Wijzigingen in het personeel

Bij het gebruik van Totara Perform en performance-activiteiten moet je mogelijk te maken krijgen met een personeelswijziging, zoals een wijziging in manager of een nieuwe medewerker.

Het/de onderwerp(en) van een activiteit wordt/worden bepaald door toewijzing aan een activiteit. De reagerende deelnemers worden bepaald op basis van de relatie tussen de deelnemer en het onderwerp op het moment dat een formulier voor de deelnemer wordt gegenereerd.

Deelnemerswijzigingen beheren

In het geval van herhalende activiteiten of als het venster voor het maken van activiteiten open is, wordt de taak voor het maken van cron-formulieren herhaaldelijk uitgevoerd. Elke keer dat een medewerkersformulier wordt gegenereerd, worden ook deelnemersformulieren gemaakt voor de activiteitsrelaties die aan dat onderwerp zijn gekoppeld.

Deelnemers kunnen ook manueel worden toegevoegd. Deelnemersformulieren die manueel worden toegevoegd, zijn alleen relevant voor die ene onderwerpformulier. Ze moeten elke keer dat een formulier voor een medewerker wordt gegenereerd, worden geselecteerd, zelfs als het een herhalende activiteit is. Je kunt meer zien over het manueel toevoegen van deelnemers op de pagina Handmatig beheren van de beschikbaarheid van performance-activiteit. 

Dynamisch deelnemersformulier maken en sluiten

In Totara Perform zijn er twee instellingen die het maken en sluiten van deelnemersformulieren regelen, die beide kunnen worden ingeschakeld via Configureer functies:

• Rol wijzigen inschakelen: Bij de volgende cron-run wordt een deelnemersformulier gemaakt voor elke gebruiker in een activiteitsrelatie waar die gebruiker nog geen activiteitsformulier heeft. ActiviteitA voor SubjectZ heeft bijvoorbeeld een deelnemer, Manager1. Wanneer de activiteit is geactiveerd, worden deelnemersformulieren gemaakt voor SubjectZ en Manager1. Daarna wijzigt de manager van SubjectZ naar Manager2. Bij de volgende cron-run wordt een deelnemersformulier gemaakt voor Manager2.  
• Schakel het sluiten van de deelnemersformulieren voor rolwijzigingen in: De deelnemersformulieren voor elke gebruiker die een activiteitsrelatie heeft verlaten, worden gesloten als die deelnemersformulier niet is gestart, d.w.z. de status 'niet gestart' heeft. Als die deelnemersinstantie in uitvoering of voltooid is, wordt deze niet gesloten, tenzij andere instellingen (bijv. sluiten na voltooien) zijn ingesteld. ActiviteitA voor SubjectZ heeft bijvoorbeeld een deelnemer, Manager1. Wanneer de activiteit is geactiveerd, worden deelnemersformulieren gemaakt voor SubjectZ en Manager1. Daarna wijzigt de manager van SubjectZ naar Manager2. Bij de volgende cron-run is de deelnemersinstantie gesloten voor Manager1, als Manager1 de activiteit niet heeft gestart.

Met deze instellingen kunnen de deelnemers aan een activiteit wijzigen wanneer de gebruikers die in de activiteitsrelaties handelen, wijzigen. Deze instellingen hebben geen invloed op het onderwerp van de activiteit.