¿Qué es una audiencia?

La gestión de audiencia permite que los grupos de usuarios de todo el sitio se completen de forma manual o dinámica utilizando combinaciones ilimitadas de reglas creadas sobre datos de RR. HH. suministrados, registros de finalización de usuarios y otras métricas de usuarios recopiladas.

La funcionalidad de audiencia de Totara permite a los administradores asignar miembros de forma rápida o automática a:

• Inscripción en cualquier número de cursos, programas y/o certificaciones (Totara Learn)
• Visibilidad de cualquier número de cursos, programas y/o certificaciones (Totara Learn)
• Acceso a cualquier número de plantillas de planes de aprendizaje o planes de aprendizaje completados previamente (Totara Learn)
• Metas de la empresa (Totara Perform)
• Derechos de acceso a nivel del sistema

Las audiencias son especialmente poderosas cuando se utilizan junto con la importaciónde RR. HH. Con ambas funciones habilitadas y configuradas, una gama de acciones de inscripción y administración de usuarios se pueden procesar automáticamente en función de tu canal de RR. HH. regular y la amplia gama de reglas comerciales que definas.

Hay dos tipos de audiencias:

• Set: Una audiencia de set le permite seleccionar y añadir manualmente cualquier usuario al grupo
• Dinámica Se crea y mantiene automáticamente una audiencia dinámica basada en un conjunto de reglas que usted crea

• Audiencias fijas

Debido al proceso simple pero manual requerido para añadir y eliminar miembros de la audiencia, las audiencias establecidas se utilizan generalmente cuando el número de personas dentro del grupo es limitado, con actualizaciones poco frecuentes para los miembros de la audiencia. Algunos ejemplos pueden incluir una audiencia establecida para los miembros de un equipo de proyecto específico.

Gestión de miembros de audiencias establecidas

Para asignar miembros al grupo de audiencia, buscar o explorar la lista de posibles usuarios en la columna de la derecha, selecciona los usuarios que necesitas y selecciona Añadir. Los usuarios ahora aparecen en la columna Current users (Usuarios actuales).

Para eliminar miembros del grupo de audiencias, buscar o explorar la lista de usuarios actuales en la columna de la izquierda, selecciona los usuarios que necesites y selecciona Eliminar. Los usuarios ahora aparecen en la columna Usuarios potenciales.

Selecciona Volver a audiencias para volver a la página de gestión de audiencias.

Eliminar usuarios de una audiencia puede dar como resultado la cancelación de la inscripción de usuarios de varios cursos. Esto incluirá la eliminación de la configuración del usuario, las calificaciones, la membresía del grupo y otra información del usuario de los cursos afectados.

• Audiencias dinámicas

Las audiencias dinámicas generalmente se utilizan donde habrá una gran cantidad de miembros de la audiencia o actualizaciones frecuentes de las membresías. Las audiencias dinámicas también pueden ser útiles cuando hay una gran cantidad de usuarios dentro del sitio, donde buscar y añadir usuarios manualmente a una audiencia establecida consume particularmente tiempo. Algunos ejemplos pueden incluir una audiencia dinámica para todos los gerentes de personal dentro de tu sitio de Totara, todos los usuarios con un departamento en particular de tu organización o personas que son practicantes de primeros auxilios certificados.

Creación de planes de aprendizaje para audiencias (Totara Learn)

Si estás usando Totara Learn, la funcionalidad del plan de aprendizaje dentro de las audiencias proporciona a los miembros de la audiencia acceso a plantillas de planes de aprendizaje y la capacidad de los administradores de crear automáticamente planes de aprendizaje para cada miembro de la audiencia.

Una vez que se ha seleccionado una plantilla de plan de aprendizaje, un administrador puede especificar si la plantilla debe utilizarse para crear un borrador o un plan de aprendizaje preaprobado. También es posible evitar que se creen nuevos planes si el usuario ya tiene un plan de aprendizaje basado en la plantilla seleccionada. 

Al vincular las competencias a las posiciones y organizaciones y crear una plantilla de plan de aprendizaje que esté configurada para asignar automáticamente competencias (y sus cursos vinculados), un administrador puede aprovechar la funcionalidad de audiencias para automatizar la creación y la población de planes de aprendizaje para todos los usuarios.

Eliminar usuarios y asignaciones de roles

Al eliminar usuarios de las audiencias, cualquier rol asignado a través de la audiencia será eliminado. Esto no eliminará los roles asignados a nivel del sistema (a través de Asignar roles del sistema). Del mismo modo, eliminar un rol a nivel del sistema (a través de Asignar roles del sistema) no eliminará ese rol donde está asignado en audiencias. Si un usuario es asignado a un rol a nivel del sistema a través de una audiencia, aparecerá atenuado en la columna Usuarios existentes y no se puede eliminar del rol sin eliminarlo de la audiencia.

Al eliminar roles de audiencias (no necesariamente eliminar miembros de la audiencia), los roles se eliminan. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, los roles asignados a nivel del sistema no se eliminarán.

Configuración global de la audiencia

La configuración global de la audiencia te permite establecer las opciones de alerta y membresía dinámica de la audiencia en todo el sitio que se utilizan para las audiencias.

Opciones de alerta

La Configuración de alerta de las audiencias le permite a un usuario con los permisos adecuados especificar las opciones de alerta disponibles para los usuarios de la página de Editar Audiencia. Esta configuración afecta a todos las páginas de edición de Audiencia. Cuando se seleccionan varias opciones el usuario puede elegir sus opciones preferidas en el menú desplegable de alerta.

Elige entre:

• * No enviar alertas:
• * Enviar alertas solo a los miembros afectados:
• * Enviar alertas a todos los miembros:

Aplicar cambios dinámicos en la composición de la audiencia en segundo plano

La membresía de una audiencia dinámica debe actualizarse después de que se aprueben los cambios de la regla de la audiencia, lo que puede llevar algún tiempo completarla. Si se marca, las actualizaciones se programarán para que se produzcan como una tarea en segundo plano. Si no se marca, las actualizaciones se producirán inmediatamente, lo que hará que el usuario que aprueba los cambios tenga que esperar a que se complete la actualización.

Estudio de caso: Totara Community

Mira este video para ver cómo Totara Community utiliza audiencias para ofrecer una solución empresarial extendida, con diferentes experiencias para diferentes grupos de usuarios. 

Próximos pasos

• Crear una audiencia establecida
• Crear audiencia dinámica