Konfigurera ett godkännarsteg

I arbetsflöden för godkännande används ett godkännarsteg för att godkänna, avvisa eller kommentera en inskickad ansökan. 

Du kan konfigurera en eller flera godkännandenivåer:

• Vilka godkännarna är på varje nivå 
• Vilka fält som är tillgängliga och/eller obligatoriska i formuläret om det är redigerbart (beroende på användarkapacitet) 
• Vad händer när ansökan godkänns, avvisas eller återkallas
• Vilka meddelanden som ska skickas

Konfigurera godkännandenivåer och godkännare

För att konfigurera godkännande i detta skede av arbetsflödet, klicka på i rutan Godkännanden.

Här kan du utföra följande åtgärder:

• Lägg till nya godkännandenivåer genom att klicka på Lägg till godkännandenivå
• Byt namn på eller ta bort en befintlig godkännandenivå genom att klicka på ikonen med tre punkter ()
• Ändra ordning på godkännandenivåer med hjälp av dra-och-släpp-handtaget i det övre vänstra hörnet på varje nivå
• Ändra godkännartyp mellan relation (chef) och individ (en eller flera specifika användare) för varje nivå
• För individuella nivåer kan du lägga till eller ta bort godkännare
• Konfigurera ignoreringar av godkännande

Alla ändringar sparas automatiskt när de görs.

Namngivning på godkännandenivå

Namnet på godkännandenivå används i arbetsflödet och applikationsgränssnitten som ”Väntar på [level-name] godkännande” eller ”Visa [level-name] godkännare”. Håll den kort och beskrivande och använd inte orden ”godkännare” eller ”godkännare” i namnet.

Lägga till godkännare

När du har skapat ett godkännarsteg måste du lägga till godkännare. Dessa är individer eller relationer som kommer att kunna godkänna (eller avvisa) en ansökan. Du kan ha flera godkännare och de kan sitta på olika nivåer. 

En sökande måste få godkännande från varje nivå sekventiellt (t.ex. nivå ett godkänt, sedan nivå två godkänt och så vidare) innan de kan gå vidare till nästa steg. För varje godkännandenivå behöver den sökande bara en person för att godkänna sin ansökan, även om flera godkännare har ställts in.

Gör så här för att lägga till godkännare(er):

1. I den nivå där du vill lägga till godkännare(er), välj godkännartyp från rullgardinsmenyn:
   • Relation: En befattning som har en relation till den sökande (detta kommer att variera mellan sökande) – för närvarande är endast relationen mellan chef tillgänglig
   • Individ: En namngiven individ eller individer (detta kommer att vara detsamma för alla sökande)
2. Du kan sedan lägga till den position eller person(er) som du behöver.
3. Upprepa för så många nivåer som du behöver.

Lägga till åsidosättanden av godkännande

I vissa fall kan du behöva ha en annan godkännandestruktur för samma applikationsarbetsflöde. Om du till exempel har flera underorganisationer eller avdelningar inom din organisation kan du behöva olika godkännare för var och en av dessa. Istället för att behöva återskapa hela arbetsflödet för varje underorganisation när endast godkännarna ändras, kan du helt enkelt skapa åsidosättanden av godkännande.

Du kan lägga till åsidosättanden av godkännande manuellt eller ladda upp en CSV-fil. 

Manuellt lägga till åsidosättanden av godkännare

Det primära sättet att lägga till åsidosättanden av godkännare är att lägga till dem manuellt. För att manuellt lägga till åsidosättanden av godkännare, följ dessa steg:

1. Navigera till instrumentpanelen för arbetsflöde.
2. Välj det arbetsflöde för vilket du vill lägga till åsidosättanden av godkännare.
3. I panelen till vänster väljer du Godkännanden .
4. Klicka på knappen Konfigurera åsidosättanden av godkännande (ovanför tabellen med godkännare).
5. Klicka på knappen Lägg till åsidosättning på sidan för åsidosättande av godkännande.
6. Från nivå 1, markera rutan Åsidosätt för att ställa in en åsidosättning för den godkännandenivån.
7. Välj relationstyp i rullgardinsmenyn:
   • Relation: En befattning som har en relation till den sökande (som kommer att variera mellan de sökande).
   • Individ: En namngiven individ eller individer (som kommer att vara samma för alla sökande).
8. Du kan sedan lägga till den position eller person(er) som du behöver.
9. Upprepa för så många nivåer som du behöver.

