Introduktion i Totara

Vad är introduktion?

Introduktion är processen att förbereda nya anställda för att arbeta i din organisation. Detta inkluderar vanligtvis:

Att få nya medarbetare att känna sig välkomna
Att förmedla organisationens mål, värderingar, policyer och kultur
Att introducera nya medarbetare till viktiga personer och kollegor
Att slutföra obligatorisk utbildning
Att fastställa förväntningar och mått för prestation

Att erbjuda en bra introduktionsupplevelse bör förbereda anställda att utföra sina arbetsuppgifter effektivt och produktivt, samt öka arbetstillfredsställelsen och medarbetarnas kvarhållande. Introduktion kommer att se olika ut för varje organisation beroende på deras specifika krav - du behöver tillbringa tid med att fundera på hur du bäst introducerar dina anställda för att ge dem de verktyg de behöver för att lyckas.

Titta på denna video från Totara Academy för en kort sammanfattning av hur Totara stödjer introduktion, och läs sedan vidare för att upptäcka användbara funktioner du kan använda för att skapa en effektiv introduktionsupplevelse.

Genomför kursen Att använda Totara för introduktion på Totara Academy för att fördjupa dig i detta ämne.

Ställa in användarkonton

När nya medarbetare ansluter till din organisation behöver du skapa ett användarkonto åt dem på din Totara-sida, så att de får tillgång till lärande, prestationsaktiviteter, mål, arbetsytor, kompetenser och mer.

Om du har en liten organisation med väldigt få nya anställda, kanske du föredrar att skapa användarkonton manuellt. Men om du har ett stort antal nya anställda är det bättre att automatisera processen för att minska det manuella arbete som krävs. HR-import gör att du enkelt kan importera all din användardata från en CSV-fil eller annan datakälla.

Användartillgång

Därefter behöver du överväga vilket innehåll olika användare kommer att kunna se på din sida. De behörigheter och funktioner som ges till varje användare baseras på deras roll i systemet och på olika kontextnivåer - majoriteten av dina användare kommer bara att behöva Learner-rollen, men du kan tilldela andra roller vid behov.

Istället för att hantera enskilda användare är det användbart att skapa målgrupper för att gruppera dina medarbetare. En målgrupp kan antingen använda en grupp av manuellt valda användare, eller användare som automatiskt läggs till baserat på en uppsättning regler. Du kan sedan tilldela olika innehåll till varje målgrupp efter behov.

Du kan också skapa specifika dashboards för varje användargrupp, som guidar dem till relevant utbildning, policyer eller kontakter med hjälp av block. Om du har skapat några målgrupper, kan du använda dessa för att tilldela dashboards.

Tilldela lärande, kompetenser och mer

Här har vi antagit att du redan har lärandeinnehåll på din webbplats, så kolla Kurskaparguiden för mer information om att ställa in kurser på din webbplats.

Det finns några sätt att närma sig tilldelning av innehåll till inlärare, beroende på hur automatiserad och hur detaljerad du vill att processen ska vara.

Till exempel kan du helt enkelt låta chefer anmäla sina team till alla användbara kurser. Alternativt, för en mer strukturerad metod kan du använda någon målgrupp du har konfigurerat för att tilldela innehåll från din webbplats, såsom:

Alla nyanställda kan läggas till i en enda målgrupp, som du skulle använda för att tilldela obligatorisk utbildning för alla anställda, såsom utbildning om företagspolicyer. Du kan sedan skapa målgrupper för specifika roller eller avdelningar, som du skulle använda för att tilldela mer specifik utbildning, såsom relevanta hälso- och säkerhets- eller datasäkerhetskurser. För utbildning som behöver slutföras efter en viss tid kan du skapa och tilldela certifieringar.

Förutom att tilldela specifik inlärning som måste slutföras kan du också tilldela kompetenser för att återspegla de olika färdigheter en användare behöver visa i sin roll, och de standarder de behöver uppnå för dessa färdigheter. När de tillräckligt har visat dessa färdigheter kan en chef markera dem som skickliga för de relevanta kompetenserna.

Du kan också ställa in en utbildningsplansmall som innehåller all utbildning och kompetenser (om du använder den avancerade utbildningsplanens arbetsflöde) som är relevant för en grupps roller och ansvar, sedan tilldela den till en dynamisk målgrupp, eller låta chefer tilldela utbildningsplanen manuellt om du vill ha mer detaljer.

Checka in med dina nya medarbetare

Onboarding handlar inte bara om att förbereda nya anställda för deras första dag - det är istället en pågående process som bör säkerställa att anställda är väl anpassade och kan utföra sina nya arbetsuppgifter effektivt.

Ett av de bästa sätten att ta reda på hur nya medarbetare har det är att helt enkelt fråga - du vill att nya anställda ska ha möjligheter att checka in med sina chefer under hela deras introduktion och under de första månaderna i organisationen. Du kan göra detta genom att sätta upp regelbundna utvärderingar och incheckningar med hjälp av prestationsaktiviteter. Genom att uppmuntra chefer att ha regelbundna, strukturerade samtal med sina nya teammedlemmar kan du hjälpa till att säkerställa att eventuella problem diskuteras och åtgärdas.

Dessutom kan du ställa in en arbetsyta för varje grupp av nya medarbetare. Detta kan vara en plats för användare att ställa frågor, dela kunskap och resurser, och granska utvald informell inlärning för att hjälpa dem på deras introduktionsresa. Du kan också skapa andra användbara arbetsytor - till exempel kan du sätta upp en arbetsyta för varje team, vilket gör det möjligt för nya anställda att träffa sitt team och börja samarbeta omedelbart.

Fallstudie: Introduktion med Met Office

Introduktion ser olika ut för varje organisation beroende på deras krav. Titta på denna video från Totara Academy för att se hur Met Office introducerar sina nya medarbetare med Totara.

Join the Totara Community for more resources to help you get the most out of Totara.