Wat zijn certificeringen?

Certificering lijkt erg op programma's, omdat beide het creëren van een leerpad vergemakkelijken door te fungeren als een container voor een reeks cursussen. In tegenstelling tot programma's zijn certificeringen echter slechts een bepaalde tijd geldig, waarna ze de cursist vragen om zich opnieuw te certificeren. Dit is nuttig voor vaardigheden die moeten worden bijgewerkt of waar je misschien moet aantonen dat je voldoet aan wijzigende beleidslijnen, praktijken of voorschriften. 

Hoe werken certificeringen?

Zoals hierboven vermeld, werken certificeringen zeer vergelijkbaar met programma's, maar de belangrijkste verschillen zijn:

• Er zijn twee paden: het oorspronkelijke certificeringspad en het hercertificeringspad
• Je kunt slechts een set cursussen toevoegen
• Wanneer je voor het eerst maakt, heb je de mogelijkheid om de bestaande certificeringsinhoud te gebruiken, die alles wat je invoert in het oorspronkelijke certificeringspad naar het hercertificeringspad kopieert

Als dezelfde cursussen werden gebruikt in zowel het oorspronkelijke certificeringspad als het hercertificeringspad, dan worden de cijfers en voltooiingsgegevens van de cursist geregistreerd en gearchiveerd. Voltooiingscriteria op activiteitsniveau worden gereset voor veelgebruikte activiteiten, zoals seminars, forums, toetsen en SCORM's. Het resetproces zal voor elke activiteit iets anders zijn. Een forum dat drie berichten vereist om aan de voltooiingsvereisten te voldoen, zal de voltooiing van de cursist wissen, maar zal de berichten van het forum zichtbaar laten, zodat de cursist nog drie keer moet posten om aan de voltooiingsvereisten te voldoen.

Wanneer de cursist de vereiste cursus voltooid heeft, zal Totara onmiddellijk controleren of aan de regels voor het voltooien van de cursus is voldaan. Cursus- en certificeringsstatus worden bijgewerkt in rapporten, waaronder de Studiegegevens en Vereist studiepagina's van de cursist.

In sommige gevallen kunnen certificeringen een vervanging zijn voor de terugkerende cursusfunctionaliteit van het programma. Een terugkerende cursus maakt een nieuwe kopie van de cursus telkens wanneer de cursisten de cursus opnieuw moeten volgen. Na verloop van tijd laat dit meerdere gearchiveerde kopieën van de cursus op de site achter. In plaats van de cursus te dupliceren, archiveren certificeringen het werk en de cijfers van de cursist en resetten vervolgens de activiteiten zodat de cursist dezelfde cursus opnieuw kan voltooien.

Als onderdeel van het archiveringsproces moet elke activiteit in een cursus worden gereset. Dit heeft een verschillend effect op elke activiteit, dus elk moet afzonderlijk worden behandeld. Onderstaande tabel schetst de kernactiviteiten die gereset zullen worden en hun effect op de voltooiing van de cursus.

Uiterste datum toewijzing

Met een gekozen opdracht kun je een uiterste datum instellen. Er zijn twee opties beschikbaar bij het instellen van een uiterste datum:

• Invullen door: Hiermee kun je een specifieke datum kiezen.
• Voltooien binnen: Hiermee kun je een relatieve datum kiezen. Relatieve data kunnen voor sommige gebruikers niet onmiddellijk worden berekend (bijvoorbeeld 'eerste login', voor gebruikers die nog nooit hebben ingelogd). Gebruikers krijgen een daadwerkelijke uiterste datum zodra ze aan de criteria voldoen.

Er zijn een aantal belangrijke zaken waarvan je op de hoogte moet zijn in de manier waarop de uiterste datums voor toewijzingen werken:

