Aanvragen bekijken

Bekijken op het dashboard

Na het insturen van een goedkeuringsworkflow-aanvraag, kun je de status ervan bekijken vanuit het aanvragendashboard.

Je kunt je aanvragen sorteren, filteren en doorzoeken om precies te vinden wat je zoekt. Het dashboard toont de volgende informatie:

• Aanvraag ID: Dit is de unieke ID die aan je aanvraag is gekoppeld
• Titel van de aanvraag: De titel die je aan de aanvraag gegeven hebt
• Aanvraagtype: Het type aanvraag dat je hebt ingediend
• Ingediend op: De datum waarop de aanvraag is ingediend
• Algemene voortgang: De voortgang van de aanvraag kan een van de volgende zijn:
  • Concept: Je hebt de aanvraag nog niet ingediend
  • Wachtend: Je hebt de aanvraag ingediend, maar deze is nog niet beoordeeld
  • Voltooid: Je aanvraag is goedgekeurd
  • Ingetrokken: je hebt de aanvraag ingetrokken
  • Afgewezen: je aanvraag is beoordeeld en afgewezen

Elk van je bestaande aanvragen kan bewerkt, gekloond of verwijderd worden door op het icoontje van drie puntjes () rechts van de Aanvraag ID in de aanvragentabel te klikken. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de algemene voortgangsstatus.

Om een aanvraag in te trekken, moet je eerst de aanvraag openen en vervolgens het menu gebruiken. Zie de sectie Een aanvraag intrekken voor meer informatie. 

Een individuele aanvraag beoordelen (als aanvrager)

Als je op de Application ID van een bepaalde applicatie klikt, dan kun je die applicatie bekijken, klonen, intrekken of afdrukken. In sommige gevallen kun je het formulier ook verwijderen of bewerken, afhankelijk van de status. 

Zodra de aanvraag is geopend, kun je omlaag scrollen om de volledige inhoud te bekijken. Door op het icoon van drie puntjes () in de rechterbovenhoek te klikken, kun je klonen, intrekken of een afdrukvoorbeeld van je aanvraag bekijken. Als je formulier in concept is, zie je ook de optie om te bewerken of te verwijderen, en als je aanvraag is ingetrokken of afgewezen, zie je de optie om te bewerken. 

In het rechterpaneel kun je drie tabbladen zien:

• Acties: toont de status van de aanvraag, stelt je in staat om alle vereiste acties te voltooien die op je input wachten en toont wie de goedkeurders van het niveau zijn
• Opmerkingen: Hiermee kunnen aanvragers en goedkeurders commentaar geven op de aanvraag
• Activiteit: toont een log van alle acties die een gebruiker in de aanvraag heeft ondernomen, inclusief de datum en het tijdstip van de actie

Reageren op een aanvraag

Als aanvrager of goedkeurder kun je commentaar geven op een aanvraag. Andere gebruikers die bij de aanvraag betrokken zijn, kunnen dan reageren op opmerkingen. Volg deze stappen om een opmerking toe te voegen, te bewerken, te verwijderen, te bekijken of te beantwoorden:

1. Open het dashboard van de applicatie.
2. Klik op de aanvraag waarvoor je wilt communiceren met opmerkingen. 
3. Selecteer het tabblad Opmerkingen in het rechterpaneel.

Van hieruit kun je:

• Voeg een nieuwe opmerking toe door onderaan in het vak Geef een opmerking te typen en dan op de knop Plaatsen te klikken
• Beantwoord een opmerking door op het pijlpictogram eronder te klikken en typ vervolgens je antwoord in het vak Geef een antwoord en klik op de knop Plaatsen
• Bewerk of verwijder een bestaande opmerking die je gemaakt hebt door op het icoontje met drie puntjes () rechts van de opmerking te klikken

Formulier invullen

Het is mogelijk dat je extra formulieren moet invullen terwijl je aanvraag van fase naar fase verloopt tijdens het goedkeuringsproces.

1. Ga naar het dashboard van de applicatie.
2. Klik op de aanvraag die je moet verifiëren om deze te openen.
3. Klik op Voltooi verificatie op het tabblad Actie in het rechterpaneel.
4. Voeg het vereiste bewijs toe. 
5. Klik op Indienen om het proces te voltooien. 

Aanvraag intrekken

Zodra je een aanvraag hebt ingediend, wil je deze misschien intrekken. Je kunt een aanvraag intrekken met een van de volgende statussen:

• In afwachting van goedkeuring
• In afwachting van goedkeuring verificatie
• Afgewezen

Volg deze stappen om een aanvraag in te trekken:

1. Ga naar het dashboard van de applicatie.
2. Selecteer de aanvraag die je nodig hebt om je terug te trekken.
3. Klik op het icoontje van drie puntjes () in de rechterbovenhoek zodra de applicatie opent.
4. Selecteer Intrekken in het menu. 
5. Klik op Intrekken.

Je zult dan een bevestigingsbericht zien bovenaan het scherm waarin staat dat de intrekking succesvol was. Daarnaast kun je de statusupdate van de aanvraag zien naar Ingetrokken. 

Een ingetrokken of afgewezen aanvraag opnieuw indienen

Als je een aanvraag eerder hebt ingetrokken of als de aanvraag is afgewezen, kun je die aanvraag opnieuw indienen nadat je de nodige wijzigingen hebt aangebracht. 

Doe het volgende om een aanvraag opnieuw in te dienen:

1. Ga naar het dashboard van de applicatie.
2. Selecteer de aanvraag die je opnieuw wil indienen.
3. Met de applicatie open, klik je op het icoon van drie puntjes () in de rechterbovenhoek.
4. Selecteer Bewerken in het menu. 
5. Breng de vereiste wijzigingen aan in je aanvraag. 
6. Klik op de knop Indienen in de rechterbovenhoek.

Als je niet in staat bent om alle wijzigingen tegelijk te voltooien, kun je in plaats daarvan op de knop Bewaar als concept klikken om de wijzigingen op te slaan. Ga dan terug om door te gaan met bewerken en de aanvraag op een later tijdstip in te dienen.