Workflows voor het goedkeuren van inschrijvingen op cursussen

Cursusaanmeldingsworkflows zijn één type goedkeuringsworkflow dat beschikbaar is in Totara 19. Beheerders kunnen deze workflows configureren om gebruikers toegang te laten vragen tot bepaalde cursussen en managers of beheerders om hun verzoeken goed te keuren. Als je bijvoorbeeld cursussen hebt die betaling vereisen, kun je zelfaanmelding configureren om goedkeuring van de manager te vereisen voordat gebruikers zich kunnen inschrijven voor de cursus, waardoor managers effectiever kunnen budgetteren.

Cursus goedkeuringsworkflows voor inschrijvingen zullen een standaard goedkeuringsformulier plugin gebruiken, genaamd Cursus inschrijving goedkeuringsformulier. Je kunt controleren of deze plugin is ingeschakeld (en welke andere formulierplugins beschikbaar zijn) door naar Snelmenu te gaan > Plugins > Goedkeuringsformulier plugins > Beheer goedkeuringsformulier plugins.

Maak een workflow voor het goedkeuren van aanmeldingen voor cursussen

Voordat je een goedkeuringsworkflow voor inschrijvingen in cursussen kunt maken, moet je ervoor zorgen dat je een goedkeuringsworkflowtype en een goedkeuringsformulier hebt ingesteld, omdat deze niet standaard zijn ingesteld. Deze worden beide gebruikt bij het configureren van je workflow voor het goedkeuren van inschrijvingen voor cursussen.

Als systeembeheerder kun je een nieuwe workflow voor het goedkeuren van aanmeldingen voor cursussen voor je site maken door de volgende stappen te volgen:

1. Zorg ervoor dat de  plugin voor het goedkeuringsformulier van de cursus is ingeschakeld via het snelmenu > Plugins > Plugins voor goedkeuringsformulieren > Plugins voor goedkeuringsformulieren beheren.
2. Stel een goedkeuringsworkflowtype in, gelabeld zodat mensen weten dat het bedoeld is voor inschrijving in een cursus. Stel een goedkeuringsformulier in met behulp van de plugin Cursusaanmeldingsformulier.
3. Ga naar Snelmenu > Beheer goedkeuringsworkflows.
4. Klik op Nieuwe  workflow.
5. Je moet de workflow een naam geven en het workflowtype selecteren dat je in stap 2 hebt gemaakt. Optioneel kun je ook een beschrijving toevoegen of de automatisch gegenereerde workflow ID bewerken.
6. Klik op Volgende.
7. Selecteer voor het goedkeuringsformulier het formulier dat je in stap 2 hebt geconfigureerd  (of een ander goedkeuringsformulier dat je hebt geconfigureerd) en klik vervolgens op Aanmaken.
8. Je kunt de workflow vervolgens configureren door fasen toe te voegen, de goedkeurders te selecteren voor elke goedkeurderfase en de notificaties voor elke fase te configureren.
9. Als je klaar bent met het aanpassen van de workflow, klik je op Publiceren.

Wanneer de workflow wordt gepubliceerd, is het beschikbaar om te selecteren voor de  instelling Inschrijvingen goedkeuren in het formulier Zelf aanmelden.

Inschrijfworkflows instellen voor een cursus

Met de methode voor zelfaanmelding kunnen gebruikers zich inschrijven voor een cursus waarin ze geïnteresseerd zijn, en door een cursus te configureren om zelfaanmelding toe te staan met behulp van goedkeuringsworkflows, kun je ervoor zorgen dat gebruikers zich alleen kunnen inschrijven voor cursussen met de goedkeuring van hun manager.

Volg deze stappen om zelfaanmelding in te stellen met goedkeuringsworkflows voor een cursus:

1. Zorg ervoor dat de zelfaanmeldingsplugin is ingeschakeld op siteniveau en configureer de workflow en het goedkeuringsformulier dat je wil gebruiken (als je de standaardinstellingen niet wil gebruiken).
2. Navigeer naar de cursus.
3. Ga vanuit  Cursusbeheer naar Gebruikers > Inschrijfmethodes.
4. Selecteer de optie Zelf aanmelden in het vervolgkeuzemenu Methode toevoegen. Als Zelf aanmelden al  is geconfigureerd voor de cursus, kun je ook klikken op het tandwielicoon () naast Zelf aanmelden.
5. Selecteer voor de  instelling Inschrijvingen goedkeuren een van de workflows voor het goedkeuren van inschrijvingen in de cursus die je hebt geconfigureerd en gepubliceerd (niet-gepubliceerde workflows zijn niet beschikbaar om te selecteren). Vul de andere instellingen naar wens in. Als je de  instelling Cursuswelkomstbericht verzenden gebruikt (en optioneel het aangepaste welkomstbericht), dan zal het bericht verzonden worden zodra de gebruiker vraagt om zich in te schrijven voor de cursus. Je kunt de inhoud van het bericht aanpassen om aan te geven dat het aanmeldingsverzoek in afwachting is van goedkeuring.
6. Als je de inschrijfmethode toevoegt, klik je op de knop Add method. Als je alleen de instellingen configureerde, klik je op Wijzigingen opslaan.

Inschrijving voor de cursus als cursist

De exacte stappen zijn afhankelijk van hoe je de geselecteerde workflow hebt geconfigureerd. Hier kijken we naar de cursistenervaring wanneer een cursus de standaard workflow voor het goedkeuren van inschrijvingen voor cursussen gebruikt.

1. Een cursist kan een cursus vinden via de cursuscatalogus of die kan aan hem/haar worden getoond in zijn/haar aanbevelingen.
2. Wanneer de cursist een cursus selecteert, zien ze de beschikbare inschrijfopties, die afhankelijk zijn van hoe de inschrijfmethodes van de cursus en de goedkeuringsworkflow(s) zijn geconfigureerd.
3. Als de cursist meerdere functieprofielen heeft, kan de cursist de functieprofiel selecteren met betrekking tot zijn verzoek. Let op dat de gebruiker minstens één functieprofiel nodig heeft. Als een inschrijfcode vereist  is, dan kan de cursist die hier geven.
4. De cursist klikt op Goedkeuring aanvragen.
5. De cursist moet dan uitleggen waarom hij zich wil inschrijven in het  veld Reden voor inschrijving in deze cursus.
6. Ze kunnen dan op Indienen klikken om hun verzoek in  te dienen, of Opslaan als concept  als ze het verzoek niet onmiddellijk willen indienen. Als de cursist ervoor kiest om zijn goedkeuringsverzoek als concept op te slaan, kan hij later terugkeren naar de cursus en op Voltooi verzoek klikken  om te voltooien en zijn verzoek in te dienen.
7. De manager van de gebruiker wordt vervolgens op de hoogte gebracht dat hij/zij om goedkeuring heeft gevraagd en hij/zij kan de aanvraag zien op het aanvraagdashboard. Ze kunnen er dan voor kiezen om het verzoek goed te keuren of te weigeren en optioneel een opmerking toevoegen.
8. Tot slot wordt de cursist op de hoogte gebracht van de beslissing van zijn manager en als zijn manager het verzoek heeft goedgekeurd, wordt hij ingeschreven voor de cursus.