• Als een gebruiker tot meer dan één opdracht behoort (bijvoorbeeld als een persoon en als deel van een doelgroep) en de toewijzingen verschillende uiterste datums hebben, dan zal de uiterste datum van de gebruiker de meest verre van de twee zijn.
• Uiterste datums voor toegewezen gebruikers kunnen alleen worden verhoogd. Als een eerdere uiterste datum voor toewijzing wordt toegepast op een gebruiker die al een uiterste datum heeft ingesteld, wordt de eerdere datum niet toegepast op de gebruiker. De redenering hiervoor is om te voorkomen dat cursisten een uiterste datum krijgen, waardoor ze tijd kunnen vrijmaken wanneer ze van plan zijn de les te voltooien, en vervolgens de uiterste datum verlagen, waardoor ze onvoldoende tijd hebben om deze te voltooien. De nieuwe uiterste datum is echter van toepassing op cursisten die in de toekomst in de certificering worden opgenomen vanwege deze opdracht (bijvoorbeeld als een cursist aan een doelgroep wordt toegevoegd nadat de uiterste datum is verminderd).
• Het verwijderen van de uiterste datum van een opdracht verwijdert de uiterste datums niet van de betreffende cursisten die er al een hebben gekregen. Deze wijziging is echter van toepassing op gebruikers die in de toekomst in de certificering worden opgenomen vanwege deze toewijzing.

De werkelijke uiterste datums van gebruikers kunnen om verschillende redenen afwijken van de uiterste datum van de opdracht, waaronder:

• Als een ander toewijzingstype dezelfde gebruiker bevat, kan de andere toewijzingsdatum deze overschrijven
• Als deze opdracht een relatieve uiterste datum heeft, die nog niet van toepassing is op de gebruiker
• Een gebruiker heeft mogelijk een verlenging gekregen van een manager
• Als er een uitzondering is opgetreden en de Stel realistische tijdstoeslag in-actie is gebruikt om het op te lossen
• De uiterste datum van deze opdracht is misschien gewijzigd, maar de gebruiker heeft nog steeds de uiterste datum die hem oorspronkelijk is gegeven
• De uiterste datum is automatisch ingesteld op de uiterste datum

Soms gebeuren er ongelukken en is een voltooiingsdatum fout ingesteld of moet de uiterste datum van een gebruiker om welke reden dan ook worden gewijzigd. Als er wijzigingen nodig zijn, kunnen ze worden gedaan met de certificeringsvoltooiingseditor.

Hertoewijzingen

Het is niet ongewoon dat gebruikers niet langer worden toegewezen aan een certificering en vervolgens opnieuw worden toegewezen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld lid zijn van een doelgroep die is toegewezen aan een certificering, niet langer voldoen aan de lidmaatschapscriteria van de doelgroep en daarom wordt deze verwijderd uit de doelgroep en niet langer toegewezen aan de certificering. De gebruiker wordt vervolgens opnieuw toegewezen aan de certificering via dezelfde (of andere) toewijzingsmethode.

Wanneer een gebruiker opnieuw wordt toegewezen aan een certificering, wordt deze teruggezet naar zijn vorige status. Dit werkt door het systeem dat de laatste niet-toegewezen certificeringsvoltooiingshistorierecord zoekt en de gebruiker terugzet naar zijn vorige status. Alle gebeurtenissen die moeten gebeuren (zoals het openen van het venster voor hercertificering) zullen plaatsvinden wanneer de relevante cron-taak wordt uitgevoerd.

Opmerking over het herhalen van perioden

Overweeg het volgende scenario. De vervaldatum of vaste datummethode wordt gebruikt en de actieve periode is één maand. Een gebruiker heeft een uiterste datum van 31 januari. Ze voltooien voor 31 januari. Hun volgende vervaldatum kan niet worden berekend als 31 februari, omdat de datum niet bestaat. De werkelijke berekende datum zal anders zijn en het kan van alles zijn van 28 februari tot 3 maart, maar wat het ook is, dat is de datum die vanaf dat moment zal herhalen. Ditzelfde probleem kan voorkomen met verschillende actieve perioden, zoals één jaar, als je 29 februari kiest.

Beheer van bijeenkomstactiviteiten als onderdeel van een certificering

Wanneer de aanwezigheid van de cursist een voorwaarde is voor het voltooien van de bijeenkomstactiviteit, draagt aanwezigheid die buiten de open periode is gemarkeerd, niet bij aan de voltooiing van de cursus voor de huidige periode.

Wijzigen of verwijderen van cursussen in een actieve certificering

Als het initiële certificeringspad wordt gewijzigd voor een actieve certificering, worden de certificeringsvoltooiingen niet verwijderd voor gebruikers die dit al hebben voltooid.

Als een gebruiker is gecertificeerd, worden de wijzigingen die je in het pad aanbrengt, niet beïnvloed door de certificering en blijft deze als voltooid. Zodra de gebruiker het open punt van het hercertificeringsvenster bereikt, wordt de voltooiing gearchiveerd en moet de gebruiker het hercertificeringspad voltooien.

