Beheer van gebruikersgegevens

Het is belangrijk dat je organisatie en de software die je gebruikt, voldoen aan de lokale regelgeving voor gegevensbescherming. In mei 2018 werd de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) geïntroduceerd in de EU-wetgeving en er bestaat een soortgelijke wet (VK AVG) in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit. Je kunt meer lezen over de AVG en Totara in onze beleidsdocumenten. Of je bedrijf nu vanuit Europa actief is of niet, Moodle staat je toe om een degelijk databeleid binnen je organisatie te implementeren en te gebruiken. 

Om gebruikers te helpen bij het openen en verwijderen van gegevens, heeft Totara twee configureerbare functies: export- en opschoningstypen. Met exporttypes kun je configureren welke gegevens moeten worden geëxporteerd, terwijl met opschoningstypes je kunt configureren welke gegevens worden verwijderd. Het opschonen is anders dan het standaard verwijderingsproces (bijvoorbeeld klikken op Gebruiker verwijderen op het profiel van een gebruiker), omdat het meer controle toestaat over welke gegevens worden verwijderd. Je kunt hieronder meer te weten komen over zowel opschonings- als exporttypes, evenals in de ontwikkelaarsdocumentatie.

Snelmenu

Standaard zal het beheer van gebruikersdata niet verschijnen in het snelmenu. Dit kan het wat moeilijker maken om er te komen, omdat je ofwel via het Gerelateerde pagina's-blok op de gebruikerspagina (Quick-access > Gebruikers>gerelateerde pagina's > Gebruikersgegevensbeheer) moet gaan of je moet er naar zoeken in het snelmenu. Als je regelmatig toegang wil krijgen tot de beheerfuncties en instellingen van gebruikersgegevens, dan wil je die misschien toevoegen aan het snelmenu. 

Exporttypes

Je kunt verschillende exporttypes maken en beheren, die een aanpasbare lijst met gegevensitems bevatten die worden opgenomen wanneer een exporttaak wordt uitgevoerd om een bestand te maken. 

Het is nuttig om een exporttype te maken als:

• Jouw organisatie moet gebruikers beperken in het exporteren van gegevens die jij als gevoelig beschouwt
• Vanwege de impact op de prestaties van de site, wil je de mogelijkheid bieden om een verminderd exporttype (als dat aan een specifieke behoefte voldoet) en een meer uitgebreid type (om aan de AVG-vereisten te voldoen) te bieden.

Gebruikers kunnen alleen hun eigen gegevens exporteren en niet die van anderen. Bij het maken van een exporttype moet Gebruiker die eigen gegevens exporteert worden geselecteerd om het type beschikbaar te maken voor gebruik. Bovendien moet in de instellingen voor het beheer van gebruikersgegevensde optie voor het toestaan van gebruikersexports worden geselecteerd om de exportfunctie beschikbaar te maken voor gebruikers.

Het opnemen van bestanden in een export heeft invloed op zowel de grootte van het exportbestand als de tijd die het duurt om te worden gegenereerd, wat de prestaties van de site kan beïnvloeden. Je hebt de mogelijkheid om exporttypes te maken die geen bestanden bevatten, hoewel de geëxporteerde gegevens nog steeds aangeven dat de bestanden bestaan (bijvoorbeeld als bijlage bij berichten).

Exporttypes beheren

Ga naar het snelmenu > Gebruikersdatabeheer > Exporttypes kun je bestaande exporttypes dupliceren (), bewerken (), of verwijderen () met behulp van de icoontjes in de kolom Actie. 

Opschonen

Een opschoningstype bevat een lijst met gegevensonderdelen die worden opgeschoond (verwijderd of geanonimiseerd als verwijderen niet mogelijk is vanwege systeembeperkingen) wanneer een opschoningstaak wordt uitgevoerd. Een opschoningstype kan alleen worden toegepast op één gebruikersstatustype (bijv. Actief, Geschorst, Verwijderd). Dit komt omdat de gebruikersstatus bepaalt welke onderdelen beschikbaar zijn voor opschoning (bijvoorbeeld sommige gegevens, zoals e-mailadressen, zijn alleen veilig om te verwijderen wanneer een gebruiker zich in de status Verwijderd bevindt). Het plannen van een opschoning is verbonden met een gebruiker die de status Geschorst of Verwijderd krijgt, omdat deze status de beoordelaar is die aangeeft dat de gegevens van de gebruiker moeten worden opgeschoond bij de volgende geplande uitvoering van dat opschoningstype. Gebruikersstatussen zijn een manier voor het systeem om de status van een gebruiker te volgen. Een gebruiker kan worden geblokkeerd of verwijderd van zijn profiel via zijn account of via een bulkactie.

Voorbeelden van wanneer je de gegevens van een gebruiker wil opschonen zijn:

• Als het nodig is om alle gebruikersdata te verwijderen, kan een 'Verwijderde gebruiker' opschoningstype dat alle data-items bevat, worden gemaakt, om ervoor te zorgen dat alle gegevens die niet worden verwijderd tijdens het standaard verwijderingsproces, worden verwijderd. 
• Als je organisatie de naleving van de AVG moet afwegen (gegevens verwijderen) met andere regels (bijvoorbeeld het bewaren van certificerings-/trainingsgegevens), kan een opschoningstype worden gemaakt dat alles verwijdert wat niet nodig is. Belangrijk is dat deze gebruikers niet moeten worden verwijderd, maar alleen moeten worden opgeschorten een geblokkeerd opschoningstype moet worden toegepast.

