Komma igång med användarhantering

För att få ut det mesta av din Totara-webbplats behöver du andra än dig själv, för att använda den. Totara låter dig hantera dina användare på ett antal olika sätt, såsom:

• Organisera dem i målgrupper och grupper
• Beteckna roller som ger användare specifika och anpassningsbara uppsättningar av behörigheter

Denna snabbstartsguide hjälper dig att konfigurera dina användare för att säkerställa att de har tillgång till den funktionalitet och det innehåll som de behöver.

Lägga till dina användare

När du har konfigurerat din webbplats kan du börja lägga till användare. Du kan antingen lägga till användare manuellt eller i bulk, beroende på dina krav. Om du bara behöver lägga till ett litet antal användare kan du ange deras uppgifter och konfigurera deras konton manuellt . Om du har ett stort antal användare att lägga till är det opraktiskt att skapa konton manuellt. Du kan ladda upp användardata från en fil för att skapa nya användare eller uppdatera befintliga användare.

Om du också vill ladda upp organisationer, befattningar, arbetsuppgifter och kompetenser för dina användare, kan du använda HR-import för att importera din användarinformation från en databas eller CSV-fil. Innan du kör HR-import är det viktigt att kontrollera standardinställningarna för HR-import och konfigurera element och källor för att säkerställa att din import fungerar smidigt.

Alternativt kanske du vill att användare ska kunna skapa sina egna konton. Om du vill att användare ska självregistrera sig eller använda enkel inloggning kan du använda en rad olika metoder för användarautentisering.

Du kan också lägga till anpassade användarprofilfält till dina användares profiler, så att du kan samla in all ytterligare information som du behöver.

Regler för användning

Du kan behöva ändra standardinformationen för användarpolicyer. Webbplatsadministratörer kan konfigurera webbplatsens användarpolicyinställningar för att avgöra vilka roller som automatiskt tilldelas olika användare och vilken information som olika användare kan se.

Tilldela roller

Roller är en kombination av funktioner och behörigheter som gör det möjligt för användare att utföra olika åtgärder i olika delar av webbplatsen. Du kan till exempel tilldela rollen som webbplatsadministratör till en handfull betrodda användare, så att de kan konfigurera webbplatsens inställningar, ställa in målgrupper, ändra hur webbplatsen visas och mer. Alternativt kanske du vill tilldela andra roller till dina användare så att de bara kan ändra inställningarna inom delar av webbplatsen som de är ansvariga för, såsom kurser eller prestationsaktiviteter. 

Du kan också lägga till nya roller och redigera befintliga roller, ändra behörigheterna så att de passar dina exakta krav.

Tänk noga på vilka behörigheter du vill ge dina användare. Du vill till exempel inte att för många personer ska ändra inställningar för hela webbplatsen eller ha tillgång till känsliga data, så du bör tilldela roller som Platsadministratör eller Platschef sparsamt.

Grupper och målgrupper

När du har lagt till dina användare i systemet kan du klassificera dem i grupper (endast Totara Learn) och målgrupper. G-roups används på kurs- eller aktivitetsnivå (i Totara Learn ), medan målgrupper kan ställas in globalt. 

Om du till exempel använder Totara Learn kanske du vill skapa en grupp för varje ny grupp av deltagare så att deltagarna endast kan komma åt innehåll som tilldelats deras grupp. Du kan antingen manuellt klassificera dina deltagare i grupper eller automatiskt skapa grupper. Så om du ville dela upp användare i mindre grupper för en forumaktivitet för att uppmuntra deltagande, kan du automatiskt generera grupper på tjugo användare baserat på deras efternamn, som tagits från deras profiler.

Alternativt kan du använda målgrupper för att gruppera dina användare baserat på delade krav, geografisk plats eller andra kriterier. För mindre målgrupper som du inte förväntar dig att ändra ofta kan du manuellt skapa målgrupper. För stora eller ständigt föränderliga grupper kan du ställa in dynamiska målgrupper där användare automatiskt läggs till eller tas bort beroende på målgruppens definition. Dessutom kan du ladda upp befintliga målgrupper från en CSV-fil, så att du snabbt kan ställa in dina användarpubliker så att du kan börja tilldela innehåll direkt.

Jobbuppdrag och team

Vid sidan av sina roller i Totara (t.ex. Redigera utbildare, Workspace Creator och Performance Activity Creator) kan personerna inom din organisation ha många olika jobbtitlar och ansvarsområden. Dessa kan återspeglas i systemet med hjälp av jobbtilldelningar . Inom Totara kan du skapa jobbroller och tilldela chefer till dessa arbetsuppgifter. Till exempel kan en användare hantera ett team av designers men också vara en första-hjälpare som rapporterar till organisationens Health and Safety Officer. I detta fall kan de ställas in med arbetsuppgifter för att säkerställa att de kan få tillgång till lämplig utbildning för båda sina roller. Du kan hantera arbetsuppgifter med hjälp av HR-import eller manuellt i en användarprofil.

Med jobbtilldelningar inställda kan chefer se sitt team, så att de kan se utbildningsplaner, utvärderingar och mer.

Nästa steg

• Hantering av användardata
• Vad är roller?
• Skapa en användare
• Vad är arbetsuppgifter?