Alleen nieuw toegewezen gebruikers of gebruikers met een status in uitvoering worden beïnvloed door deze wijzigingen en deze gebruikers moeten de certificering voltooien op basis van de wijzigingen in de inhoud.

Certificerings-/hercertificeringsscenario's

Deze tabel toont een aantal verschillende scenario's en de status waarin de certificeringen van gebruikers als resultaat moeten zijn.

* Dit gaat ervan uit dat de berekende vervaldatum ten minste de minimale actieve periode in de toekomst is. Als het dichter bij dat is, wordt de 'actieve periode' herhaaldelijk toegevoegd totdat de vervaldatum ver genoeg in de toekomst is. Dit zal gebeuren als een gebruiker een uiterste datum heeft bereikt (meer dan actieve periode - minimale actieve periode).

Uitzonderingen

Als de toewijzingen van de gebruikers onopgeloste uitzonderingen hebben (d.w.z. problemen met de toewijzingsvereisten), hebben ze geen toegang tot de certificering of krijgen ze geen toegang tot cursussen waartoe ze nog geen toegang hebben via de certificering. Evenzo zal hun voltooiingsstatus in de certificering niet worden nagekeken en herberekend terwijl er uitzonderingen zijn.

Zodra de uitzonderingen zijn opgelost, krijgt de gebruiker weer toegang en wordt de voltooiing voor de gebruiker berekend.

Cursusstatussen certificering

Wanneer een gebruiker een toegewezen certificering doorloopt, toont de certificering alleen de status van cursussen op het pad dat de gebruiker momenteel doorloopt. Als het venster nog niet is geopend, wordt de status van de cursussen op het pad dat de cursist zojuist heeft voltooid, weergegeven. Cursusstatussen voor andere paden worden niet getoond, omdat deze niet relevant zijn voor de gebruiker.

Als de gebruiker bijvoorbeeld cursussen doorloopt in het hercertificeringspad, dan moet deze alleen de status van de cursussen op dat pad kennen. Als een gebruiker onlangs opnieuw had gecertificeerd, zouden ze alleen statussen zien voor het voltooide pad en niet voor het oorspronkelijke pad.

Beheer van een groot aantal certificeringen en categorieën

Als je duizenden programma's en categorieën op je site hebt, dan kun je performanceproblemen ervaren wanneer je de Beheer certificeringen  pagina (/totara/program/manage.php?viewtype=certification) gebruikt via het Snelmenu > Certificering. 

Als deze performanceproblemen het moeilijk maken om je inhoud te beheren, raden we aan om de performanceversies van de beheerpagina's in te schakelen. Deze hebben vereenvoudigde gebruikersinterfaces en wat verminderde functionaliteit (je kunt categorieën niet herordenen) en zijn gericht op het leveren van verbeterde prestaties. Om de performanceversies van de beheerpagina's voor cursussen, categorieën, programma's en certificeringen in te schakelen, stel je het volgende in config.php:

$CFG->simplified_category_management = true;

Certificering use cases

Hier behandelen we drie voorbeeld use cases en hoe je een certificering kunt configureren om aan de vereisten van elke case te voldoen.

Jaarlijkse naleving

De meeste organisaties hebben sectorspecifieke nalevingsvereisten en moeten ervoor zorgen dat hun werknemers de vaardigheden en kennis hebben om aan deze wettelijke en ethische normen te voldoen. Bedrijven moeten bijvoorbeeld voldoen aan de AVG-vereisten bij het omgaan met persoonsgegevens en werknemers moeten regelmatig training en beoordeling voltooien om ervoor te zorgen dat ze de meest recente wetgeving, best practice en hoe deze van invloed is op hun rollen begrijpen.

Overweeg een voorbeeldbedrijf dat Bedrijf X heet. Bedrijf X heeft verschillende AVG-gerelateerde cursussen, die één keer per jaar worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in wetten, voorschriften, praktijken en bedrijfsbeleid weer te geven. Gebruikers moeten deze cursussen elk jaar voltooien en de HR- en L&D-teams moeten controleren of alle medewerkers op de hoogte zijn van de training. Bedrijf X heeft een dynamische doelgroep ingesteld, inclusief alle medewerkers in het bedrijf, en nieuwe starters worden automatisch aan de doelgroep toegevoegd.

