Incorporación en Totara

¿Qué es la incorporación?

La incorporación es el proceso de preparación de nuevos empleados para trabajar en tu organización. Por lo general, esto incluye:

• Hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos
• Transmitir la misión, los valores, las políticas y la cultura de la organización
• Presentamos a las personas y colegas importantes a los nuevos usuarios
• Completar cualquier capacitación obligatoria
• Establecer expectativas y métricas de desempeño

Proporcionar una buena experiencia de incorporación debería preparar a los empleados para hacer su trabajo de manera efectiva y productiva, así como aumentar la satisfacción laboral y la retención de empleados. La incorporación se verá diferente para cada organización dependiendo de sus requisitos exactos; tendrás que dedicar un tiempo a pensar en cómo incorporar mejor a tus empleados para darles las herramientas que necesitan para tener éxito.

Mira este video de la Totara Academy para obtener un breve resumen de cómo Totara apoya la incorporación y luego sigue leyendo para conocer las características útiles que puedes usar para crear una experiencia de incorporación efectiva.

Completa el curso Uso de Totara para la incorporación en Totara Academy para profundizar en este tema.

Configuración de cuentas de usuario

Siempre que nuevos empleados se unan a tu organización, necesitas configurarlos con una cuenta de usuario en tu sitio de Totara, lo que les permite acceder a aprendizaje, actividades de rendimiento, metas, espacios de trabajo, competencias y más.

Si eres una organización pequeña con muy pocos usuarios nuevos, es posible que prefieras crear cuentas de usuario manualmente. Sin embargo, si tienes un gran número de nuevos usuarios, es mejor automatizar el proceso para reducir el trabajo manual requerido. La importación de RR. HH. te permite importar fácilmente todos tus datos de usuario desde un archivo CSV u otra fuente de datos.

Acceso de usuario

A continuación, debes considerar qué contenido podrán ver los diferentes usuarios en tu sitio. Los permisos y las capacidades que se otorgan a cada usuario se basan en su rol en el sistema y en diferentes niveles de contexto; la mayoría de los usuarios solo necesitarán el rol de usuario, pero puedes asignar otros roles según sea necesario.

En lugar de administrar usuarios individuales, es útil configurar audiencias para agrupar a tus empleados. Una audiencia puede usar un grupo de usuarios seleccionados manualmente o usuarios que se agregan automáticamente en función de un conjunto de reglas. Luego, puedes asignar diferentes contenidos a cada audiencia según sea necesario.

También puedes crear tableros específicos para cada grupo de usuarios, lo que los registra en capacitaciones, políticas o contactos relevantes usando bloques. Si has creado audiencias, puedes usarlas para asignar tableros.

Asignar aprendizaje, competencias y más

Aquí hemos asumido que ya tienes contenido de aprendizaje en tu sitio, así que consulta la guía del Creador de Cursos para obtener más información sobre cómo configurar cursos en tu sitio. 

Hay algunas formas de abordar la asignación de contenido a los usuarios, según cuán automatizado y granular desees que sea el proceso.

Por ejemplo, podrías simplemente permitir que los gerentes inscriban a su equipo en cursos útiles. Alternativamente, para un enfoque más estructurado, podrías usar cualquier audiencia que hayas configurado para asignar contenido de tu sitio, como:

• Asignar usuarios a programas y certificaciones
• Creación de planes de aprendizaje
• Asignar competencias

Todos los nuevos usuarios podrían ser añadidos a una sola audiencia, que usarías para asignar capacitación obligatoria a todos los empleados, como capacitación sobre políticas de la empresa. Luego, podrías crear audiencias para roles o departamentos específicos, que usarías para asignar capacitaciones más específicas, como cursos relevantes de salud y seguridad o de seguridad de datos. Para la capacitación que deberá completarse después de una determinada cantidad de tiempo, puede crear y asignar certificaciones.

Además de asignar aprendizaje específico que debe completarse, también puedes asignar competencias para reflejar las diversas habilidades que un usuario necesita demostrar en su rol y los estándares que necesita cumplir para esas habilidades. Una vez que hayan mostrado estas habilidades lo suficiente, un gerente puede marcarlas como competentes para las competencias relevantes.

También puedes configurar una plantilla de plan de aprendizaje que contenga toda la capacitación y las competencias (si se utiliza el flujo de trabajo del plan de aprendizaje avanzado) relevantes para los roles y responsabilidades de un grupo, y luego asignarla a una audiencia dinámica o permitir que los gerentes asignen el plan de aprendizaje manualmente si deseas tener más granularidad.

Comprobando con tus nuevos principiantes

La incorporación no es solo establecer nuevos empleados para su primer día, sino que es un proceso continuo que debería garantizar que los empleados estén acomodados y puedan hacer sus nuevos trabajos de manera eficiente.

Una de las mejores maneras de averiguar cómo se desempeñan los nuevos empleados es simplemente preguntar: quieres que los nuevos empleados tengan oportunidades de comunicarse con sus gerentes durante su incorporación y los primeros meses en la organización. Puedes hacer esto configurando revisiones y revisiones regulares usando actividades de desempeño. Al alentar a los gerentes a tener conversaciones regulares y estructuradas con los nuevos miembros de su equipo, puedes ayudar a garantizar que cualquier problema se discuta y aborde.

Además, puedes configurar un espacio de trabajo para cada cohorte de nuevos usuarios. Este puede ser un espacio para que los usuarios hagan preguntas, compartan conocimientos y recursos, y revisen el aprendizaje informal seleccionado para ayudarlos en su proceso de incorporación. También puedes configurar otros espacios de trabajo útiles; por ejemplo, puedes configurar un espacio de trabajo para cada equipo, lo que permite que los nuevos usuarios se reúnan con su equipo y comiencen a colaborar de inmediato.

Estudio de caso: Incorporación con la Oficina del Meteoro

La incorporación se ve diferente para cada organización según sus requisitos. Mira este video de la Totara Academy para ver cómo la Met Office incorpora a sus nuevos principiantes con Totara.