Stöd för arbetsplatsutbildning (OJT) med Totara

Arbetsplatsutbildning (även känd som färdighetsbaserad utbildning) är praktisk utbildning för anställda på arbetsplatsen, ofta med coachning eller mentorskap från en erfaren kollega eller chef. Denna typ av utbildning är vanlig i branscher som bygg, tillverkning och sjukvård.

Du kan använda Totara för att standardisera, automatisera och rapportera om din OJT, vilket gör det lättare att följa branschens regler och skapa en robust spårning för färdighetsbaserad utbildning. Genom att använda Totara för OJT kan du:

• Identifiera och åtgärda kompetens- och kunskapsluckor
• Enkelt skapa dynamiska rapporter
• Förbättra efterlevnad i hela din organisation
• Vara trygg med att din organisation följer regulatoriska standarder

Du kan uppnå detta genom att använda en kombination av Totara-funktioner, såsom kompetenser, prestationsvägar, rapportering, instrumentpaneler, och mer.

Se vårt OJT-webbinarium för mer information:

Definiera prestationsnivåer

Det första steget är att ställa in skalor som du kommer att använda för att mäta skicklighet. Du behöver komma överens om två eller fler färdighetsnivåer och vilka av dessa nivåer som anses vara skickliga inom den relevanta färdigheten. Till exempel, du kan ha en skala med fyra värden:

• Behöver förbättras
• Under förväntningar
• Uppfyller förväntningar
• Överstiger förväntningar

I detta exempel skulle du anse en användare på Uppfyller förväntningar och Överstiger förväntningar nivåerna som skicklig. När du etablerar dessa skalor kan du vilja tillhandahålla en definition för varje uppnåendenivå för att säkerställa att användarna har en klar förståelse av vad som krävs för varje nivå.

Du kan skapa en enda kompetensskala att använda över hela organisationen för enkelhetens skull, eller så kan du skapa en mängd olika skalor för olika användningsområden. Till exempel kan kompetensskalan se annorlunda ut för anställda på nybörjarnivå jämfört med seniora anställda.

När du har bestämt dig för dina uppnåendenivåer kan du ställa in kompetensskalor i Totara.

Kartlägg dina kompetenser

Nästa steg är att koppla dina kompetenser till specifika jobroller eller karriärvägar. OJT för varje roll inom din organisation kommer att syfta till att ge specifika färdigheter, vilka behöver motsvarande kompetenser. Först behöver du analysera dina jobroller och deras tillhörande utbildning, och sedan skapa en matris över kompetenser baserat på dessa roller.

Därefter kan du bryta ner dessa kompetenser i logiska grupper och ställa in dem som kompetensramverk.

Konfigurera kompetenser

Beroende på hur många kompetenser du behöver ställa in kan du göra detta manuellt eller i bulk. Om du föredrar att ha detaljerad kontroll (och inte behöver för många kompetenser), kan du skapa varje kompetens individuellt.

Om du behöver ett stort antal kompetenser kan du istället lägga till alla kompetenser för varje kompetensramverk i bulk.

Alternativt kan du använda HR-import för att importera dina kompetenser, som måste konfigureras i en CSV-fil eller extern databas.

Ställ in prestationer

För varje kompetens du konfigurerade i föregående steg, kan du nu konfigurera en prestationsväg för att bestämma hur användarna kommer att uppnå kompetensen. Detta kan vara en manuell bedömning, eller så kan det använda lärandeplaner, kursavslut, prestandaaktiviteter, eller en kombination av dessa funktioner.

För OJT, ett tillvägagångssätt kan vara att ställa in prestandaaktiviteter strukturerade kring anställdas arbetsplatsutbildning, vilket ger användarna och deras chefer en chans att utvärdera deras framsteg inom praktiska färdigheter och uppdatera deras kompetenser.

Tilldela dina kompetenser

Slutligen behöver du tilldela dina kompetenser till användarna på din webbplats. Du kan tilldela kompetenser till individer, till grupper av användare via målgrupper, eller baserat på avdelningar eller positioner.

Du kan spara mycket tid genom att tilldela kompetenser baserat på dynamiska målgrupper, så att kompetenser automatiskt tilldelas användare när de läggs till i målgruppen.

Övervakning av framsteg

När du har börjat använda kompetenser för att spåra OJT finns det några sätt att hålla reda på användarnas framsteg mot deras OJT-relaterade kompetenser och övervaka efterlevnad. Du kan använda kompetensprofil och prestationsöversikt sidan för att granska en användares kompetenser, identifiera områden och färdigheter där användaren ännu inte är skicklig och säkerställa att de får den utbildning de behöver. Dessutom finns det flera rapportkällor som du kan använda för att skapa anpassade rapporter om kompetenser. Slutligen kan du överväga att skapa en rapporteringsinstrumentpanel för chefer, så att de kan se sina teams framsteg mot deras utbildning och kompetenser i en överblick.