Opschoningstaken kunnen ingepland worden (automatisch) of uitgevoerd worden op ad hoc basis indien nodig (handmatig). Als de automatische of handmatige toepassing niet is geselecteerd, is het opschoningstype niet beschikbaar voor toekomstige opschoningen totdat een van deze opties is geselecteerd. Alleen handmatig opschonen kan worden gedaan bij actieve gebruikers. Het is belangrijk om op te merken dat het uitvoeren van een data-opschoning op actieve gebruikers riskant kan zijn, omdat ze mogelijk met het systeem communiceren terwijl hun gegevens worden verwijderd, wat onverwachte gevolgen kan hebben.

Wanneer je een opschoningstype maakt, selecteer je individuele gegevensonderdelen om aan te geven dat die onderdelen moeten worden verwijderd tijdens een opschoning. Het is belangrijk om te onthouden dat het niet selecteren van een onderdeel niet garandeert dat een gebruiker deze gegevens zal hebben nadat de opschoning is uitgevoerd. Als ze bijvoorbeeld afzonderlijk worden verwijderd (buiten een opschoning, gewoon door hun gebruikersaccount te verwijderen), dan zou een aanzienlijk deel van deze gegevens al moeten zijn verwijderd).

Bij het gebruik van Totara Learn zal het verwijderen van cijferlijstgegevens, maar niet van cijfers van individuele activiteiten, resulteren in het herberekenen van het cijferboek (en daarom opnieuw vullen) nadat de opschoning is uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat alle cijfers volledig uit het systeem worden verwijderd, moeten de volgende activiteiten ook worden verwijderd: toets, toewijzing, les en workshopbeoordelingen.

Forumberichten kunnen niet volledig worden verwijderd zonder de ervaring van forums voor andere gebruikers te verbreken - in dit geval kan de inhoud van het bericht (en zelfs de auteursgegevens) worden verwijderd, maar de rest van de thread van andere gebruikers blijft intact.  

Als je het lidmaatschap van de doelgroep opschoont voor iemand die deel uitmaakt van een dynamische doelgroep, kan dat lidmaatschap worden hersteld bij een volgende cron-run (de andere gegevens van de gebruiker zullen dat echter niet doen). Wanneer gebruikers uit een doelgroep worden verwijderd, worden ze niet automatisch op de hoogte gebracht.

Opschonings types beheren

Door naar het snelmenu te gaan > Gebruikersdatabeheer > Opschonen kun je bestaande opschoningstypes dupliceren (), bewerken (), of verwijderen () met behulp van de icoontjes in de kolom Actie.

Verouderde verwijderde gebruikers opschonen

Als een gebruiker is verwijderd voordat het opschoningssysteem beschikbaar was, wordt deze niet automatisch verwijderd wanneer de opschoning wordt uitgevoerd. In plaats daarvan moeten ze handmatig worden verwijderd of moet hun opschoningstype handmatig worden bijgewerkt. 

Dit is hetzelfde voor gebruikers die zijn verwijderd voordat een standaardinstelling is ingesteld, maar het verschil is dat verouderde verwijderde gebruikers een pictogram voor verwijderen naast hun naam tonen in de lijst met verwijderde gebruikers. 

Gegevens exporteren

Om te voldoen aan zowel artikel 15 als artikel 20 van de EU AVG, staat Totara toe dat gebruikersdata exporteerbaar zijn die zowel over de gebruiker gaat ('betrokkene') en van persoonlijke aard is (gedefinieerd als informatie die 'betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon').

Rapporten

Je kunt een lijst zien van in behandeling zijnde of voltooide exports of opschoningen door te gaan naar:

• Export: snelmenu > Gebruikersgegevensbeheer > Export
• Opschonen: Snelmenu > Gebruikersdatabeheer > Opschonen

Een aparte pagina bevat een lijst met verwijderde gebruikers (ze zijn niet opgenomen in de lijst met gebruikers). Afhankelijk van hoeveel gegevens uit het account zijn verwijderd, kan er zeer beperkte gebruikersinformatie in hun record staan. Je kunt dit rapport zien door naar het snelmenu > Gebruikersgegevensbeheer > Verwijderde gebruikersaccounts te gaan.

Vanuit het snelmenu > Gebruikers kun je op het stapelicoon () naast een gebruiker klikken om een samenvattend rapport te bekijken over al hun gegevens binnen het systeem. Er is ook een knop om gebruikersgegevens te controleren, die een volledigere lijst geeft met gegevens die over de gebruiker in het systeem worden bewaard. Je kunt ook een handmatige opschoning uitvoeren of de automatische opschoningstypes voor een gebruiker bijwerken.

Gerelateerde functies

In aanvulling op de inhoud van deze pagina vind je aanvullende informatie over gerelateerde functies voor het beheer van gebruikersgegevens op de volgende plaatsen:

• Gebruikersprofiel: Op de helppagina van het gebruikersprofiel kun je informatie vinden over toestemmingen voor het gebruik van de site en instellingen voor gebruikersgegevens in de sectie Beheer
• Sitebeleid: Je kunt meerdere sitebeleidslijnen instellen, wat een handige manier kan zijn om gebruikers te informeren over hoe hun gegevens op jouw site worden beheerd

Volgende stappen

• Instellingen voor beheer van gebruikersgegevens
• Voeg een snelmenu toe
• Maak een exporttype
• Maak een opschoningstype
• Gegevens manueel opschonen
• Export van gebruikersgegevens inschakelen
• Exporteer gebruikersdata