Stödja arbetsplatsbaserad utbildning (OJT) med Totara

Arbetsplatsbaserad utbildning (även känd som färdighetsbaserad utbildning) är praktisk träning för anställda på arbetsplatsen, vanligtvis med coachning eller mentorskap från en erfaren kollega eller chef. Denna typ av utbildning är vanlig inom industrier som byggnadssektorn, tillverkningsindustrin och hälso- och sjukvården.

Du kan använda Totara för att standardisera, automatisera och rapportera om din OJT, vilket gör det enklare att följa branschens regler och skapa ett stabilt pappersspår för färdighetsbaserad utbildning. Att använda Totara för OJT gör det möjligt för dig att:

• Identifiera och åtgärda kompetens- och kunskapsluckor
• Enkelt skapa dynamiska rapporter
• Förbättra efterlevnad inom din organisation
• Vara säker på att din organisation följer regulatoriska standarder

Du kan uppnå detta genom en kombination av Totara-funktioner, såsom kompetenser, prestationsvägar, rapportering, instrumentpaneler, och mer.

Se vårt OJT-webbinarium för mer information:

Definiera prestationsnivåer

Det första steget är att fastställa skalor som du kommer att använda för att mäta färdighet. Du behöver komma överens om två eller flera färdighetsnivåer och vilka av dessa nivåer som anses vara skickliga i den relevanta färdigheten. Till exempel kan du ha en skala med fyra värden:

• Behöver förbättras
• Under förväntningar
• Motsvarar förväntningar
• Överstiger förväntningar

I det här exemplet skulle du anse en användare på Motsvarar förväntningar och Överstiger förväntningar nivåerna vara skickliga. När du fastställer dessa skalor kan du vilja ge en definition för varje prestationsnivå för att säkerställa att användarna har en tydlig förståelse av vad som krävs för varje nivå.

Du kan göra en enda kompetensskala som används i hela organisationen för enkelhetens skull, eller så kan du skapa olika skalor för olika användningsområden. Till exempel kan kompetensskalan se annorlunda ut för nyanställda jämfört med seniora medarbetare.

När du har bestämt dina prestationsnivåer kan du ställa in kompetensskalor i Totara.

Kartlägg dina kompetenser

Nästa steg är att kartlägga dina kompetenser till specifika arbetsroller eller karriärvägar. OJT för varje roll inom din organisation kommer att syfta till att förmedla specifika färdigheter, som kommer att behöva motsvarande kompetenser. Först måste du analysera dina arbetsroller och deras tillhörande utbildning, sedan skapa en matris av kompetenser baserat på dessa roller.

Du kan sedan dela upp dessa kompetenser i logiska grupper och ställa in dem som kompetensramverk.

Konfigurera kompetenser

Beroende på hur många kompetenser du behöver ställa in, kan du göra detta manuellt eller i bulk. Om du föredrar att ha detaljerad kontroll (och inte behöver för många kompetenser), kan du skapa varje kompetens individuellt.

Om du behöver ett stort antal kompetenser, kan du istället lägga till alla kompetenser för varje kompetensramverk i bulk.

Alternativt kan du använda HR-import för att importera dina kompetenser, som måste ställas in i en CSV-fil eller extern databas.

Ställ in prestationsvägar

För varje kompetens du ställde in i föregående steg kan du nu konfigurera en prestationsväg för att bestämma hur användarna ska uppnå kompetensen. Detta kan vara en manuell bedömning, eller så kan det använda lärande planer, kursavslut, prestationaktiviteter eller en kombination av dessa funktioner.

För OJT kan ett tillvägagångssätt vara att ställa in prestationsaktiviteter strukturerade kring medarbetarnas arbetsplatsutbildning, vilket ger användarna och deras chefer en chans att bedöma deras framsteg i praktiska färdigheter och uppdatera sina kompetenser.

Tilldela dina kompetenser

Slutligen behöver du tilldela dina kompetenser till användarna på din webbplats. Du kan tilldela kompetenser till individer, till grupper av användare via målgrupper, eller baserat på avdelningar eller befattningar.

Du kan spara mycket tid genom att tilldela kompetenser baserat på dynamiska målgrupper, så att kompetenser automatiskt tilldelas användare när de läggs till i målgruppen.

Övervakning av framsteg

När du har börjat använda kompetenser för att spåra OJT finns det några sätt att hålla koll på användarnas framsteg mot deras OJT-relaterade kompetenser och övervaka efterlevnad. Du kan använda kompetensprofilen och prestationsöversikten för att granska en användares kompetenser, identifiera områden och färdigheter där användaren ännu inte är kunnig och säkerställa att de får den utbildning de behöver. Dessutom finns det flera rapporteringskällor du kan använda för att skapa anpassade rapporter om kompetenser. Slutligen kan du överväga att skapa en instrumentpanel för rapportering för chefer att se sitt teams framsteg mot deras utbildning och kompetenser med en blick.