Du kan välja att få nivåer ärvda från standardstrukturen för godkännande genom att se till att rutan Åsidosätt inte är markerad. 

Ladda upp en CSV-fil

Om du har ett stort antal åsidosättanden av godkännare som du vill lägga till samtidigt kan du importera och lägga till dessa i bulk med hjälp av en CSV-fil. Instruktionerna på importformuläret ger information om filens format och struktur.

Gör så här för att ladda upp din CSV-fil:

1. Navigera till instrumentpanelen för arbetsflöde.
2. Välj det arbetsflöde för vilket du vill lägga till åsidosättanden av godkännare. 
3. I det övre högra hörnet, klicka på ikonen med tre punkter ().
4. Välj åsidosättanden av Ladda upp godkännare . 
5. Sök efter CSV-filen och välj den. 
6. Klicka på Ladda upp . 

När du har laddat upp åsidosättningar för godkännare kan du sedan hantera och redigera dem inifrån systemet. 

Hantera åsidosättanden av godkännande

När du har ställt in åsidosättningar av godkännande, antingen manuellt eller genom att ladda upp en CSV-fil, kan du göra ändringar i dem. Följ dessa steg för att hantera åsidosättanden av godkännande:

1. Navigera till instrumentpanelen för arbetsflöde.
2. Välj det arbetsflöde för vilket du vill hantera åsidosättningar av godkännare.
3. Välj Godkännanden i panelen till vänster .
4. Klicka på knappen Konfigurera åsidosättanden av godkännande (ovanför tabellen med godkännare).

Från sidan Godkännandeåsidosättningar kan du se de åsidosättningar av godkännande som du har ställt in, inklusive vilka nivåer som ärvs och vilken/vilka individ(er) eller relation(er) som har lagts till som åsidosättningar. Du kan också klicka på pennikonen () till höger om en åsidosättning för att göra ändringar.

Konfigurera interaktioner för godkännarsteg

För att konfigurera vad som händer när applikationshändelser inträffar i detta skede, klicka på i rutan Interaktioner.

Alla ändringar sparas automatiskt när de görs.

Händelser i godkännarsteget är:

• Vid godkänt: Händelse utlöses när en ansökan har godkänts på alla godkännandenivåer i steget.
• Vid avvisad: Händelsen utlöses när en applikation avvisas på någon godkännandenivå i detta skede.
• Vid återkallelse: Händelsen utlöses när en ansökan återkallas av den sökande, eller av någon annan med möjlighet att återkalla ansökan.
• Vid återställning: Händelse utlöses när godkännanden måste återställas, som när applikationen redigeras efter att den redan har godkänts på minst en nivå.

För varje händelse i det här skedet kan du konfigurera vilket steg som applikationen ska flytta till genom att klicka på pennikonen () i rutan Standardövergång.

Konfigurera notifieringar för godkännarsteg

För att konfigurera anpassade meddelanden för detta steg i arbetsflödet, klicka på i rutan Meddelanden.

Alla tillgängliga aviseringsutlösare är konfigurerbara, men en (Applikation skickad ) gäller inte för ett godkännarsteg. Meddelanden som kan utlösas på ett godkännarsteg är:

• Godkänd nivå: Triggas när en ansökan godkänns på en specifik nivå. Nivån väljs som en del av att ställa in meddelandet.
• Nivå nekad: Triggas när en applikation avvisas på en specifik nivå. Nivån väljs som en del av att ställa in meddelandet.
• Vid start av nivå:  Triggas när en applikation anger en specifik nivå. Nivån väljs som en del av att ställa in meddelandet.
• Stadium helt godkänt: Triggas när ansökan har godkänts på alla nivåer i detta steg.
• Kommentar tillagd: Triggas när en ny kommentar läggs till i applikationen i detta skede.
• Kommentar uppdaterad: Triggas när en kommentar uppdateras i detta skede (kommentaren kan ha lagts till i vilket skede som helst).
• I början av steget: Triggas när en applikation flyttas till detta stadium (eller för det första steget, när en applikation skapas).
• I slutet av steget:  Utlöses när en applikation lämnar detta steg av någon anledning.
• Ansökan återkallad: Utlöses när en ansökan tas bort i detta skede.

Se Meddelanden om arbetsflöde för godkännande för detaljerade instruktioner.