Vad är certifieringar?

Certifieringar är mycket lika program, eftersom båda dessa underlättar skapandet av en väg för lärande genom att fungera som en behållare för en uppsättning kurser. Till skillnad från program är dock certifieringar endast giltiga under en viss tid, varefter de kommer att uppmana deltagaren att certifiera igen. Detta är användbart för färdigheter som behöver uppdateras, eller där du kan behöva visa efterlevnad av ändrade policyer, rutiner eller förordningar. 

Hur fungerar certifieringar?

Som nämnts ovan fungerar certifieringar mycket på samma sätt som program, men viktiga skillnader är:

• Det finns två vägar, den ursprungliga certifieringsvägen och omcertifieringsvägen
• Du kan bara lägga till en uppsättning kurser
• När du först skapade det, kommer du att ha möjlighet att använda det befintliga certifieringsinnehållet, som kommer att kopiera allt du anger i den ursprungliga certifieringsvägen till omcertifieringsvägen

Om samma kurser användes i både den ursprungliga certifieringsvägen och omcertifieringsvägen, så registreras och arkiveras deltagarens betyg och genomförandeuppgifter. Genomförandekriterier på aktivitetsnivå kommer att återställas för vanliga aktiviteter, såsom seminarier, forum, frågesporter och SCORM:er. Återställningsprocessen kommer att vara något annorlunda för varje aktivitet. Till exempel kommer ett forum som kräver tre inlägg för att uppfylla genomförandekraven att rensa deltagarens genomförande men lämna foruminläggen synliga så att deltagaren måste lägga upp tre gånger till för att uppfylla genomförandekraven igen.

När deltagaren har slutfört kursarbetet som krävs för slutförande kommer Totara omedelbart att kontrollera om reglerna för slutförande av kurs har uppfyllts. Kurs- och certifieringsstatus kommer att uppdateras i rapporter inklusive deltagarens utbildnings- och obligatoriska utbildningssidor.

Certifieringar kan i vissa fall ersätta programmets återkommande kursfunktionalitet. En återkommande kurs skapar en ny kopia av kursen varje gång deltagarna behöver göra om kursen. Med tiden lämnar detta flera arkiverade kopior av kursen på webbplatsen. Istället för att duplicera kursen arkiverar certifieringar deltagarens arbete och betyg i kursen och återställer sedan aktiviteterna så att deltagaren kan genomföra samma kurs igen.

Som en del av arkiveringsprocessen måste varje aktivitet som ingår i en kurs återställas. Detta kommer att ha olika effekt på varje aktivitet så varje aktivitet måste behandlas separat. Tabellen nedan beskriver de kärnaktiviteter som kommer att återställas och deras effekt på kursens genomförande.

Förfallodatum för tilldelning

Med en vald uppgift kan du ange ett förfallodatum. Det finns två alternativ tillgängliga när du ställer in ett förfallodatum:

• Slutförd av: Detta gör att du kan välja ett specifikt datum.
• Slutför inom: Detta gör att du kan välja ett relativt datum. Relativa datum kanske inte kan beräknas för vissa användare omedelbart (t.ex. ”första inloggning”, för användare som aldrig har loggat in). Ett faktiskt förfallodatum kommer att ges till användarna så snart de uppfyller kriterierna.

Det finns några viktiga saker att vara medveten om i hur tilldelningens förfallodatum fungerar:

• Om en användare tillhör mer än en uppgift (t.ex. som individ och som en del av en målgrupp), och tilldelningarna har olika förfallodatum, så kommer användarens förfallodatum att vara mer avlägset av de två.
• Förfallodatum för tilldelade användare kan endast ökas. Om ett tidigare förfallodatum för tilldelning tillämpas på en användare som redan har ett angivet förfallodatum, kommer det tidigare datumet inte att tillämpas på användaren. Anledningen till detta är att förhindra att deltagarna får ett förfallodatum, så att de kan avsätta tid när de planerar att slutföra inlärningen och sedan minska förfallodatumet, vilket gör att de inte har tillräckligt med tid för att slutföra den. Det nya förfallodatumet kommer dock att gälla för deltagare som blir inkluderade i certifieringen i framtiden på grund av denna uppgift (t.ex. om en deltagare läggs till i en målgrupp efter att förfallodatumet har reducerats).
• Att ta bort förfallodatumet från en uppgift tar inte bort förfallodatumet för tillämpliga deltagare som redan har fått ett. Denna ändring kommer dock att vara tillämplig för användare som blir inkluderade i certifieringen i framtiden på grund av denna uppgift.

