijzingen kunnen ook handmatig worden bijgewerkt voordat de geplande taak is uitgevoerd door de knop Nu bijwerken te selecteren op het tabblad Toewijzingen.

Gesloten beoordelingen

Het sluiten van een beoordeling zal verhinderen dat er verdere toewijzingswijzigingen worden aangebracht. Een gesloten beoordeling kan niet meer bewerkt worden. Daarom wordt een dynamische beoordeling  niet automatisch gesloten wanneer alle gebruikers deze hebben voltooid, omdat nieuwe gebruikers op elk moment kunnen worden toegevoegd of verwijderd als het toegewezen groepslidmaatschap wijzigt. Het is aan de systeembeheerder(s) om een beoordeling te sluiten wanneer deze niet langer nodig is (hoewel het geen probleem is om deze open te laten). 

Voorbeelden van beoordelingsvragen

Wanneer je een beoordeling maakt of een bestaande bewerkt, kun je een reeks vraagtypes gebruiken. De vraagtypes staan hieronder met beschrijvingen en voorbeelden.