Efterlevnad i Totara

Vad är efterlevnad?

Organisationer i alla sektorer behöver följa juridiska, regulatoriska och etiska standarder som gäller för deras bransch. Detta innebär att organisationer och deras anställda måste vara medvetna om de juridiska kraven som styr deras verksamhet, och hur de ska följa dem i det dagliga arbetet.

Efterlevnad är viktigt av flera anledningar, inklusive:

• Att hålla dina anställda säkra

• Att verka inom lagen och skydda din verksamhet från juridiska konsekvenser

• Att identifiera och mildra risker

• Att upprätthålla organisationens integritet och förtroende hos partners, kunder och allmänheten

Att leverera och övervaka lärande, stödda av kontinuerlig prestationshantering och kamratstöd, är en viktig del av den verkliga efterlevnadsbilden. Titta på videon nedan för en sammanfattning av hur Totara hjälper dig att stödja dina efterlevnadskrav och skapa en efterlevnadskultur i din organisation. Läs sedan vidare för mer information.

Slutför Making compliance count kursen på Totara Academy för att fördjupa dig i detta ämne.

Efterlevnad i Totara

Utbildningsleverans

Efterlevnad kräver vanligtvis att anställda genomför aktuell utbildning för att uppfylla regleringskrav. I praktiken innebär detta att användare behöver slutföra den obligatoriska utbildningen, och upprepa den efter en specificerad tidsperiod för att säkerställa att de är medvetna om de senaste lagarna och bästa praxis.

I Totara kan du leverera lärande genom kurser, som antingen kan stå ensamma eller som en del av bredare program och certifieringar. För enstaka lärandeinitiativ, som när en ny policy införs, kan du skapa ett program som innehåller en blandning av obligatorisk utbildning och valfria extran för användare som vill lära sig mer. För lärande relaterat till branschregler som måste slutföras årligen (eller någon annan tidsperiod), bör du istället ställa in en certifiering. Certifieringar gör att du kan konfigurera en initial uppsättning av lärande som måste genomföras, och separat konfigurera lärandet som måste slutföras när certifieringen löper ut. Detta gör det möjligt för dig att säkerställa att eleverna slutför sin obligatoriska efterlevnadsutbildning på ett effektivt sätt.

Granskning av färdigheter och kunskaper

Färdigheter tillåter organisationer att koppla nödvändiga färdigheter till anställda, och sedan koppla dessa färdigheter till relevant lärande, externa kvalifikationer eller arbetsplatsaktiviteter. Färdigheter är ett användbart verktyg för efterlevnad, eftersom de tydligt visar vilka användare som behöver vilken träning för att uppfylla regulatoriska krav specifika för deras roll och verksamhet. Färdighetsramverk kan ställas in för att kartlägga de färdigheter och förmågor människor behöver för att möta efterlevnadskraven.

Användare och deras chefer kan också granska sin färdighetsprofil, som visar de färdigheter och relaterade förmågor de har uppnått i en överblick. Detta gör det möjligt för dem att identifiera eventuella områden där de inte är uppdaterade med efterlevnadskraven och genomföra ytterligare träning vid behov, eller ordna för att dessa färdigheter ska utvecklas och demonstreras i praktiken.

En annan nyckelkomponent i efterlevnadsprogram är regelbundna granskningar med användare och deras chefer. Prestationsaktiviteter gör det möjligt för dig att underlätta dessa diskussioner, vilket ger chefer möjlighet att säkerställa att teammedlemmar håller sig på rätt spår med sin efterlevnadsutbildning och bredare professionella utveckling.

Notifikationer, påminnelser och pågående diskussioner

Med regelefterlevnadsträning är det viktigt att användarna vet vilken utbildning de behöver genomföra och när. Du kan använda centraliserade aviseringar för att informera användare om tilldelad utbildning, när ett förfallodatum närmar sig, när en certifiering behöver förnyas och mer.

Program och certifieringar gör det möjligt att ställa in utspridd inlärning och påminnelsekampanjer. Till exempel kan du begränsa tillgången till innehållspåminnelser som kommer att bli tillgängliga när en viss tid har gått. Du kan också använda aviseringar för att säkerställa att användarna inte glömmer bort sin regelefterlevnadsträning efter att ha slutfört den, genom att skicka utspridda påminnelser om nyckelbegrepp.

Medan funktioner som certifieringar och färdigheter gör det möjligt för dig att uppfylla organisationens efterlevnadskrav, kommer verklig efterlevnad från att stödja dina medarbetare att integrera efterlevnadsbeteenden i deras dagliga arbete. Ett sätt att göra detta är genom att skapa arbetsytor, som du kan använda för att starta diskussioner och uppmuntra användare och ämnesexperter att dela kunskap genom att skapa och kurera resurser. Dessutom ger dessa arbetsytor en extra kanal för att påminna anställda om deras efterlevnadsträning och hålla koncepten färska i deras sinnen. Slutligen tillåter kursforum dig att kurera diskussioner som är specifika för varje kurs.

Rapportering

En annan viktig aspekt av organisationens efterlevnadskultur är rapportering, eftersom HR-avdelningar, chefer och andra användare behöver verifiera att anställda uppfyller sina efterlevnadskrav. Det finns ett antal inbyggda rapporter att använda, eller så kan du skapa dina egna skräddarsydda rapporter för att visa en översikt över användarnas utbildning, färdighetsuppnåenden, målframsteg och mer. Totaras rapportbyggare erbjuder stor flexibilitet, vilket innebär att du kan konfigurera rapporter för exakt den information du behöver.

Dessutom kan du vilja skapa rapporterings-instrumentpaneler för att ge chefer en bekväm översikt över deras teams framsteg mot deras efterlevnadsutbildning och mål, och göra det möjligt för dem att identifiera var deras teammedlemmar kanske inte är i överensstämmelse.

Fallstudie: Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Efterlevnad är avgörande för organisationer inom hälsosektorn, där effektiv utbildning kan ha livsavgörande konsekvenser. Både klinisk och administrativ personal behöver frekvent utbildning för att säkerställa att de har färdigheterna och kunskaperna för att ge patienter bästa möjliga vård. 

Titta på fallstudievideon nedan för att ta reda på hur Hull University Teaching Hospitals NHS Trust använder program, certifieringar, instrumentpaneler och mer för att övervaka efterlevnad i en stor och mobil arbetsstyrka.