Användares faktiska förfallodatum kan skilja sig från tilldelningens förfallodatum av olika skäl, inklusive:

• Om en annan typ av tilldelning innehåller samma användare, kan det andra förfallodatumet för tilldelning åsidosätta detta
• Om denna tilldelning har ett relativt förfallodatum, som ännu inte är tillämpligt för användaren
• En användare kan ha beviljats en förlängning av en chef
• Om ett undantag inträffade och åtgärden Ställ in realistisk tidsersättning användes för att lösa det
• Detta förfallodatum för tilldelning kan ha ändrats, men användaren har fortfarande det förfallodatum som ursprungligen gavs till dem
• Förfallodatumet har automatiskt ställts in på utgångsdatumet

Ibland inträffar olyckor och ett datum för slutförande är felaktigt inställt, eller så behöver en användares förfallodatum ändras av någon anledning. Om ändringar krävs kan de göras med hjälp av redigeraren för slutförande av certifiering .

Omtilldelningar

Det är inte ovanligt att användare kan tas bort från en certifiering och sedan tilldelas på nytt. Till exempel kan en användare vara medlem i en publik som tilldelats en certifiering, inte längre uppfylla kriterierna för publikmedlemskap och tas därför bort från publiken och tas bort från certifieringen. Användaren tilldelas sedan till certifieringen via samma (eller annan) tilldelningsmetod.

När en användare omtilldelas till en certifiering kommer de att återgå till sin tidigare status. Detta fungerar genom att systemet lokaliserar den senaste posten med ej tilldelad historik för slutförande av certifiering och återställer användaren till sitt tidigare tillstånd. Alla händelser som måste inträffa (t.ex. fönsteröppningen för omcertifiering) kommer att äga rum när den relevanta cron-uppgiften körs.

Anmärkning om upprepade perioder

Tänk på följande scenario. Utgångsdatum eller fast datummetod används och den aktiva perioden är en månad. En användare har ett förfallodatum den 31 januari. De är klara före den 31 januari. Deras nästa utgångsdatum kan inte beräknas som 31 februari, eftersom datumet inte finns. Det faktiska beräknade datumet kommer att vara annorlunda och det kan vara allt från den 28 februari till den 3 mars, men oavsett vilket datum det blir så är det datumet som kommer att upprepas från den tidpunkten och framåt. Samma problem kan uppstå med olika aktiva perioder, till exempel ett år, om du väljer 29 februari.

Hantera seminarieaktiviteter som en del av en certifiering

När deltagares närvaro är ett villkor för genomförande av seminarieaktivitet, bidrar närvaro som är markerad utanför den öppna perioden inte till genomförande av kursen för den aktuella perioden.

Ändra eller ta bort kurser i en aktiv certifiering

Om den initiala certifieringsvägen ändras för en aktiv certifiering kommer detta inte att ta bort certifieringsslutföranden för användare som redan har slutfört den.

När en användare är markerad som certifierad kommer eventuella ändringar som du gör i sökvägen inte att påverka deras certifiering och den kommer att förbli så fullständig som möjligt . När användaren når öppna punkten för omcertifieringsfönstret kommer slutförandet att arkiveras och användaren måste slutföra omcertifieringssökvägen.

Endast nyligen tilldelade användare eller användare med statusen pågående kommer att påverkas av dessa ändringar och dessa användare kommer att behöva slutföra certifieringen baserat på ändringarna i innehållet.

scenarion för certifiering/omcertifiering

Denna tabell visar några olika scenarier och vilka tillståndsanvändares certifieringar som bör ingå som ett resultat.

* Detta förutsätter att det beräknade utgångsdatumet är åtminstone den minsta aktiva perioden i framtiden. Om det är närmare än så, läggs den aktiva perioden till upprepade gånger tills utgångsdatumet är tillräckligt långt fram i framtiden. Detta kommer att inträffa om en användare är extremt försenad (mer än aktiv period - minsta aktiva period).

Undantag

Om användarnas tilldelningar har olösta undantag (dvs. problem med tilldelningskraven) kommer de inte att kunna få tillgång till certifieringen eller få tillgång till några kurser som de inte redan har fått tillgång till genom certifieringen. På samma sätt kommer deras slutförandestatus i certifieringen inte att granskas och beräknas om medan det finns undantag.

När undantagen har lösts kommer användaren att återfå åtkomst och slutförande beräknas för användaren.

Status för certifieringskurs

När en användare arbetar genom en tilldelad certifiering kommer certifieringen endast att visa status för kurser på den väg som användaren för närvarande arbetar igenom. Om fönstret inte har öppnats ännu kommer status för kurser på den väg som deltagaren just har slutfört att visas. Kursstatusar för andra sökvägar kommer inte att visas eftersom dessa inte är relevanta för användaren.

Om användaren till exempel arbetar genom kurser i omcertifieringsvägen behöver han/hon bara känna till statusen för kurserna på den vägen. Om en användare nyligen hade certifierat om, skulle de bara se status för den sökväg de har slutfört, och inte för den ursprungliga sökvägen.