Onboarding in Totara

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess der Vorbereitung neuer Mitarbeiter auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören in der Regel:

Neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen
Vermittlung der Mission, Werte, Richtlinien und Kultur des Unternehmens
Einführung neuer Mitarbeiter in wichtige Personen und Kollegen
Abschließen einer obligatorischen Schulung
Leistungserwartungen und -metriken festlegen

Eine gute Onboarding-Erfahrung sollte die Mitarbeiter darauf vorbereiten, ihre Aufgaben effektiv und produktiv zu erledigen und die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Das Onboarding sieht für jedes Unternehmen je nach seinen genauen Anforderungen unterschiedlich aus – Sie müssen einige Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten einbinden können, um ihnen die Tools zur Verfügung zu stellen, die sie für den Erfolg benötigen.

Sehen Sie sich dieses Video von der Totara Academy an, um eine kurze Zusammenfassung darüber zu erhalten, wie Totara das Onboarding unterstützt, und lesen Sie dann weiter, um mehr über nützliche Funktionen zu erfahren, die Sie verwenden können, um ein effektives Onboarding-Erlebnis zu schaffen.

Absolvieren Sie den Kurs Totara für das Onboarding in der Totara Academy, um sich eingehender mit diesem Thema zu befassen.

Nutzerkonten einrichten

Wenn neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintreten, müssen Sie sie mit einem Benutzerkonto auf Ihrer Totara-Website einrichten, damit sie auf Lernen, Leistungsaktivitäten, Ziele, Arbeitsbereiche, Fähigkeiten und mehr zugreifen können.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit sehr wenigen neuen Mitarbeitern sind, können Sie es vorziehen, Nutzerkonten manuell zu erstellen. Wenn Sie jedoch eine große Anzahl neuer Mitarbeiter haben, ist es besser, den Prozess zu automatisieren, um die erforderliche manuelle Arbeit zu reduzieren. HR-Import ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Nutzerdaten einfach aus einer CSV-Datei oder einer anderen Datenquelle zu importieren.

Nutzerzugriff

Als Nächstes müssen Sie überlegen, welche Inhalte verschiedene Nutzer auf Ihrer Website sehen können. Die Berechtigungen und Fähigkeiten, die jedem Nutzer gewährt werden, basieren auf seiner Rolle im System und auf verschiedenen Kontextebenen. Die Mehrheit deiner Nutzer benötigt nur die Rolle des Lernenden, aber du kannst bei Bedarf andere Rollen zuweisen.

Anstatt einzelne Nutzer zu verwalten, ist es nützlich, Zielgruppen einzurichten, um deine Mitarbeiter zu gruppieren. Eine Zielgruppe kann entweder eine Gruppe manuell ausgewählter Nutzer oder Nutzer verwenden, die automatisch basierend auf einer Reihe von Regeln hinzugefügt werden. Sie können dann jeder Zielgruppe nach Bedarf verschiedene Inhalte zuweisen.

Sie können auch spezifische Dashboards für jede Nutzergruppe erstellen und sie mithilfe von Blöcken für relevante Schulungen, Richtlinien oder Kontakte signposten. Wenn Sie Zielgruppen erstellt haben, können Sie diese verwenden, um Dashboards zuzuweisen.

Zuweisen von Lerninhalten, Fähigkeiten und mehr

Wir gehen hier davon aus, dass Sie bereits Lerninhalte auf Ihrer Website haben. Lesen Sie daher den Kursersteller-Leitfaden für weitere Informationen zur Einrichtung von Kursen auf Ihrer Website.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Zuweisung von Inhalten an Lernende zu erreichen, je nachdem, wie automatisiert und granular der Prozess sein soll.

Sie können beispielsweise Managern einfach erlauben, ihr Team für alle nützlichen Kurse anzumelden. Alternativ können Sie für einen strukturierteren Ansatz jede Zielgruppe verwenden, die Sie konfiguriert haben, um Inhalte von Ihrer Website zuzuweisen, z. B.:

Alle neuen Mitarbeiter können zu einer einzigen Zielgruppe hinzugefügt werden, die Sie verwenden würden, um allen Mitarbeitern obligatorische Schulungen zuzuweisen, wie z. B. Schulungen zu Unternehmensrichtlinien. Sie können dann Zielgruppen für bestimmte Rollen oder Abteilungen erstellen, die Sie verwenden würden, um spezifischere Schulungen zuzuweisen, wie z. B. relevante Gesundheits- und Sicherheits- oder Datensicherheitskurse. Für Schulungen, die nach einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden müssen, können Sie Zertifizierungen erstellen und zuweisen.

Sie können nicht nur spezifische Lerninhalte zuweisen, die abgeschlossen werden müssen, sondern auch Fähigkeiten zuweisen, um die verschiedenen Fähigkeiten widerzuspiegeln, die ein Nutzer in seiner Rolle demonstrieren muss, und die Standards, die er für diese Fähigkeiten erfüllen muss. Sobald sie diese Fähigkeiten ausreichend gezeigt haben, kann ein Manager sie als kompetent für die relevanten Fähigkeiten markieren.

Sie können auch eine Lernplanvorlage einrichten, die alle Schulungen und Fähigkeiten enthält (wenn Sie den Workflow des erweiterten Lernplans verwenden), die für die Rollen und Verantwortlichkeiten einer Gruppe relevant sind, und sie dann einer dynamischen Zielgruppe zuweisen oder es Managern ermöglichen, den Lernplan manuell zuzuweisen, wenn Sie mehr Granularität wünschen.

Check-in mit Ihren neuen Mitarbeitern

Beim Onboarding geht es nicht nur darum, neue Mitarbeiter für ihren ersten Tag einzurichten – sondern vielmehr um einen fortlaufenden Prozess, der sicherstellen sollte, dass die Mitarbeiter sich in der Lage befinden, ihre neuen Aufgaben effizient zu erledigen.

Eine der besten Möglichkeiten, um herauszufinden, wie es neuen Mitarbeitern geht, ist einfach zu fragen – Sie möchten, dass neue Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich während ihres Onboardings und der ersten Monate im Unternehmen mit ihren Vorgesetzten zu besprechen. Sie können dies tun, indem Sie regelmäßige Bewertungen und Check-ins mithilfe von Leistungsaktivitäten einrichten. Indem Sie Manager dazu ermutigen, regelmäßige, strukturierte Gespräche mit ihren neuen Teammitgliedern zu führen, können Sie sicherstellen, dass alle Probleme besprochen und angegangen werden.

Darüber hinaus können Sie für jede Gruppe neuer Mitarbeiter einen Arbeitsbereich einrichten. Dies kann ein Raum für Nutzer sein, um Fragen zu stellen, Wissen und Ressourcen auszutauschen und kuratiertes informelles Lernen zu überprüfen, um sie auf ihrer Onboarding-Reise zu unterstützen. Sie können auch andere nützliche Arbeitsbereiche einrichten – zum Beispiel können Sie für jedes Team einen Arbeitsbereich einrichten, sodass neue Mitarbeiter ihr Team treffen und sofort mit der Zusammenarbeit beginnen können.

Fallstudie: Onboarding mit dem Met Office

Das Onboarding sieht je nach Anforderungen für jedes Unternehmen anders aus. Sehen Sie sich dieses Video von der Totara Academy an, um zu sehen, wie das Met Office seine neuen Mitarbeiter mit Totara einbindet.

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