Bedrijf X kan aan deze behoefte voldoen door een certificering aan te maken in Totara:

• Maak een certificering en configureer de certificeringsdetails:
  • Stel de Zichtbaarheid in  voor Alle gebruikers.
  • Zet de  velden Beschikbaar van  en Beschikbaar tot op de vereiste datums.
  • Configureer de andere instellingen zoals vereist.
• Certificeringsinhoud toevoegen:
  • Voeg één cursusset toe die alle verplichte cursussen bevat die moeten worden voltooid.
  • Voeg een tweede cursusset toe met optionele cursussen voor gebruikers die meer willen leren over specifieke onderwerpen, maar die niet noodzakelijk zijn voor nalevingsdoeleinden.
• Configureer de hercertificeringsinstellingen.
  • Gebruik voor de hercertificeringsdatum de  optie Gebruik voltooiingsdatum certificering.
  • Zet de certificering op één jaar actief.
  • Stel voor het hercertificeringsvenster het venster in op één maand voor de vervaldatum.
• Vink het  selectievakje Gebruik bestaande certificeringsinhoud aan voor het hercertificeringspad. Dit betekent dat medewerkers dezelfde set cursussen moeten voltooien als toen ze de certificering voltooiden. Voltooiingen worden gereset wanneer het tijd is om cursisten opnieuw te certificeren.
• Wijs gebruikers toe aan het programma met de dynamische doelgroep voor het hele bedrijf.

Adaptieve conformiteit met opfrisinhoud

Een andere organisatie, bedrijf Y, verkoopt een reeks producten via een groot team van verkoopmedewerkers. Alle nieuwe starters moeten hun producttraining voltooien als onderdeel van hun introductie. Bedrijf Y wil er echter voor zorgen dat verkoopmedewerkers nog steeds kennis hebben van hun productaanbod.

Voor ervaren medewerkers die de producten echt goed kennen, is het echter mogelijk dat het opnieuw voltooien van deze training niet het beste gebruik van hun tijd is. Eén manier om dit aan te pakken is om een certificering in te stellen en vervolgens een hercertificeringspad te hebben dat is gekoppeld aan hun prestaties bij een beoordeling, die wordt geleverd één jaar na de initiële voltooiing van de certificering. Als gebruikers minder scoren dan een specifieke score (bijv. 95%), moeten ze het hercertificeringspad voltooien om hun productkennis te verbeteren.

Bedrijf Y kan als volgt een certificering instellen:

• Maak een certificering en configureer de certificeringsdetails:
  • Stel de Zichtbaarheid in  voor Alle gebruikers.
  • Zet de  velden Beschikbaar van  en Beschikbaar tot op de vereiste datums.
  • Configureer de andere instellingen zoals vereist.
• Voeg een cursusset toe met alle vereiste training aan het certificeringspad.
• Configureer het hercertificeringspad:
  • Maak één cursusset met één enkele activiteit, die een toetsactiviteit bevat. Zet het minimumscoreveld op 95, wat betekent dat gebruikers een score van 95 of hoger moeten behalen om deze cursusset te voltooien. Gebruikers zouden de toets slechts één keer moeten kunnen doen, waardoor ze niet meer eens mogen proberen om de antwoorden te onthouden.
  • Maak een tweede cursusset met alle cursussen van het oorspronkelijke certificeringspad.

• Zet de voorwaardelijke waarde tussen de twee cursussets op OF. Dit betekent dat gebruikers de certificering kunnen voltooien door een hoge score te behalen in de toets of door de cursussen in de tweede cursusset te voltooien.

Competentievaardigheid resetten

In sommige gevallen wil je misschien dat de competenties van gebruikers verlopen, zodat ze na een bepaalde tijd opnieuw kunnen worden beoordeeld. Als je de vaardigheid van gebruikers in bepaalde competenties wilt resetten, kun je dit doen met een certificering met een cursus in het hercertificeringspad. De cursusvoltooiing wordt vervolgens gebruikt als onderdeel van de criteria om bekwaamheid in de competentie te bereiken. Wanneer de certificering verloopt, wordt de voortgang van de cursus gereset, waardoor de competentiebeoordeling wordt gereset.

Je kunt daarom een certificering instellen met één cursus in het hercertificeringspad, die een activiteit bevat (bijvoorbeeld een toets of opdracht) die wordt gebruikt om de gebruiker te beoordelen ten opzichte van de competentie. Zodra ze de cursus hebben voltooid, wordt de gebruiker opnieuw gemarkeerd als bekwaam voor die competentie.